godesys ERP Auftragsmanagement Software

godesys Auftragsmanagement-Software

Der Schlüssel zur Effizienz liegt im Einsatz der richtigen Werkzeuge

Die Auftragsmanagement-Software von godesys bildet die Grundlage für optimierte Geschäftsprozesse. Die Auftragsabwicklung integriert alle notwendigen Eigenschaften für ein funktionierendes Back-Office unter einer einheitlichen, schnell erlernbaren Oberfläche.

Informationen zu Kunden, Auftragsbestand und Lieferstatus sind auf Knopfdruck verfügbar. Neben einer Optimierung der Betriebsabläufe legen Sie mit einer Auftragsmanagement-Software auch die Grundlage für neue, innovative Prozesse in Vertrieb, Marketing und Service. Erst die Verzahnung eines leistungsstarken Back-Office mit den Unternehmenskräften aus Vertrieb und Service schafft wirklichen Mehrwert.

Als integraler Bestandteil des ERP-Systems bietet die Auftragsmanagement-Software alle Funktionen, um Kundenbeziehungen profitabel zu gestalten. Die Lösung umfasst eine komfortable und leistungsfähige Verwaltung Ihrer Interessenten-, Kunden- und Lieferantendaten mit umfangreichen Auswertungs- und Aktionsmöglichkeiten.

Auftragsmanagement Software

Vorteile von godesys Auftragsmanagement-Software

  • Schnelles und einfaches Anlegen von Aufträgen
  • Detaillierte Sofortauskunft zu Artikeln, Kunden und Aufträgen
  • Leistungsfähige Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten
  • Individuelle Workflows und Auftragsarten
  • Kundenspezifische Fakturierungsmöglichkeiten nach Branchenanforderungen
  • Umfangreiche Webshop-Anbindung, sowohl B2C als auch Shop-in-Shop-Lösungen

Ob mit einem Klick Angebote zu Aufträgen wandeln oder Funktionen wie Cross- und Upsales, die Abarbeitung aller Aufträge erfolgt zuverlässig und effizient. Zusätzliche Möglichkeiten bieten kundenspezifische Preislisten, die blitzschnelle Kunden- und Artikelauskunft sowie Fakturierungsmöglichkeiten, die den unterschiedlichen Branchenanforderungen gerecht werden. 

Mit der Auftragsmanagement-Software von godesys erhalten Sie ein Werkzeug, mit dem Sie von Bestandsmanagement über Kapazitätsplanung bis hin zum Lieferantenmanagement alles in einer Lösung und per Knopfdruck parat haben. Für optimierte Auftragsabwicklung, die den Kunden in den Fokus rückt. 

Erfahren Sie mehr über die Auftragsmanagement-Software von godesys

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Was ist Auftragsmanagement-Software?

Der godesys Erklärbär erläutert Begriffe aus der ERP Welt, die jeder wahrscheinlich schon mal gehört hat, aber vielleicht nicht im vollen Umfang versteht. In dieser Folge erklärt Godelef Kühl, Vorstandsvorsitzender der godesys AG in Mainz, den Begriff "Auftragsmanagement".

FAQ zu Auftragsmanagement-Software

Definition von Auftragsmanagement-Software

Auftragsmanagement-Software dient zur Verwaltung aller betrieblichen Vorgänge im Unternehmen, die an Kunden gerichtet sind. Auftragsmanagement umfasst sowohl Serviceaufträge, wie auch normale Kunden- und Handelsaufträge, die am Ende in einer Rechnungserstellung münden. Üblicherweise ist eine Auftragsmanagement-Software ein Teilbereich eines modernen ERP- oder Warenwirtschaftssystems. 

Die Kernaufgabe von Auftragsmanagement liegt in der qualitativen und termingerechten Belieferung oder Bedienung der Kundenbeziehung. Auftragsmanagement umfasst alle Prozesse zu Angebotserstellung, zur Auftragsbearbeitung und Lieferscheinerstellung sowie zur Fakturierung.

Darüber hinaus gibt es Spezialanwendungen zum Beispiel für Dienstleister, in denen ein sogenanntes Service-Management-Desk integriert wird. Darin kann man Außendienst-Techniker disponieren oder auch Repair-Center steuern.

Moderne Auftragsmanagement-Software finden Sie in vielfältigen Strukturierungen in üblichen Softwareumgebungen wie ERP und CRM.

Welche Vorteile hat die Auftragsabwicklung mit einer effizienten Auftragsmanagement-Software?

Kundenzufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit werden maßgeblich durch Liefertermintreue und gleichzeitige Senkung der Prozesskosten bestimmt. Einer effektiven und effizienten Auftragsabwicklung kommt dabei eine zentrale Rolle zu. Eine moderne Auftragsmanagement-Software hilft Ihnen dabei, komplizierte Abläufe in schlanke und automatisierte Prozesse zu verwandeln.

 

Hohe Kundenzufriedenheit

Mit einer Auftragsmanagement-Software werden Aufträge schneller und fehlerfrei bearbeitet, Termine durch eine hohe Transparenz problemlos eingehalten und jeder Mitarbeiter ist auf dem gleichen Kenntnisstand. Ihr Kunde fühlt sich gut aufgehoben und hat großes Vertrauen in Ihr Unternehmen.

 

Flexible Reaktion

Probleme bei der Auftragsbearbeitung werden frühzeitig erkannt. Mit einer Auftragsmanagement-Software haben Ihre Mitarbeiter ausreichend Zeit zu handeln und entsprechende Lösungen in die Wege zu leiten. Mit einer integrierten Personaldisposition werden mit einem Klick die dafür verfügbaren Kollegen angezeigt.

 

Hohe Transparenz

Eine moderne und flexible Auftragsmanagement-Software erhöht die Transparenz im Unternehmen. Ihre Mitarbeiter arbeiten mit einem gemeinsamen Kenntnisstand, dabei werden einzelne Arbeitsschritte schneller abgearbeitet.

 

Kosteneinsparung

Hat der Kunde erst gar kein Problem, muss auch keine Lösung gesucht werden. Mit einer Auftragsmanagement-Software, die eine hohe Transparenz und eine funktionierende Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen, wie die Produktion, die Lagerverwaltung und den Vertrieb, ermöglicht, sparen Sie wertvolle Zeit. 

Welche Basisfunktionen deckt eine moderne Auftragsmanagement-Software ab?

Angebot/Auftrag

Eine Auftragsmanagement-Software unterstützt Sie bei der Verwaltung und Erstellung von Angeboten und Aufträgen. Neben der Erzeugung aller relevanten Belege wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen bietet modernes Auftragsmanagement noch zahlreiche Möglichkeiten in der Positionserfassung mit Gliederungs- und Setbildung sowie diverse Informationsmöglichkeiten.

 

Einkauf

Mit einer modernen Auftragsmanagement-Software können Auftragsmanager sämtliche Aufgaben im Einkauf schnell und einfach bewältigen. Lieferantenanfragen und Wareneingangsprüfungen werden grafisch konfiguriert und berechtigt. Verwenden Sie die Eingangsprüfung als Unterworkflow, können zusätzlich die entsprechenden Zustände als Event überwacht und gesteuert werden. Bei der Verwendung von sogenannten Einkaufsrahmen in der Auftragsmanagement-Software können Sie die Einkaufspreisfindung übersteuern. Damit wird immer der Preis des Referenzartikels aus dem Rahmen verwendet.

Gerade im Beschaffungsprozess bietet die Nutzung einer modernen Auftragsmanagement-Software erhebliche Rationalisierungseffekte. Während in der Zusammenarbeit mit langfristigen und etablierten Lieferbeziehungen ein Datenaustausch über EDI bevorzugt wird, lässt sich die Aufnahme neuer Lieferanten oder die Aktualisierung der für den Einkauf notwendigen Beschaffungsdaten einfach rationalisieren: Mögliche Lieferanten werden über die Anfragefunktion im Einkauf per E-Mail über den Bedarf oder die Preis- und Lieferantenanfrage informiert. Bestandteil der E-Mail ist die Login-Funktion in das Lieferantenportal, Ihr möglicher Lieferant pflegt Preise und Verfügbarkeit selbstständig online. Ihr Einkauf wählt auf Basis dieser Daten dann den geeigneten Lieferanten und tätigt die Bestellung. 

 

Kunden- und Artikelauskunft

Eine detaillierte Sofortauskunft zu Artikeln, Kunden und Aufträgen in der Auftragsmanagement-Software bringt Ihnen alle wesentlichen Informationen auf einen Blick. Insbesondere eine chronologische Auflistung historischer Vorgänge erhört die Transparenz einer Kunden- oder Lieferantenbeziehung.

In einer modernen Auftragsmanagement-Software können Sie aktuelle Datensätze aufrufen, Bestelldaten von Lieferanten nach Datum sortieren, sämtliche Kundeninformationen wie Auftrags-, Lieferschein- und Rechnungsdaten mit einem Klick anzeigen lassen, vollständige Artikelinformationen und –historien abrufen sowie gesammelte Auftragsinformationen nach Datum mit Mengen und Auftragspositionsdetails suchen.

 

Tourenplanung

Unterstützen Sie Ihren eignen Fuhrpark durch eine Auftragsmanagement-Software. Damit werden Sie allen Anforderungen an eine effiziente Warenverteilung optimal gerecht. Verbunden mit einem Ressourcen-Management können Sie zusätzlich alle Fahrzeug- und Fahrerdaten mit Verfügbarkeiten zentral verwalten. Die Verteilung einzelner Lieferungen auf die jeweiligen Touren erfolgt dabei automatisch aufgrund der Tourzuweisung in den Stammdaten. Notwendige Umplanungen bei Ladekapazitäten oder Entfernungen können einfach über Drag-und-Drop vorgenommen werden.

 

Webshop

Online-Aktivitäten gehören für die meisten Händler zum unverzichtbaren Bestandteil der Geschäftsstrategie. Damit bieten Sie Ihren Kunden einfache Bestellmöglichkeiten und schnelle Lieferungen. Eine moderne Auftragsmanagement-Software wird Ihnen die Integration von Webshops daher leicht machen. Neben reinen B2C-Konzepten können auch Shop-in -Shop-Anbindungen erfolgen. Dabei werden alle Technologien von Webservices bis Datenabgleich mit einer Auftragsmanagement-Software unterstützt.

 

Unterschiedliche Zahlungskonditionen

Mit einer Auftragsmanagement-Software werden alle der Rechnung nachgelagerten Konditionen wie Boni oder WKZ zentral verwaltet. Ergebnisse aus Jahresgesprächen können damit detailliert abgebildet werden.

 

Projekt-Management

Damit das Ganze mehr als die Summe der einzelnen Teile ergibt, benötigen Sie eine professionelle Projektsteuerung. Mit einer Auftragsmanagement-Software erhalten Sie eine vollständige Sicht auf Vorgänge, Zahlen, Deckungsbeiträge und Zeitkonten der Mitarbeiter. Eine Gantt-Ansicht ermöglicht Ihnen zudem eine effektive Steuerung Ihrer Projekterfolge. 

 

Intercompany

Die Verwaltung von rechtlich selbstständigen Einheiten und Tochterfirmen lassen sich mit der Intercompany-Anbindung einer Auftragsmanagement-Software flexibel mit mandantenübergreifenden Geschäftsmodellen abbilden.

Lagerorte, Verrechnungspreise und Abrechnungsmodalitäten können einfach konfiguriert und vollautomatisiert gebucht werden. Zudem können mit einer modernen Auftragsmanagement-Software Kundenaufträge in einem Mandaten automatisch zu Umbuchungen und Verrechnungsaufträgen in dem jeweiligen Quellmandaten geführt werden. Einfacher können Multichannel-Strategien nicht umgesetzt werden.

Welches Potenzial steckt in einer Workflow-gesteuerten Auftragsabwicklung?

Die Auftragsabwicklung ist ein komplexer Prozess. Umso wichtiger ist es, mit einer flexiblen Auftragsmanagement-Software zu arbeiten, die bei Bedarf einfach an Ihre Geschäftsprozesse angepasst werden kann.

Wir zeigen Ihnen beispielhaft, welche Vorteile eine Workflow-gesteuerte Auftragsmanagement-Software hat:

 

Auftragsherkunft

In der Auftragsherkunft unterscheidet man zwischen der manuellen und der automatischen Übermittlung.

Bei der manuellen Übermittlung muss ein Mitarbeiter den Kundenauftrag in die Auftragsmanagement-Software einpflegen. Erst im nächsten Schritt beginnt die Prozessautomatisierung. Je nach Auftragsbedingung wird dem Auftrag ein vorher bestimmter Workflowtyp hinterlegt.

Bei der automatischen Übermittlung werden mittels Schnittstelle über ein Vorsystem, wie einen Shop oder einen Marktplatz, sämtliche Daten automatisch an die Auftragsmanagement-Software weitergegeben. Das Schnittstellenwerkzeug bestimmt die passende Auftrags- und Workflowart.

 

Erfasster Auftrag

Nun wird der Auftrag durch einen vorher bestimmten Workflow durch die Auftragsmanagement-Software gesteuert. Jedes Unternehmen braucht dafür individuelle Abläufe, die sich jederzeit anpassen lassen müssen. Daher gibt es eine Vielzahl an möglichen Workflow-Schritten.

Einige Beispiele dafür sind:

  • Dubletten-Check: Ist der Kunde bekannt oder muss er neu angelegt werden?
  • Bonitätsprüfung: Hat der Kunden einen aktuellen Bonitätsindex oder muss eine entsprechende Anfrage bei einer Auskunft über eine Schnittstelle angesteuert werden?
  • Lieferfähigkeit: Besteht ausreichend Lagerbestand oder ist die Beschaffungszeit für den Kunden akzeptabel?
  • Zahlungsfähigkeit: Hat die automatische Auftragsprüfung eine sinnvolle Zahlart ermittelt oder muss ein Mitarbeiter manuell entscheiden?
  • Versand: Werden die Anzahl und das Gewicht der Pakete sowie die Bestimmungen für die Versandart korrekt ermittelt?
  • Übergabe an die Kommissionierung: Kann die Auftragsmanagement-Software auf Basis der im Workflow geprüften Parameter den Auftrag automatisch an die Kommissionierung weitergeben?

Im Idealfall entsteht erst hier der erste Kontakt mit einem Mitarbeiter und der Kommissionierer übernimmt nun den Auftrag zur weiteren Bearbeitung. 

Wie finden Sie den optimalen Workflow für die Auftragsmanagement-Software?

Um einen optimalen Workflow zu erstellen, müssen zunächst sämtliche Prozesse durch die Fachabteilungen definiert und dokumentiert werden, um später prozessverhindernde Zustände in der Auftragsmanagement-Software zu vermeiden und eine schnelle Reaktion auf Ausnahmen zu ermöglichen.

Mit Test-Fällen werden im Anschluss die Workflows in der Auftragsmanagement-Software validiert, um die Qualität und Ergonomie zu sichern.

Workflows haben einen massiven Einfluss auf die Geschäftsprozesse. Daher ist die ständige Pflege und anhaltende Verbesserung die Grundlage für einen garantierten Durchlauf durch das Unternehmen. Voraussetzung ist die einfache und flexible Erstellung und Anpassung in der Auftragsmanagement-Software.