Reibungsloser Umstieg in die Cloud: IT-Allrounder stellt Weichen

Seit 1954 hat sich das Familienunternehmen Starke+Reichert in mittlerweile dritter Generation als IT-Systemhaus, Softwarehersteller und Büroplaner profiliert. Mittelständler finden hier, was sie als IT- und Büroausstattung für einen Modern Workplace benötigen: innovative Software-, Cloud- und IT-Security-Lösungen, ein eigenentwickeltes Dokumentenmanagement-System ebenso wie Kopierer, Drucker und Büromöbel. Dafür sind knapp 190 Mitarbeiter an vier Standorten in Deutschland und der Schweiz tätig. Der Dienstleister ist überzeugt davon, bei den Themen Modernisierung und Wandel als Vorbild für seine Kunden selbst vorangehen zu müssen. Seit knapp 20 Jahren arbeitet das Unternehmen mit Step Ahead zusammen. Zunächst als Vertriebspartner für STEPS, ab 2005 dann selbst als Anwender der Lösung Steps Business Solution. Um zukunftsfähig aufgestellt zu sein, erfolgte jetzt der Umstieg auf die aktuelle STEPS Version sowie anschließend der Umzug in die Cloud.

Ausgangslage

Die unterschiedlichen Geschäftsbereiche bei Starke+Reichert mit insgesamt vier Gesellschaften bringen jeweils eigene Prozesse mit, die in der ERP-Lösung abgedeckt werden müssen. Im Handelsbereich wird etwa eine breite Palette an Artikeln und Lieferanten verwaltet: Sind die Produkte erhältlich? Was kosten sie? Bei welchem Lieferanten sind sie verfügbar? Zu all diesen Fragen müssen die Mitarbeiter in Nullkommanichts auskunftsfähig sein. Im Dienstleistungsbereich geht es beispielsweise um eine effiziente Terminplanung, zudem müssen Tätigkeiten erfasst und abgerechnet werden. Schließlich gilt es im dritten Segment alle Arten von Verträgen zu organisieren und die Prozesse für Produktimporte, Vertragsfakturierung, Einkaufspreise, Beschaffung und Kalkulation zu automatisieren. „Rund 10.000 Aufträge und 16.000 Rechnungen dürfen wir Jahr für Jahr bearbeiten. Ohne ein leistungsstarkes ERP-System mit tiefer Integration diverser digitaler Schnittstellen wäre die Arbeit kaum zu bewältigen“, sagt Alexander Starke, der gemeinsam mit seinem Cousin Felix Reichert die Geschäfte des Unternehmens führt.

Bewährtes gehört jedoch kontinuierlich modernisiert. Angesichts der umfangreichen unternehmensspezifischen Anpassungen wollte Starke+Reichert nicht allzu weit in der System-Version zurückfallen. Denn mit der Zeit war einiges zusammengekommen – das Unternehmen hat selbst notwendige Module und Anpassungen gebaut, um viele wertschöpfende Prozesse vollständig abdecken zu können: Dazu gehörten ein eigenes Dokumentenmanagement-System ebenso wie Komponenten zur Service-Verwaltung. „Die meisten Produkte für IT-Servicemanagement werden für interne IT-Abteilungen gebaut“, erklärt Alexander Starke. „Wir haben dabei eine wichtige Funktionalität vermisst: Sie rechnen keine Tätigkeiten ab. Genau das muss eine Lösung für uns aber abdecken.“

Zielsetzung

Von der Planung der Technikereinsätze über die Erstellung von Tätigkeitsberichten bis hin zur Rechnungsstellung – alle Geschäftsprozesse sollten in ihrer Gesamtheit in einer Software-Lösung abgebildet sein. Deshalb wollte Starke+Reichert in einem zweiten Schritt auch ein IT-Servicemanagement-System in seine Infrastruktur integrieren. Mit dem Wechsel in die neueste STEPS Version sollte die technische Voraussetzung dafür gelegt werden. Denn jeder Dienstleister, der ein solches System einführen möchte, muss sich über die Schnittstelle zum ERP-System Gedanken machen. Anwendungen und Software müssen reibungslos miteinander kommunizieren, damit eine reibungslose Geschäftsabwicklung möglich ist. Einen großen Anteil der IT-Umgebung hatte Starke+Reichert bereits in die Cloud verlagert und wollte entsprechend auch das bestehende ERP-System von Step Ahead umziehen. Mit der parallelen Aktualisierung auf die neueste Version sollte zugleich die Basis für eine moderne und flexible IT-Infrastruktur geschaffen werden. Langfristiger Plan dahinter war, die Architektur unter anderem für eine Integration des künftigen mySTEPS Servicemanagement-Moduls vorzubereiten.

Besonderheit

Bedürfnisse ändern sich laufend. Bei Starke+Reichert verließ man sich auf die hauseigenen IT-Entwickler. Sie erweiterten die Steps Business Solution kontinuierlich und bauten die Anwendungen selbst, die der Arbeitsalltag mit der Zeit notwendig machte. Als IT-Systemhaus und Softwarehersteller verfügte das Unternehmen über die nötige Fachkompetenz. Zum Beispiel wurde eine Schnittstelle zwischen dem ERP-System und einem Anbieter von Preisabfragedatenbanken entwickelt. Die Mitarbeiter konnten so Preise abfragen, ohne lange recherchieren zu müssen. Diese Vorgehensweise erwies sich über Jahre hinweg als nützlich. Doch mit dem Weggang zweier Spezialisten, die diese Kompetenz über Jahre aufgebaut und weiterentwickelt hatten, ging von diesem Know-how etwas verloren. „Und rückblickend muss man sagen: Solche selbst gebauten Module haben immer nur unseren konkreten Schmerz gelindert“, erinnert sich Alexander Starke. „Deshalb haben wir uns für eine umfassendere Lösung entschieden, bei der solche Leistungen in der Standardversion mitberücksichtigt sind. Auf Customizing werden wir aber auch künftig nicht verzichten. Wichtig ist, dass wir einen Partner haben, mit dem wir diesen Weg gemeinsam gehen können.“

ERGEBNIS

Die Migration in die Cloud und das Update auf die aktuelle STEPS Version verlief insgesamt reibungslos. Anfangs dauerte es freilich eine Weile, sich zusammenzufinden. Anschließend empfand Alexander Starke die Zusammenarbeit mit Step Ahead bei diesem durchaus komplexen Projekt dann als sehr kooperativ und zielführend. Und so wurden die vielen anstehenden Themen Schritt für Schritt gemeinsam abgearbeitet. In einem Schritt mussten sich Alexander Starke und sein Team überlegen, wie sie mit den selbstgebauten Schnittstellen umgehen. Da die Managemententscheidung gefallen war, die in der Standardversion enthaltenen Funktionen zu nutzen, war es nötig, die selbstentwickelte Schnittstelle zum Preisabfragetool zurückzubauen.

In die Cloud umzuziehen, hat einige Geschäftsabläufe erleichtert. Zum Beispiel können die Mitarbeiter nun mobil auf die Unternehmensdaten zugreifen – ob im Home-Office, beim Kunden oder auf dem Weg dorthin. Früher mussten sie zuerst eine VPN-Verbindung aufbauen und sich mit den hauseigenen Terminalservern verbinden. Auch die Performance hat sich verbessert. Der entscheidende Punkt aber ist für Starke+Reichert: Der erste Schritt des Cloud-First-Architekturziels ist umgesetzt und das Fundament für die Zukunft gelegt. Damit einher geht auch, dass das Unternehmen jetzt auf die zuvor genutzten eigenen Terminalserver verzichten kann.

AUSBLICK

Der Ansatz, ohne die historisch gewachsenen Zusatzprogrammierungen nach vorne zu blicken, gefällt Alexander Starke. Umso mehr, da sich das Unternehmen über das Dialog-Format „Innovation Lab“ an der Entwicklung von Funktionen für das neue ERP-System mySTEPS beteiligt. Die modular aufgebaute Lösung stößt bei Starke+Reichert auf großes Interesse, da es im Markt nicht viele ERP-Systeme gibt, die über ein integriertes IT-Servicemanagement verfügen. Letztendlich ist es das erklärte Ziel des Familienunternehmens, eine Umgebung und Oberflächen zu schaffen, die ein angenehmes und modernes Arbeiten ermöglichen.

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