Mit smarter Software die Energiewende fördern

„Selbst ist der Mann“, dachte sich der damalige Landwirt Hans-Christian Andresen, als er sich im Jahr 2004 kurzerhand entschloss, ins Solargeschäft einzusteigen. Wurden Aufträge für Photovoltaik-Module anfangs noch im Kuhstall und per Handschlag abgeschlossen, professionalisierte sich die junge Firma über die folgenden Jahre rasch. Mittlerweile gehören Kunden aus ganz Norddeutschland zum festen Stamm der Solar-Energie Andresen GmbH. Das Unternehmen übernimmt bei Photovoltaik-Anlagen den gesamten Prozess – von Beratung, über Vertrieb, Planung, Aufbau und Inbetriebnahme bis zu anschließendem Service und Wartung. Egal ob tägliche Fernüberwachung oder Redispatchment – die Firma ist ständiger Ansprechpartner für Kundenfragen zu Anlagen jeglicher Größe. Dank der Solarförderung durch die Politik und der immer stärkeren Nachfrage nach erneuerbarer Energie ist das Unternehmen in den letzten zwei Jahren um das Doppelte gewachsen. Mittlerweile gehören zum Kerngeschäft auch der Aufbau von Photovoltaik-Freiflächenanlagen und der Vertrieb und Service photovoltaikbetriebener Farmroboter.

Ausgangslage

Nur wer über schnelle, effiziente Daten-Verwaltungsprozesse verfügt, kann seinen Kunden umfangreichen Service auf hohem Niveau bieten. Das gilt auch für Solar-Energie Andresen. Mit zunehmender Größe des Unternehmens wurde ein modernes ERP-System immer dringlicher. Die mittlerweile über 50 Mitarbeiter kümmern sich unter anderem um Bauanträge, Buchhaltung, Betriebsführung und (teilweise) Geschäftsführung des eigenen sowie externer Unternehmen. Ohne intelligente Software verkam die Arbeit dabei schnell zu einem schwer zu überblickenden Labyrinth aus unterschiedlichsten Excel-Tabellen. Kundenanfragen wurden innerhalb des Unternehmens von Abteilung zu Abteilung weitergereicht und -verarbeitet. Dabei war nur mit hohem Aufwand sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter – vom Sekretariat über Projektmanagement bis hin zum Fernwartungsservice – auf dem gleichen Stand blieben. Um weiteres Unternehmenswachstum nicht einzuschränken, sollte das System aus Excel-Tabellen für Kundendaten, Lexware Software für Rechnungen sowie eigens geschriebenen Access-Datenbanken durch ein modernes, umfassendes und vor allem einheitliches ERP-System ersetzt werden.

Zielsetzung

„Unser Ziel war: radikale Vereinfachung. Wir wollten eine Software, die alle Informationen enthält, und bei der jeder und jede weiß, wie er bzw. sie an die Daten kommt“, erinnert sich Julia Deidert, Mitglied der Geschäftsführung bei Solar-Energie Andresen. Der Wust aus verschiedenen Programmen und Datenbanken sollte ein Ende haben. Vor allem galt es das Mandanten-Management zu überholen. Solar-Energie Andresen betreut rund 60 Unternehmen kaufmännisch – eine enorme Herausforderung hinsichtlich Komplexität, Übersichtlichkeit und Datenschutz. Damit etwa die zunehmende Datenmenge der Mandanten weiterhin DSGVO-konform gespeichert und verwaltet werden kann, machte man sich auf die Suche nach einer geeigneten Lösung. Dabei war es den Entscheidern wichtig, dass die neue Lösung flexibel auf bereits existierende Unternehmensprozesse zugeschnitten werden konnte. Den umgekehrten Fall – dass das Unternehmen sich in ein enges Lösungskorsett zwängt – galt es unbedingt zu verhindern. Hier kamen Step Ahead und dessen Partnerunternehmen fescon ins Spiel.

Besonderheit

Der Erstkontakt erfolgte zunächst zwischen Solar-Energie Andresen und der Beratungsfirma fescon. Nach der Formulierung eines Anforderungskatalogs schlugen deren Consultants mehrere potenzielle Lösungen vor. Das Augenmerk fiel dann schnell auf die ERP + CRM Lösung STEPS vom Softwarehersteller Step Ahead und auf das Dokumentenmanagementsystem von DocuWare. Das Energieunternehmen überzeugten vor allem die pragmatischen und flexiblen Anpassungsmöglichkeiten, das konnten viele andere Systeme so nicht bieten. Auf diese Weise ließen sich Zusatzlösungen wie weitere Tabellen und Datenbanken vermeiden, zudem lag STEPS im preislichen Rahmen des Unternehmens.

So fiel schließlich die Entscheidung für die Einführung dieser Lösung. „Dank der konstruktiven Zusammenarbeit mit den Experten von fescon, die auch die Kommunikation mit Step Ahead übernommen haben, ist uns der hochkomplexe Umstieg auf STEPS weitgehend reibungslos gelungen – und das innerhalb von lediglich einem halben Jahr“, zeigt sich Sven Scheele, Projektmanager bei Solar-Energie Andresen, zufrieden. fescon begleitete dabei die Einführung von der ersten Beratungssitzung bis hin zu regelmäßigen Anpassungen im laufenden Betrieb.

ERGEBNIS

Seit 2022 betreibt Solar-Energie Andresen STEPS und DocuWare im Echteinsatz als On-Premises-Mietversion. Durch die sehr einfache Integration von DocuWare in STEPS wurden mit Start direkt die Ausgangsbelege archiviert. Mehrere hundert Aufträge und Angebote können gänzlich abgebildet und abgerechnet werden. Dazu gehören unter anderem Rechnungserstellung, Lieferscheinerstellung sowie die Anbindung an die Buchhaltungssoftware DATEV. STEPS dient den Mitarbeitern dabei auch als Kommunikationsschnittelle zum Dokumentenmanagementsystem DocuWare. So können sie bequem Rechnungen und Projekte anlegen, gegenseitig zuordnen und über eine Datenbankschnittstelle von überall aus einsehen. Das bisherige Dokumentenmanagement-System bei Solar-Energie Andresen ließ das in diesem gewünschten Umfang nicht zu – weswegen nun Schritt für Schritt alle Bereiche in DocuWare übernommen werden.

Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und von fescon durchgeführten Schulungen war das Solarunternehmen in der Lage, sich relativ zügig an die Funktionalitäten der neuen ERP-Lösung zu gewöhnen und diese in die bestehenden Prozesse einzubinden. „STEPS hat uns bestehende Probleme, die wir nie so richtig beachtet hatten, gnadenlos aufgezeigt. Jetzt konnten wir recht schnell Ordnung in unsere Prozesse bringen“, sagt Sven Scheele.

AUSBLICK

Ein Großteil der gewünschten Ziele – wie etwa das überholte Mandanten-Management – wurde mittlerweile erreicht. Auf der weiteren Roadmap stehen beispielsweise noch die hundertprozentige Einbindung aller restlichen Abteilungen in STEPS. Ebenfalls in Planung sind etwa die Ablage von Rechnungen als PDF in einem Ordnersystem und die Umsetzung von mobilen Buchungen. Speziallösungen wie die Access-Datenbanken müssen zudem noch ins neue System implementiert werden. Das volle Potenzial der neuen ERP-Lösung nutzt Solar-Energie Andresen aktuell also noch gar nicht. „Wir sind aber überzeugt davon, dass wir auch die weiteren Schritte mit der tatkräftigen Unterstützung von fescon und Step Ahead meistern werden“, so Julia Deidert.

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