godesys ERP Referenz MTU

Interview mit Dr. Philipp Schumacher, Fleet Management Program Manager und ERP-Projektmanager bei Pratt & Whitney Canada Customer Service Centre Europe GmbH

„Prozessintegration und Flexibilität sind Schlüssel zum Digitalisierungserfolg“

Pratt & Whitney Canada

Die Pratt & Whitney CSC Europe GmbH (kurz CSC Europe), ein Joint-Venture zwischen Pratt & Whitney Canada (P&WC) und der MTU Maintenance Berlin-Brandenburg, setzt seit einigen Monaten auf godesys ERP. P&WC ist ein führendes Unternehmen der Luft- und Raumfahrtindustrie. MTU Maintenance Berlin-Brandenburg gehört zu MTU Maintenance, einem der weltweit größten Triebwerks-Instandhaltungsdienstleister. Um seinen Wachstumskurs fortzusetzen, war CSC Europe auf eine Geschäftssoftware angewiesen, die sämtliche Prozesse integriert – vom Bestelleingang bis zum Bezahlvorgang. Ein Hauptziel bestand darin, ein anpassungsfähiges System für Dienstleister zu finden, das ohne Hürden an allen Standorten in der EMEA-Region implementiert werden kann. Im Gespräch berichtet Dr. Philipp Schumacher über den Auswahlprozess und kleinere Hürden auf dem Weg zu  voll-integrierten Prozessen.

 

godesys: Herr Dr. Schumacher, seit Dezember 2017 nutzen Sie godesys ERP. Können Sie uns von den Herausforderungen berichten, die zur Einführung eines firmenweiten ERP-Systems geführt haben?

Dr. Schumacher: Wir hatten zuvor kein ERP im Einsatz, haben uns aber schon einige Jahre mit der Thematik beschäftigt. Jede Abteilung hatte sich ein eigenes Tool gebaut. Daher hatten wir einen unglaublichen Wildwuchs an Tools, die für jeden erst einmal fantastisch funktioniert haben, aber die nicht miteinander kommuniziert haben. Daher konnte nicht integriert zusammengearbeitet werden und es kam immer wieder zu Medienbrüchen. Unser Problem war, dass es keine einheitlichen, automatisierten Prozesse gab. Hinzu kam ein System, bei dem die Finanzen immer ganz am Ende kamen. Bei Monats- oder Jahresabschlüssen musste die ganze Prozesskette durchtelefoniert werden. Hier mal ein Anruf, dort eine E-Mail oder ein Zettelchen: Es gab viele manuelle Abläufe und Rückfragen. Unterschrift mussten eingescannt, der Scan per E-Mail weitergeschickt, ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt werden: Hier gab es durchaus Verbesserungspotenzial.

godesys: Können Sie weitere Herausforderungen nennen? 

Dr. Schumacher: Da muss sicherlich der Bereich Mehrwertsteuer erwähnt werden. Unsere Wirtschaftsprüfer sagen, dass wir in Sachen Mehrwertsteuergesetzgebung mit dem „Hochreck“ in diesem Bereich zu tun haben, denn wir arbeiten oft mit fünf Adressen, denen wir einen Auftrag zuordnen müssen. Da ist zum einen die Adresse, bei der wir ein Triebwerk abholen, die, zu der wir ein Triebwerk liefern, die Adresse des Vertragspartners, die Adresse des Endkunden. Und dann kann es noch eine Abweichung geben, wer die Rechnung bezahlt. Alle diese Adressen müssen geprüft werden. Zudem hat das alles Auswirkungen auf die Mehrwertsteuer. Wir haben Standorte in verschiedenen Ländern und auf unterschiedlichen Kontinenten: Es wird immer schwieriger, die Mehrwertsteuerfindung richtig zu machen. Hierfür benötigten wir dringend Software-Unterstützung. 

godesys: Ihr Unternehmen hatte sich einige Jahre zuvor schon einmal auf die Suche nach einer ERP-Lösung gemacht. Warum ist das Projekt damals gescheitert?

Dr. Schumacher: Dieses Mal sind wir strategischer vorgegangen und haben uns beispielsweise mit Herrn Professor Gronau und seinen Studenten vom Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik der Universität Potsdam erfahrene wissenschaftliche Beratung an die Seite geholt. Wir haben gemeinsam eruiert, welche Prozesse essentiell und welche ganz nett, aber nicht so wichtig sind. Insgesamt haben wir 200 Tools und Systeme verglichen und sind letztendlich bei godesys gelandet. 

godesys: Was hat im Auswahlprozess den Ausschlag gegeben?

Dr. Schumacher: Wir haben den Anbietern einen unserer schwierigsten Geschäftsprozesse, eine große Herausforderung, vorgelegt. Ein Vogel ist in ein Triebwerk geflogen, ein typischer Versicherungsfall, bei dem die Instandsetzung den Flugstunden gegenübergestellt wird, hinzukommen Verschleiß und beim Triebwerkswechsel wurden Teile beschädigt. Drei Parteien mit unterschiedlichen Mehrwertsteuerregelungen müssen eine Rechnung bekommen. Diese Aufgabe haben wir gestellt. Ein Anbieter ist ausgestiegen, ein anderer war zu teuer. godesys hat gezeigt, wie flexibel man dieses System einsetzen und anpassen kann. Das hat uns überzeugt. Auch wenn es ein paar Hürden zu umschiffen gab: Seit Dezember 2017 nutzen jetzt etwas mehr als 60 unserer Anwender in neun Ländern godesys ERP. 

godesys: Was gefällt Ihnen an godesys ERP?

Dr. Schumacher: Die Flexibilität, die Anpassbarkeit des Workflows, dass man selber am System herumschrauben kann … Das brauchen wir, da wir sehr nah am Kunden sind und schnell reagieren müssen. Wir haben die unterschiedlichsten Triebwerke – für Rettungs- und Polizeihubschrauber, Geschäftsflugzeuge und Regionaljets. Unsere Technologie darf aber nicht in die falschen Hände geraten – es gibt viele Fallstricke zu beachten. Daher brauchen wir eine Software, die sich problemlos den verschiedenen Geschäftsbegebenheiten anpassen lässt. Hinzukommen sehr unterschiedliche Vorgaben bezüglich Mehrwertsteuer und auch rechtliche Rahmenbedingungen, Exportkontrollrichtlinien und mehr. Wer uns anruft, ist in Not und muss sein Flugzeug oder seinen Hubschrauber wieder in die Luft kriegen. Hierbei müssen sämtliche Rahmenbedingungen abgedeckt sein, die sich ständig ändern. Da können wir nicht warten, bis ein Entwickler endlich Zeit findet, eine Anpassung vorzunehmen. Bei godesys geht es schneller. Darüber hinaus hat uns die godesys-Benutzeroberfläche sofort überzeugt. Sie ist einfach und intuitiv zu bedienen und genau auf die besonderen Anforderungen eines Dienstleisters zugeschnitten. Andere ERP-Anbieter konnten den enormen Vorteil nahtloser automatisierter Workflows in unseren Augen nicht bieten.

godesys: Welche Bedeutung hat die Mehrsprachigkeit?

Dr. Schumacher: Internationalität ist in unserem Unternehmen essentiell, daher ist unsere Firmensprache auch Englisch. Wir handeln wie ein flexibler Mittelständler, der jedoch mit dem breiten Kreuz des weltweit geschätzten Pratt & Whitney Canada Konzerns auftreten kann und zusätzlich auf die technische Exzellenz der MTU aufbaut. Das muss auch die Geschäftssoftware abbilden. Wir haben Standorte in Ludwigsfelde, Großbritannien und Polen. Zusätzlich reicht unser Marktgebiet von Spitzbergen bis Kapstadt und von den Azoren bis nach Wladiwostok. Neben der EMEA-Region haben wir auch noch Regional Sales Manager in den einzelnen Regionen.

godesys: Wieso ist ein flexibles und anpassbares ERP-System wichtig für eine erfolgreiche Digitalisierung?

Dr. Schumacher: Es ist wichtig, dass alle Prozesse in einer integrierten Art und Weise durchführbar sind. In einem ersten Schritt wollten wir die Suchkosten reduzieren, in einem zweiten dann Prozesse automatisieren. Es ist sinnvoll, Schritt für Schritt vorzugehen, die Geschäftsinteressen aber immer im Hinterkopf zu haben. Das Projekt hat dazu geführt, dass Teams wie die Operations-Abteilung und die der Finanzabteilung viel enger zusammengewachsen sind, weil das System Prozesse verzahnt hat, die vorher getrennt waren.

godesys: Wie zufrieden sind Sie und die Anwender? 

Dr. Schumacher: Jedes neue System bringt auch Startschwierigkeiten und Bedenken vonseiten einiger Mitarbeiter mit sich. In Bereichen wie der Mehrwertsteuerfindung, bei der Rechnungsbuchung und -stellung kann das System noch runder laufen, aber daran arbeiten wir aktuell. Hier haben wir einen Standard, der sich nicht ganz so einfach umsetzen lässt. Daher mussten wir viele Reports selber erstellen. Aber ansonsten sind wir sehr zufrieden, nun endlich ein ERP zu haben, das den Überblick verbessert, Prozesse zusammenführt und Fehler minimiert. 

godesys: Können Sie Beispiele nennen?

Dr. Schumacher: Durch die Automatisierung der Exportkontrollchecks konnten wir die Effizienz deutlich heben. Ich hätte nicht gedacht, dass das auf Anhieb so gut läuft. Damit sind wir sehr zufrieden. Und das ist nur ein Beispiel von vielen, wo ich sage: Das System läuft sehr stabil! Der Motor läuft gut, jetzt müssen wir nur noch ein bisschen daran schrauben. Nicht zu vergessen ist das Dokumentenmanagementsystem. Nun sind die Unterlagen, die sonst mühsam immer wieder zusammengestellt werden mussten, immer für jeden abrufbar.

godesys: Was würden Sie anderen Unternehmen mit auf den Weg geben, die noch vor einem ähnlichen Projekt stehen, die hadern und nicht wissen, wie sie starten sollen?

Dr. Schumacher: Nehmen wir einen Hausbau als Vergleich: Als erstes benötigen wir hier ein sehr gutes Fundament und eine gute Planung. Zweitens einen guten Architekten oder einen technischen Berater, der einem zur Seite steht. Das ist das Wichtigste – auch bei IT-Projekten. Zudem war es eine gute Idee unseres Geschäftsführers, die Projektleitung nicht in die Hände von reinen IT-Experten zu legen. Stattdessen an Mitarbeiter nah an der Basis. Derartige Projekte müssen die Akzeptanz der Basis haben. Ein bisschen „Street Credibility“ hilft, von den Kollegen akzeptiert zu werden: Hier wird nicht einfach irgendetwas abgeworfen, das im Laboratorium entstanden ist oder im Elfenbeinturm. Es ist eine „Grass Roots“-Bewegung, und wir haben sehr viele unserer User eingebunden. Es war ja von Anfang an völlig klar: Mit ihnen müssen wir künftig weiterarbeiten; sie sind es, die das System nutzen. Unterschiedliche Testcases sind diesbezüglich auch sehr wichtig und ratsam. 

godesys: Wie kann die Automatisierung gelingen?

Dr. Schumacher: Bereits zu Beginn gilt festzuhalten: Man kann gar nicht genug Zeit in eine vernünftige Planung stecken. Wer die Akzeptanz der User haben möchte, dreht lieber eine Testschleife mehr als zu wenige. Wer ein neues System startet, hat zunächst einmal keine Effizienzsteigerungen, sondern an der einen oder anderen Stelle Mehrarbeit, da der eine oder andere Automatismus nicht funktioniert. Nichts geht hierbei ohne die Akzeptanz der User, und deswegen müssen sie dringend eingebunden werden. Und man sollte dringend versuchen, das System – bei aller notwendigen Komplexität – so einfach wie möglich zu halten. Bill Gates soll in diesem Zusammenhang einmal gesagt haben: „Ich wähle immer eine faule Person für einen schwierigen Job, denn sie wird auf jeden Fall einen einfachen Weg finden, um die Sache zu erledigen.“ Ein weiterer Tipp von mir: gutes Catering bei den Meetings. 

godesys: Was läuft auf dem Weg zur digitalen Normalität manchmal schief?

Dr. Schumacher: Erstens werden Projekte oft zu sehr an der IT aufgehangen. Zweitens: Man muss die verschiedenen Kulturen abholen. Hilfreich sind Ansprechpartner in den verschiedenen Ländern, die als Art Botschafter fungieren und die Nachricht in ihre Teams tragen, dass dies ein gutes Projekt wird, und zweitens, um denen zu zeigen: Es ist kein rein deutsches Projekt. Wir werden alle so schulen, dass es jeder versteht. Bei einem multikulturellen Unternehmen ist dies ein sehr wichtiger Aspekt. 

godesys: Haben Sie bereits Pläne für die Zukunft?

Dr. Schumacher: BI wird interessant, nachdem das System mit Daten gefüllt wurde. Aber zunächst brauchen wir echte Daten, die wir dann analysieren. Auf dieser Basis können wir sehen, welche Dashboards wir unseren Managern zur Verfügung stellen oder sie in die Lage versetzen, sie sich selber zu bauen.

 

Vielen Dank für dieses Gespräch!