Godelef Kühl Strategie-Markt ERP, Ressourcenplanung, Projektmanagement

Perfekte Ressourcenplanung für Dienstleister - so sieht sie aus

Wann kann ein Service-Einsatz beim Kunden terminiert werden und wer meiner Mitarbeiter kann ihn optimal erledigen? Welche Abteilung hat ausreichend Kapazitäten, um ein weiteres Projekt zu übernehmen? Stehen die benötigten Skills in ausreichender Anzahl zur Verfügung? Wie kann ich auf Ausfälle am besten reagieren? 

Fragen, die jeder Abteilungsleiter oder Projektmanager in einem Dienstleistungsunternehmen kennt.

Nun ist aber Dienstleister nicht gleich Dienstleister. Die Art und Größe von Projekten, die Kurzfristigkeit der Planung oder die Dauer des Einsatzes einer Ressource haben erheblichen Einfluss auf die Art, wie Ressourcen eingeplant werden.

Eine gute Ressourcenplanung liefert nicht einfach nur die Antwort auf die Frage, ob überhaupt genügend Kapazitäten für den nächsten Auftrag vorhanden sind. In gut geführten Unternehmen ist das lediglich die erste Sicht, die bereits bei der Angebotserstellung geprüft wird. Hierbei genügt eine Grobplanung, die üblicherweise noch nicht mit einer Einlastung verbunden ist: Haben wir überhaupt genügend Leute mit dem richtigen Wissen in der angegebenen Zeit?  

Diese Frage mag trivial klingen, birgt aber bereits soviel Komplexität, das sie allzu häufig nur unvollständig ausgeführt wird. Denn Ressourcen können ja nicht nur eigenes Personal, sondern auch die Verfügbarkeit externer Kräfte berühren. Und was nutzt der beste Betonbauer, wenn er ohne Betonmischer auf der Baustelle steht? Also müssen auch Geräte und Maschinen, Räume oder Fahrzeuge geplant werden. 

Jeder Faktor, der zur Erfüllung eines Auftrages gebraucht wird und nur eine begrenzte Kapazität hat, ist also eine Ressource. Und hierbei sorgt die betriebliche Komplexität für immer neue Überraschungen: Selbst wenn Sie für den dringenden Serviceeinsatz den perfekt ausgebildeten und verfügbaren Mitarbeiter vor Augen haben, kann es immer noch sein, dass das für die Instandsetzung notwendige Ersatzteil nicht vorrätig ist. 

Neben zeitlichen Verfügbarkeiten müssen also auch logistische Abläufe geplant und geografische Einschränkungen berücksichtigt werden. Hierbei sind für die unterschiedlichen Ressourcen-Typen unterschiedliche Parameter zu berücksichtigten. Wo bei Mitarbeitern Arbeitszeiten geplant werden, also Grundkapazität, Urlaub, krankheitsbedingte Ausfälle oder andere Fehlzeiten müssen bei Maschinen und Geräten z.B.  Kapazitäten und Wartungsfenster berücksichtigt werden.

Den richtigen Mitarbeiter für die Aufgabe finden

Durch den Einsatz qualifizierter Software-Unterstützung, wie sie z.B. das godesys ERP bietet, kann das Ressourcenmanagement aber weitgehend automatisiert vorgenommen werden. Hierzu muß die Ressourcenplanung in die Projekt- und Auftragssteuerung  eines Unternehmens integriert sein, damit man alle Parameter projektübergreifend im Blick hat und alle den gleichen Planstand verwenden. 

Über die optimale Ressourcenplanung wird jedes Unternehmen und damit vermutlich auch jeder Projektleiter eine eigene Auffassung haben. Anders lässt sich der bis heute ausbleibende Tod von Excel oder MS Projekt im Projekt- und Servicemanagement nicht erklären. 

Aber wer sich von der kompletten Projektplanung über Groß- und Kleinaufträge bis zur Störungsbearbeitung und Fertigungsdisposition durch ein Unternehmen gearbeitet hat, wird zustimmen, dass eine vernünftige Planung eben nicht organisiert werden kann, wenn nicht sicher ist, ob ein Mitarbeiter ausreichend Kapazität hat, eine Aufgabe zu bearbeiten. 

Ungenauigkeiten in der Planung und uneinheitliche Methoden sind immer noch eher die Regel als die Ausnahme. Viele Projektleiter lieben Excel, weil die Wahrheit so einfach an die Anforderungen angepasst werden kann. Und die Chefs verehren diese charismatischen Planungspersönlichkeiten zumeist, weil man „mit denen“ die Aufträge durch die Tür bekommt. 

Dabei sind die Geschichten über gescheiterte Projekte und Planungsfehler zahlreich und die Kosten für Fehler hinreichend bekannt. Trotzdem verpflichten sich jeden Tag Unternehmen Kunden gegenüber vertraglich, was sie wann und in welcher Form liefern. 

Und obwohl alle wissen, das Nachbessern teurer ist als Vorbeugen, wird als Begründung für mangelnde Planung zumeist der damit verbundene hohe Aufwand genannt. Lassen Sie uns das ändern!

So funktioniert Ressourcenplanung

Eine gute Ressourcenplanung erfordert anfänglich sorgfältige Arbeit, weil die Stamm- und Bezugsdaten ordentlich angelegt sein müssen. Alle Ressourcen müssen mit ihren Kapazitäten und Fähigkeiten sauber angelegt sein. 

Für die einzelnen Mitarbeiter müssen z.B. die Arbeitszeitmodelle, die fachlichen Eignungen und Fähigkeiten sowie die grobe Unterteilung in Projekt- und Linientätigkeiten bekannt sein. Betriebliche Kalender, die Feiertage, Urlaub und Krankheiten für jeden einzelnen Standort verwalten, fügen sich in einem sinnvollen Gesamtbild, das im Hintergrund zu Rate gezogen wird, wenn die richtige Ressource gesucht wird.

In der unmittelbaren Projektplanung werden alle benötigten Ressourcen auf die verschiedenen Teilaufgaben beziehungsweise Stufen des Projektes eingeplant. Dabei erhält jede Aufgabe eine zeitliche Dauer und einen geplanten Arbeitsaufwand.

Für die Ressourcenplanung kann dabei in eine Grobplanung und Detaileinlastung unterschieden werden. Damit können tiefergehende planerische Aufgaben bis kurz vor dem Zeitpunkt verlagert werden, wo Änderungen auf ein Minimum sinken. 

Wer z.B. ein grösseres Projekt mit mehreren Mannjahren Entwicklungsaufwand verkauft, wird am Anfang kaum sagen können, welche Einzeltätigkeit in 36 Wochen ansteht und welcher Kollege die Aufgabe übernimmt.  

Die konkrete Terminplanung wird dann in einem betrieblich festgelegten Vorlauf vorgenommen und kann eben neben einer Projekttätigkeit auch auf Kundenaufträge, Serviceeinsätze oder aber Tasks - wir nennen sie Calls - verweisen. So erhalten alle Projektbeteiligten zur richtigen Zeit ein klares Bild, welche Tätigkeiten wann auszuführen ist.

                                          

Multi-Projektmanagement mit guter Software ist einfach

Mit dem Abschluss der Planung entsteht die Übersicht über die Belegung der verfügbaren Ressourcen, auch Belegungsplan genannt. 

Wenn alle Projektleiter mit einem einheitlichen Planungswerkzeug arbeiten, ist auch sichergestellt, dass die Plansicht immer aktuell ist. Für das Unternehmen ist also jederzeit ersichtlich, woran ein Mitarbeiter in welchem Zeitraum arbeitet – und ob seine Kapazität ausreicht, die geplanten Tätigkeiten zu erledigen. 

Die einzelnen Ressourcen nutzen dabei die für Ihre Bedürfnisse passenden Tools, um für die ihnen zugewiesenen Aufgaben zeitaktuell Rückmeldungen einfliessen zu lassen. 

Während Projektmitarbeiter häufig in einer Wochen-Rückmeldung ihre Einsatzzeiten vermelden, werden Service-Mitarbeiter dies störungsbezogen vornehmen. Die Kollegen aus dem Support bearbeiten Tickets und die Instandhaltung vermeldet, wenn die Anlage für eine Überprüfung nicht zur Verfügung steht. Das tun sie über den Desktop, das Intranet ihrer Abteilung oder aber über eine unserer mobilen Apps. 

Eines ist allen Informationen gemeinsam. Sie laufen sofort in der zentralen Datenbank zusammen und zeigen somit einen immer aktuellen Belegungsplan. Die Basis für ein erfolgreiches Multi-Projektmanagement entsteht also durch das automatisierte Zusammenführen aller Informationen.

So ist gewährleistet, dass auch in einem dynamischen Projektumfeld immer alle Daten aktuell sind und die jeweiligen Projektbeteiligten immer handlungsfähig bleiben. Bei Konflikten oder Überbelastung kann dann direkt gehandelt werden. Aufgaben können verschoben oder zeitlich neu disponiert werden, der Mitarbeiter beziehungsweise die Ressource wird bei Bedarf gewechselt und auch die Entlastung oder Verstärkung durch einzelne Mitarbeiter oder ein ganzes Projektteam kann so einfach organisiert werden

Wie findet man den Weg in die Zukunft

Für Dienstleister ist die leistungsfähige und zuverlässige Ressourcenplanung die Basis einer erfolgreichen Unternehmensentwicklung. Nur wenn ein Unternehmen zuverlässig planen und disponieren kann und Partner und Kunden sich auf die Leistungen verlassen können, wird ein nachhaltiges Wachstum gesichert. 

Die individuellen Wege der Planung müssen dabei erhalten bleiben. Gleichzeitig kann eine moderne Softwareumgebung aber wichtige Unterstützung in komplexen Entscheidungssituationen bieten.

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