Hans-Jürgen Zinn Strategie-Markt Business Intelligence, ERP-Lösung

Business Intelligence – Der Weg aus der Datenwüste

Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit - kein Problem für BI-Systeme

Es war nie wichtiger die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort auf Knopfdruck parat zu haben. Ein Business Intelligence System, auch BI genannt, scheint der probate Weg, aus dem täglich wachsenden Daten-Dschungel eine sinnvolle Informationsquelle zu machen. Und der erste Blick auf die aktuellen BI-Systeme löst direkt Begeisterung aus. 

Mit nur wenigen Klicks können wir uns Tabellen, Berichte und sogar ganze Dashboards ohne weitere Hilfe zusammenstellen, dabei sind große Datenmengen kein Problem. Das ist zumindest der aktuelle Stand der Technik. An der Software liegt es also nicht, wenn Berichte und Auswertungen fehlerhaft oder nicht direkt vorhanden sind.  

„A fool with a tool is still a faster fool“ – befindet sich das Problem also vielleicht vor dem Computer? Doch unser Fachgebiet haben wir im Griff, dazu einen legitimen Bedarf an verständlicher Information.

Fehlt Ihnen also das richtige Tool? Benötigen Sie ein anderes, ein neues BI-System?

Das zu finden, sollte nicht allzu schwierig sein. Es gibt bewährte Auswahlverfahren für IT-Systeme. Zu Anfang heißt es, die Anforderungen richtig zu definieren. Was wollen Sie analysieren? Vertriebsberichte und Co. nur etwas bunter darzustellen, rechtfertigt die Kosten für ein BI-System nicht.

Sie müssen Daten tiefer, umfassender oder auch einfach nur adhoc analysieren. Dafür müssen die Informationen vollständig und richtig in für dieses Analysesystem geeigneter Form bereit stehen. Dann müssen Sie nur noch die richtigen Abgrenzungen treffen, hoffentlich kein Selektionsmerkmal bei dieser hohen Datenmenge vergessen und schon ist Ihr Bericht fertig.

Oha, das hört jetzt aber nach Arbeit an! „Die geeigneten Daten“ – „vollständig“ – „richtig“ – „die richtigen Abgrenzungen“ – das hört sich nach einem echten Projekt an, statt nach adhoc-Analyse. Und spätestens jetzt ist es egal, wie viele Grafikmöglichkeiten die neue BI-Software bietet und in welchen Farben Sie Ihren Bericht darstellen können. 

Was benötigen Sie also im Einzelnen für eine fundierte Auswertung mit einem Business Intelligence System? 

Um eine geeignete Datenbasis für die zukünftigen Kennzahlen und Analysen zu bekommen, benötigen Sie zunächst ein umfassendes Datenmanagement. Im betrieblichen Umfeld wird dafür in der Regel eine ERP-Lösung  eingesetzt, die über eine geordnete Datenverwaltung verfügt. 

Diese Lösungen arbeiten jedoch mit operativen Datenstrukturen, die sich auf Grund der Vielzahl verknüpfender Tabellen bei größeren Datenmengen nicht zur Auswertung eignen. 

Dazu kommen noch externe Daten aus anderen Systemen sowie aus den vorhandenen Zahlen abgeleitete Informationen, die in den Auswertungen berücksichtigt werden müssen. Sprich: Noch mehr Daten!

Zusammenführung von Daten – analytische Datenstruktur – benötigt man da nicht sogar Programmierung?

Moderne BI-Systeme schaffen das auch ohne Programmierung. Die Daten müssen nur zueinander passen. Typische Fragen dabei sind:

  • Haben alle Daten die gleiche Aktualität oder verknüpfe ich tagesaktuelle Daten mit monatsaktuellen?
  • Sind die Daten vollständig oder repräsentieren sie nur einen Teil der zu betrachtenden Geschäftsprozesse?
  • Habe ich die erforderlichen Abgrenzungsdaten?
  • Wie sind die teilweise recht kryptisch und mit interner Verschlüsselungslogik versehenen Daten zu interpretieren?

Wie finden Sie das richtige Business Intelligence System?

Dafür gibt es zwei Wege. Sie setzen auf das integrierte BI-System des ERP-Anbieters und dessen vordefinierte Analysestrukturen. Auf dieser Basis definieren Sie weitere Anforderungen, die Sie sukzessiv umsetzen.

Oder Sie machen ein richtiges BI-Projekt, bei dem wesentliche Fragen geklärt werden müssen:

  • Welchen Nutzen wollen Sie durch das neue BI-System erzielen?
  • Wer darf welche Daten sehen? Berichtsverteilung an einen erweiterten Kreis, adhoc-Analyse für bestimmte Abteilungen und Mitarbeiter?
  • Welche Auswertungen benötigen Sie? Zwar muss man nicht jede Auswertung exakt benennen, jedoch genau beschreiben, welche Daten man mit             welchen Abgrenzungskriterien und welchen Zielaussagen auswerten will, um die erforderliche Datenbasis zu definieren.
  • Welche Berichte und Analysen müssen weitestgehend vorgefertigt bereitgestellt werden und welche Daten stellen Sie welchen Mitarbeitern zur freienAnalyse zur Verfügung?
  • Was ist bei einem Releasewechsel der datenliefernden Systeme zu beachten?
  • Wer macht das Datenmanagement?

Egal für welche Vorgehensweise Sie sich entscheiden, Business Intelligence ist ein fortwährender Entwicklungsprozess, bei dem sowohl die verwendeten Analysen und Berichte als auch die Datenbasis ständig angepasst und erweitert werden müssen.

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