Godelef Kühl ERP, CRM und SCM ERP, #digitalnormal, BPM

Warum gute ERP-Systeme Process Mining beherrschen sollten

Die einfachste Process-Mining-Definition lautet, dass es sich dabei um eine Technik des Business Process Management (BPM) handelt, mit deren Hilfe man Business-Prozesse rekonstruieren und analysieren kann.

Soweit, so richtig. Und genau das macht diese Technik für viele Unternehmen interessant. Aber warum eigentlich? In der ERP-Welt dreht sich alles darum, wie man mit weniger Ressourcen mehr Kundennutzen erzeugen kann. Oder anders: Wie kann man die Effizienz und Effektivität in der Steuerung von Geschäftsprozessen erhöhen. 

Die ersten Antworten waren modularer Natur – standardisierte Fachanwendungen für Finanzbuchhaltung, Lagerwirtschaft und Produktionssteuerung. Dann kamen CRM und alle anderen Kundenprozesse dazu und, nachdem das Verständnis der ganzheitlichen Prozessabdeckung in einer Anwendung sich für ERP-Systeme durchgesetzt hatte, schloss sich dann gegen Ende der Neunzigerjahre als relativ neues Konzept das Business Process Management (BPM) an. 

Eine daraus entstandene Disziplin ist das Process Mining, eine Technik, mit deren Hilfe man Business-Prozesse rekonstruieren und analysieren kann, um leichter Erkenntnisse für Verbesserungspotenziale zu finden. 

In diesem Zusammenhang verwenden wir den Begriff BPM vorrangig als Methode zur Modellierung, Steuerung und Automatisierung von Geschäftsprozessen: Wer kennt sie nicht, die Unternehmensberater, die mit Visio das Unternehmen überfallen und versprechen, dass nun alles besser wird? Da werden in wochenlangen Workshops manuell Daten und Prozesse erhoben, Varianten diskutiert und Tapeten gemalt. Was überbleibt: ein immenser Zeitaufwand und im besten Fall ein guter Soll-Prozess. 

Ein verwertbares Ergebnis oder gar die praktische Umsetzung überlässt man dann wieder dem Unternehmen. BPM schafft also in den allermeisten Fällen nur ein theoretisches Abbild der gewünschten Soll-Prozesse. Hier können Sie schon erkennen, warum wir uns bei godesys ERP von Beginn an auf eine eigene Process Engine konzentriert haben: Denn Prozesse, die Sie direkt im ERP modellieren und berechtigen, werden angewandt. Damit hat dann vielleicht noch nicht jede Wand Ihres ERP-Hauses eine Tapete (Prozessbeschreibung), aber die vorhandenen sind real, erzeugen Datenpunkte und können jederzeit an sich ändernde Realitäten angepasst werden. 

Process Mining verspricht Ihnen nun, aus allen zugrunde liegenden Daten automatisiert wichtige Erkenntnisse für notwendige Änderungen in den vorliegenden Geschäftsprozessen zu erhalten. Folgt man den zahlreichen Process-Mining-Anbietern, die sich zumeist nur auf diesen Teilaspekt des BPM konzentrieren, dann kann ein Process-Mining-Tool die vorhandenen Datenpunkte eines ERP-Systems automatisiert auslesen, zerlegen und daraus dann ein genaues Prozessabbild auf Basis der realen Daten erzeugen. 

Das ist – wie so häufig in der IT – in der Theorie schön, in der Praxis aber nur begrenzt umsetzbar. Zunächst bleibt die Hürde, dass dieses junge Experimentierfeld Kompetenz in der Datenanalyse voraussetzt, die bei den meisten Mittelständlern vermisst wird.

Aber selbst wenn für Integration und Inbetriebnahme von Process–Mining-Systemen Spezialwissen im Haus vorhanden ist, so müssen doch die Vorsysteme auch die notwendigen Datenpunkte normiert bereitstellen.

Natürlich kann man technisch für ein effektives Process Mining eine eigenständige Big-Data-Analyse vornehmen, die  z. B. Shop-Daten, ERP-Informationen wie das Datum der Auftragsanlage und auch den Zeitpunkt der Lieferscheinerstellung auslesen, alleine das wird für die meisten Mittelständler nicht effizient sein. Zur Erinnerung: Mittelständler verfügen über begrenzte Ressourcen und die wollen wohlüberlegt eingesetzt sein.

Welchen Beitrag kann nun das godesys ERP zu einem effektiven (also wirklich Ergebnisse liefernden) und gleichzeitig effizienten (also mit begrenztem Mitteleinsatz durchführbaren) Process Mining liefern? Wie bereits ausgeführt nutzt das godesys ERP eine eigene, integrierte Prozess-Engine. Damit können Business-Prozesse in einzelne, sinnvolle Prozessschritte unterteilt werden, die direkt berechtigt und auch automatisiert verarbeitet werden können. 

Während der Ausführung erzeugt das godesys ERP für jeden einzelnen Bearbeitungsschritt einen Eintrag in einem eigenständigen Event-Log. So kann jeder Schritt im Prozess – egal ob Dateneingabe, Verarbeitung nach Business-Regel oder z. B. Belegerzeugung – dokumentiert werden. Der Ablauf eines Prozesses wird damit als eine chronologische Abfolge vorher definierter Prozessschritte aufgezeichnet. 

Und natürlich können auch die benutzten Objekte, Mitarbeiter und Rollen sowie Zeitstempel ausgewertet werden. Alleine durch das Ereignis-Log können Anwender die Probleme bei der Abarbeitung einzelner Prozessaufgaben bereits erkennen und gegen die Sollvorgaben vergleichen. Das ERP-System kann den Event-Log aber auch eigenständig überprüfen und nach Ablauf gesetzter Fristen Prozess-Eskalationen anstoßen, die z. B. eine Übergabe an besonders berechtigte Mitarbeiter vorsehen. 

Das Verstehen und Nutzen der Prozessdaten – also das aktive Process Mining – ist somit fester Bestandteil der operativen Prozessarbeit und muss nicht separat aufgearbeitet werden. 

Gleichzeitig kann godesys ERP aber auch aus den ERP-Prozessen operativ lernen. Für die Kernprozesse werden standardisierte Data-Cubes angeboten, die eine automatische Analyse und einen Vergleich unterschiedlicher Vorgänge ermöglichen. 

So kann mit Hilfe von godesys Business Intelligence eine direkte Auswertung und Analyse aller Unternehmensprozesse integriert gewährleistet werden. Spezialisten benötigt man hierzu nicht, schließlich soll das godesys ERP effektives und effizientes Process Mining ermöglichen.

 

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