Daniel Schmitt ERP, CRM und SCM ERP System, #digitalnormal, Mobility

Virtual (Office) Reality.

Schöne neue Office-Welt

Office 1.0, 2.0, 3.0? Wie sieht sie aus, die Arbeitswelt von heute? Homeoffice und mobiles Arbeiten werden immer populärer. Ist das nur Zeit- und Ressourcenverschwendung oder doch ein produktiver, erfolgversprechender Ansatz? Wir sagen: Mit der richtigen IT und durchdachten Workflows wird die virtuelle Bürorealität ein wichtiger Baustein des Arbeitsalltags von morgen.

Werfen wir zunächst einmal einen Blick zurück in die Sechzigerjahre des vergangenen Jahrhunderts. Hier vermittelt uns die „Firma Hesselbach“ ein wundervolles Bild, wie der Arbeitsalltag im Büro zu Zeiten des bundesdeutschen Wirtschaftswunders aussah. Zwischen viel Klatsch und Tratsch sitzt hier das bezaubernde Fräulein Schneider an der Schreibmaschine und tippt gelegentlich einen Brief oder eine Rechnung. Wenn es der Dramaturg will, muss sie eine Bestellung tätigen, die sie sauber zu Papier bringt, in den Briefumschlag steckt, fröhlich eine Briefmarke daraufklebt und dem Lehrbub Rudi das Ganze zur Post mitgibt. Wenn’s pressiert, gibt sie ein Telegramm auf. Und zwischendrin greift sie gelegentlich zum Bakelit-Telefon und ruft die Dame vom Amt für ein Ferngespräch an.

Idyllisch.

Und wie wir alle wissen: fernab vom heutigen Büroalltag. Der Einzug der EDV hat nicht nur das Gesicht der Büros geändert, sondern auch unsere Arbeitsweise tiefgreifend. Schneller ist sie geworden. Vielleicht (hoffentlich) auch effizienter. Und sie spielt sich dank Cloud und Internet auch nicht mehr von 8 bis 4 Uhr am Schreibtisch ab.

Eintauchen in die virtuelle Welt des Büroalltags.

Schauen wir uns also einmal um, was der moderne Arbeitsalltag zu bieten hat. Mit der Digitalisierung wurden neue Wege eröffnet, Prozesse haben sich grundlegend gewandelt. Und neue Modelle sind entstanden. Zum einen ist hier natürlich das Homeoffice zu nennen, zum anderen mobiles Arbeiten von unterwegs. Homeoffice.

Heute bleibe ich mal zuhause.

Homeoffice klingt nicht nur wie ein praktisches, zukunftstaugliches Konzept. Eine aktuelle Studie der Universität Stanford belegt auch, dass Arbeitnehmer, die von zuhause arbeiten, zufriedener und vor allem auch produktiver sind. Auch hierzulande setzt man sich mit dem Konzept intensiver auseinander. So fordert die SPD aktuell sogar ein Recht auf Homeoffice, damit Arbeitnehmer von der Digitalisierung profitieren können.

Mobiles Arbeiten. Einfach effizienter.

Neben dem Homeoffice steht noch das mobile Arbeiten, also das Arbeiten von unterwegs. Dies kann mit dem Laptop auf Dienstreise geschehen. Oder mit entsprechenden Geräten bei Außenterminen. Mit Apps können beispielsweise Bestellungen erfasst oder direkt beim Kunden Serviceaufträge per Tablet entgegengenommen werden. Ist der Vertriebler viel unterwegs kann ihm über ein Web-Interface Zugang zum kompletten CRM-System gewährleistet werden.

Die Vorteile des mobilen Arbeitens liegen auf der Hand. Es verkürzt Wege. Dank des Internets trudeln Bestellungen oder Rückmeldungen nicht erst bei der Wiederankunft in der Firmenzentrale ein. Genauso können Informationen aus dem Betrieb schnell und überall abgerufen werden. Das spart Zeit und erhöht die Kundenzufriedenheit. Von der Zufriedenheit des Mitarbeiters, der nun viel effizienter und komfortabler arbeiten kann, ganz zu schweigen.

Nicht nur die IT muss dafür stimmen.

Wenn wir also von der virtuellen Arbeitswelt von morgen träumen, können wir also von zahlreichen Vorteilen träumen. Zwei grundlegende Dinge wollen aber dafür bedacht werden. Die Prozesse und Workflows im Unternehmen müssen virtuelles Arbeiten zulassen und natürlich muss auch die informationstechnologische Grundlage dafür gegeben sein.

Als Arbeitgeber sollten Sie sich zuerst einmal fragen, ob und in welchem Umfang es für Ihr Unternehmen überhaupt sinnvoll ist, den Büroalltag zu virtualisieren. Pauschale Antworten darauf gibt es nicht. Beispielsweise gibt es Projektgeschäft, das sich wunderbar von zuhause erledigen lässt. Anderes wiederum überhaupt nicht.

Als nächstes müssen natürlich virtuelle Prozesse geschaffen werden, die die vorherrschenden Präsenzprozesse ersetzen oder ergänzen können. Wenn Sie bereits ein laufendes ERP-System nutzen, haben Sie diese Aufgabe wahrscheinlich schon zum Teil gelöst. Denn ein solches System orchestriert Ihre Arbeitsabläufe ja schon inhouse abteilungsübergreifend. Nun ist noch ein Weg zu finden, wie es das eben auch außerhalb Ihres Unternehmens tun kann.

Gegebenenfalls müssen auch ganz neue Arbeitsabläufe geschaffen werden. Zum Beispiel Zeiterfassung, die vorher über Stechuhren erfolgte, die jetzt über ein Online-System geschehen muss. Oder Abläufe für das Qualitätsmanagement, die bislang vielleicht mit Laufzetteln gehandelt wurden, die jetzt über digitale Workflows funktionieren müssen.

Und natürlich bleibt auch der  menschliche Faktor außen vor. Nein, nicht der gesellige Plausch in der Teeküche (der auch, aber der interessiert Sie als Unternehmer wahrscheinlich weniger). Die Kommunikation. „Schnell mal rüberlaufen“ ist dann nicht mehr. Telefonische Erreichbarkeit ist allerdings nicht immer gewährleistet und E-Mails werden nicht in Echtzeit abgearbeitet. Also muss auch hierfür eine Lösung gefunden werden.

Sie ahnen es: Die Liste lässt sich noch eine ganze Weile weiterspinnen.

Die Virtual Office Reality bringt viele Vorteile für Arbeitgeber und -nehmer. Aber es will eben auch viel vorher überlegt und geplant werden.

Aber die IT darf stimmen!

Wenn Sie alle Überlegungen getroffen haben, geht es ans Eingemachte. Dann müssen Software und Hardware stimmen. Ideal ist, wenn Ihre Lösungen für das virtuelle Büro mit Ihrem ERP-System vernetzt werden können. Denn die Funktion des zentralen Dreh- und Angelpunkts hat es ja bereits. Das sollten Sie also nutzen!

Bei godesys helfen wir Ihnen dabei und bieten zahlreiche Lösungen an, mit denen auch außerhalb des Büros Zugriff auf unser godesys ERP Zugriff haben.

godesys Virtual Workspace

Mit dem godesys Virtual Workspace können Sie selbst entscheiden, wie Sie auf das godesys ERP zugreifen möchten. Neben der klassischen Variante, also windows-basiert vom Desktop aus, ermöglicht Ihnen der Virtual Workspace die Nutzung per beliebigem HTML-5-Browser von überall.

Das ist insbesondere dann praktisch, wenn Sie häufig unterwegs sind und komplexere Aufgaben zu erledigen haben, für die ein umfangreiches Funktionsangebot notwendig ist.

godesys Mobile Sales


godesys Mobile Sales ist Ihr direkter Draht in die Kundenverwaltung. Unsere praktische App verbindet Sie direkt mit dem CRM-Modul von godesys ERP, sodass Sie bequem von unterwegs Kundendaten wie Adressen, Ansprechpartner oder ähnliches ansehen, anlegen und verwalten können.

godesys Mobile Time


Mit dieser praktischen App können Ihre Mitarbeiter auch von unterwegs Arbeitszeiten, Projekte, Calls, Service-Leistungen oder Aufträge erfassen.

godesys Mobile Service

Perfekt orchestriertes Servicemanagement geht jetzt übers Smartphone. Mit godesys Mobile Service erhalten Sie Aufträge inklusive Infos, Einsatzort und weiterer wichtiger Infos direkt in die App.

godesys App Auftrag

Mit dem neuen Release 5 von godesys ERP 5.6 haben wir die godesys App Auftrag herausgegeben. Sie können Sie nutzen, um mit mobilen Endgeräten Aufträge zu erfassen oder anzuzeigen, zum Beispiel, wenn Sie Regalbestände erfassen oder Ersatzteile nachbestellen wollen.  

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