Daniel Schmitt ERP, CRM und SCM ERP System, ERP-Lösung, DMS-Lösung

Bloß nicht den Überblick verlieren! ERP befeuert cleveres Informationsmanagement

Vor einigen Tagen bin ich zufällig über dieses Zitat gestolpert und musste schmunzeln: „Zuverlässige Informationen sind unbedingt nötig für das Gelingen eines Unternehmens.“ Können Sie sich vorstellen, wem dieser Spruch zuzuordnen ist? Vielleicht einem der IT- und Internet-Gurus: Bill Gates, Steve Jobs, Mark Zuckerberg oder Jeff Bezos? Es würde zweifellos prima passen, denn selten wurde Daten und Informationen so viel Bedeutung zugemessen wie in der modernen Informationsgesellschaft. Dennoch müssen wir ein paar Jahrhunderte zurückgehen, denn das Zitat wird dem italienischen Seefahrer und Entdecker Christoph Kolumbus zugeschrieben, der um 1451 geboren sein soll – die Informationen über seinen Geburtstag sind leider wenig zuverlässig.

Spannend, oder? Bereits der Mann, der weitläufig als Entdecker Amerikas gilt – auch wenn die Expertenmeinungen auseinandergehen – wusste um die Bedeutung verlässlicher Daten für den Erfolg wichtiger Vorhaben. Daran hat sich auch über 500 Jahre später nichts geändert: Informationen sind das Öl des digitalen Wandels, sie sind der Faktor, der über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Was sich wahrlich geändert hat, ist die Menge an Informationen, mit der wir es heute zu tun haben. So soll die weltweit produzierte Menge an Daten laut einer aktuellen IDC-Studie bis 2025 stolze 163 Zettabyte, das ist eine 163 mit 21 Nullen, erreichen! Und es dauerte im 15. Jahrhundert im Vergleich zum rasanten E-Mail- und WhatsApp-Zeitalter zudem gefühlte Ewigkeiten, bis Neuigkeiten – wie beispielsweise die Entdeckung neuer Kontinente – den Empfänger erreichten. 

Da die Menge an Informationen immer größer wird, geht es heute nicht länger nur darum, Informationen bedarfsgerecht zu verwalten und aufzubereiten, sondern auch zielführend zu verarbeiten. Ihr ERP-System übernimmt hierbei extrem wichtige Aufgaben. Als wir von godesys erstmals unsere Kampagne #digitalnormal erdacht haben, war für uns klar: Neben Themen wie Geschäftsprozessmanagement (BPM), Mobility und Omnichannel ist Informationsmanagement einer der Bereiche, denen sich Unternehmen verstärkt widmen müssen, um den digitalen Wandel zu meistern.

An dieser Stelle habe ich ein paar Tipps zusammengestellt, worauf in Sachen cleveres Informationsmanagement vermehrt zu achten ist:

1.Reduzieren Sie mithilfe IT-gestützten Informationsmanagements Ihre wachsenden Papierberge. Auch teure Lagerplätze für Ordner und ähnliches sind dann nicht länger vonnöten. Zudem steigert digitale Dokumentenverwaltung Ihre Produktivität: Sie können die gesparten Ausgaben in neue Geschäftsmöglichkeiten investieren. 

2.Erhöhen Sie Ihre Produktivität: Mithilfe eines Informationsmanagements verbessern Sie den Überblick über Ihre Dokumente und Abläufe. Sinnvoll sind hierbei Funktionen, die für ein nahtloses Zusammenspiel verschiedener Systeme und Mitarbeiter sorgen sowie soziale Features, sodass sich alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand befinden.

3.In Ihrer Digitalisierungsstrategie sollten die Datenverwaltung und -analyse einen zentralen Platz einnehmen, denn Datenmanagement hilft, Zeit zu sparen und die Effizienz vieler Geschäftsabläufe zu steigern. Mithilfe einer Strategie zum Informationsmanagement gepaart mit Data-Management-Systemen (DMS) lassen sich Bearbeitungszeiten reduzieren und gesuchte Unterlagen wie Bestellungen, Aufträge, Rechnungen, Verträge, Listen, E-Mails, Notizen und mehr schnell und einfach wiederfinden. Indem Sie wiederkehrende Ablageprozesse automatisieren, können sich Ihre Mitarbeiter auf das Kerngeschäft konzentrieren.

4.Befeuern Sie Teamarbeit und senken Sie Fehler: Informationsmanagement hilft Ihnen, die Effizienz zu steigern: Im Dokumentenmanagement-Tool enthaltene Funktionen zur Archivierung und Automatisierung machen Prozesse nachvollziehbar und transparent. So können Sie die Zusammenarbeit unter den eigenen Mitarbeitern aber auch mit Partnern verbessern. Zugleich steigt die Bearbeitungsqualität.

5.Gehen Sie auf Nummer sicher: Professionelle DMS-Werkzeuge schaffen beste Rahmenbedingungen für eine revisionssichere Datenverwaltung. Vom Erfassen bis zur Vernichtung lassen sich Daten zuverlässig archivieren. Dies senkt das Risiko eines Datenverlusts signifikant.

6.Vertrauen Sie auf Ihr ERP als Datendrehscheibe: Die Anforderungen an ein effizientes Informationsmanagement steigen stetig. Zum einen werden Frontend-Funktionen immer spezialisierter, zum anderen sollen alle unternehmensinternen und auch unternehmensübergreifenden Bereiche durchgängig verzahnt werden. Das ERP-System ist hierbei die Drehscheibe, die immer komplexere Aufgaben bewältigen muss. 

7.Ein modernes DMS geht weit über einen virtuellen Aktenschrank hinaus. Im Fokus stehen unternehmensweite und standortübergreifende Prozesse. Informationsmanagement muss leistungsstark und verlässlich sein, relevante Prozesse verstehen und wissen, welches Dokument wohin gehört und welche Bedeutung, beziehungsweise Bestimmung es hat. 

Ganz im Sinne von Christoph Kolumbus: Setzen Sie auf zuverlässige Informationen und erobern Sie so neue digitale Ufer!

 

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