Magdalena Gajewski ERP-Auswahl ERP-Auswahl, ERP-Projektleiter, #digitalnormal

Wie finden Sie den richtigen ERP-Projektleiter im Unternehmen?

Sechs Do's und Don'ts bei der Auswahl der internen ERP-Projektleitung

Eine ERP-Einführung stellt viele Unternehmen vor eine immense Herausforderung. Zunächst muss das Budget festgelegt und die richtige Auswahl aus der Vielzahl der Anbieter gefunden werden, die Implementierung muss möglichst nach Plan stattfinden und die ersten Kinderkrankheiten im Live-Betrieb müssen erkannt und behoben werden. Ohne Frage: Es gibt einfachere Projekte! 

Da ist die Wahl des richtigen Projektleiters von entscheidender Bedeutung. Und die Aufgaben sind vielfältig: Neben der Koordination der einzelnen Abteilung und dem Reporting über Ablauf, Probleme, Erfolge und Budget an die Führungskräfte des Unternehmens, dient der ERP-Projektleiter sowohl als Schnittstelle zwischen Unternehmen und Anbieter als auch als Anlaufstelle für Probleme und Konflikte. 

 Finden Sie den richtigen, dann wird Ihr ERP-Projekt mit Sicherheit planmäßig umgesetzt. Finden Sie den falschen, dann sind Verzögerungen, Ärger und damit einhergehend die Überschreitung des Budgets vorprogrammiert. 

Dabei ist Wahl oft nicht einfach. Welche Eigenschaften muss die geeignete Person mitbringen? Wie viel Erfahrung braucht es und aus welcher Ebene im Unternehmen sollten Sie eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter wählen? 

Durch unsere jahrelange Erfahrungen mit ERP-Projekten können wir Ihnen helfen und zeigen Ihnen heute jeweils drei Do's und drei Don'ts, die Sie bei der Auswahl der richtigen ERP-Projektleiterin oder des richtigen Projektleiters beachten sollten.

Do: ERP-Projektleitung nur mit genügend Weitblick

Ihr zukünftiger ERP-Projektleiter muss über den nötigen Ein- und Weitblick verfügen. Die meisten Mitarbeiter kennen sich in ihrer eigenen Abteilung hervorragend aus, vielleicht ist auch noch das Verständnis für die Abläufe in vor- und nachgelagerten Bereichen vorhanden. Doch die wenigsten haben den Überblick über die Gesamtprozesse in Ihrem Unternehmen. 

Sie suchen also jemanden, der sich im Tagesgeschehen Ihres Unternehmens gut auskennt und über die eigene Abteilung hinaus Verständnis für die unterschiedlichen Prozesse hat. Dabei ist es von Vorteil, wenn Ihr Projektleiter oder Ihre Projektleiterin neben betriebswirtschaftlichem Bewusstsein auch ein Auge für die technischen Abläufe mitbringt und zudem ein gutes Verhältnis zur IT-Abteilung pflegt. 

Don't: ERP-Projektleitung ist keine Chefsache

Es liegt nahe zu denken, dass der Chef den besten Überblick in Ihrem Unternehmen hat. An alle Unternehmensleiter: Das stimmt oft nicht und das ist auch gut so. Daher führt es (fast) immer zu Problemen, wenn die Geschäftsleitung gleichzeitig die ERP-Projektleitung repräsentiert.

Gerade in mittelständischen Unternehmen ist die Chefetage aus guten Gründen nicht mehr voll im Tagesgeschehen involviert und kennt nicht alle Prozesse bis ins Detail. Daher ist es ratsam, sich dabei auf einen Mitarbeiter aus der mittleren Führungsebene zu verlassen. 

Dabei darf auch der zeitliche Aspekt nicht unterschätzt werden: Die ERP-Projektleitung ist eine zeitaufwendige Aufgabe. Unternehmenslenker haben dafür selten genügend Kapazitäten und sollten das auch akzeptieren. 

Do: Durchsetzungskraft ist gefragt

Kein ERP-Projekt wird ohne Widerstände und Hürden ablaufen. Sei es das Identifizieren der wichtigen Geschäftsprozesse, die Priorisierung der einzelnen Aufgaben oder das Bekämpfen der Widerstände bei den Mitarbeitern, die sich nicht von scheinbar funktionierenden Vorgängen trennen wollen - Ihr ERP-Projektleiter wird sich durchsetzen müssen.

Das wird nur gelingen, wenn sie oder er sowohl bei Mitarbeitern als auch bei den Führungskräften als engagierter und motivierter Kollege oder Kollegin bekannt ist und deshalb respektiert wird. 

Don't: Die IT-Leitung ist selten die perfekte ERP-Projektleitung

Die IT-Leitung kennt sich ausgezeichnet mit Technik und Software aus. Daher ist es oft die erste Wahl bei der Projektleitung einer ERP-Einführung. Doch das sollten Sie gründlich prüfen, denn ein ERP-Projekt ist mehr als ein reines IT-Projekt. 

Mitarbeiter der IT-Abteilungen haben oft nur die funktionierende Software im Blick und übernehmen eher die unterstützende statt der führenden Rolle. Dass Geschäftssoftware jedoch die abteilungsübergreifende Vernetzung im Fokus hat und somit viel Detailkenntnis fordert, wird gerne übersehen. 

Doch keinesfalls spielt die IT-Abteilung in diesem Projekt eine Nebenrolle, denn ohne das Fachwissen kann auch die beste Projektleitung eine ERP-Software nicht erfolgreich einführen.  

Do: Auf das richtige Einfühlungsvermögen kommt es an

Sämtliche Fachkompetenz des ERP-Projektleiters oder der Projektleiterin reicht nicht aus, wenn eine Portion Einfühlungsvermögen fehlt. 

Es gibt viele Teilaspekte bei einer ERP-Einführung, die eine gewissen Sensibilität verlangen: Sei es, einzelne Kollegen oder ganze Abteilungen von der Wirtschaftlichkeit und Arbeitserleichterung durch neue Prozesse zu überzeugen oder aufkommende Konflikte ruhig und professionell zu lösen. 

Es gilt auch, nicht einfach sämtliche Anweisungen, die aus der Führungsebene kommen, strikt im Unternehmen durchzusetzen. Das wird zwangsläufig zu Widerständen in der Belegschaft führen. Ihre ERP-Projektleitung sollte daher eine gute Portion Menschenkenntnis besitzen und diese an geeigneter Stelle einsetzen können. 

Don't: Schränken Sie Ihren Projektleiter nicht ein

Der perfekte ERP-Projektleiter für Ihre ERP-Einführung besitzt genügend Freiräume. Dazu zählen unter anderem die Auswahl geeigneter Key-User und die Möglichkeit, eigenständig Mitarbeiter bei Bedarf vom Tagesgeschehen abzuziehen. 

Dazu muss die Projektleitung selbst genügend Zeit zur Verfügung haben und auch Entscheidungsfreiheit im Budget besitzen. Zu viele Nachfragen und lange Entscheidungswege werden Ihr ERP-Projekt unnötig verzögern. 

Achten Sie daher bei der Wahl darauf, dass Ihr interner ERP-Projektleiter oder Ihre Projektleiterin einen guten Draht zur Führungsebene hat und sparen damit im Projekt wertvolle Zeit, indem Sie nicht sämtliche Entscheidungen selbst treffen müssen. 

Fazit

Wie wichtig die Rolle der internen Projektleitung in einem ERP-Einführungsprojekt ist, dürfte Ihnen an dieser Stelle bewusst sein. 

Wählen Sie daher jemanden aus, der einen Gesamtüberblick über die Prozesse im Unternehmen hat, sich sowohl durchsetzen kann als auch das nötige Einfühlungsvermögen besitzt und geben Sie ihr oder ihm genügend Freiräume, um nicht bei jeder Entscheidung mitwirken zu müssen. 

Sollten Sie partout keinen geeigneten Kandidaten in Ihrem Unternehmen finden, können Sie auch einen externen ERP-Projektleiter engagieren, der ihnen organisatorische Arbeiten abnehmen kann. Verteilen Sie dann die Rolle der Projektleitung auf unterschiedliche Personen und bilden so ein starkes Team, dem sie getrost die weitere Planung überlassen können. 

 

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