Hilfe bei der ERP-Auswahl
Daniel Schmitt ERP-Auswahl ERP-Auswahl, ERP System, ERP-Lösung

Wer vorher denkt, ist früher schlau. Was Sie sich vor der ERP-Auswahl überlegen sollten.

Vielen Mittelständlern ist klar: ein ERP-System ist der Weg auf den Markt der Zukunft. Und doch tun sich viele unserer Kunden erst einmal schwer. Sie wissen nicht, wo sie bei der Suche nach einer individuellen Lösung beginnen sollen und was von Anfang an bedacht werden will. Wir möchten Ihnen bei der ERP-Auswahl weiterhelfen!

Gnothi seauton – erkenne dich selbst. So stand es angeblich über dem Tempel des Apollon in Delphi. Nein, keine Angst: Ich möchte Sie weder in die Untiefen meiner altphilologischen Ausbildung zerren noch mit meinem halbgaren Küchengriechisch hausieren. Vielmehr möchte ich Ihnen ein paar Ratschläge geben, die Ihnen helfen sollen, das richtige ERP-System zu finden. 

Tipp 1: Analysieren Sie sich selbst. 

Meinen ersten und wichtigsten Tipp haben Sie bereits gelesen: Erkenne dich selbst! Wer sind Sie? Wer ist Ihr Unternehmen? Wer arbeitet mit Ihnen? Was tun Sie? Was wollen Sie? Wohin führt der Weg? Wie soll der Weg dorthin aussehen?

Es gibt zahllose Fragen, die Sie sich vor der Anschaffung einer ERP-Lösung stellen sollten. Aber es verlangt ja auch niemand von Ihnen, dass Sie sich innerhalb von drei Tagen entscheiden. Insbesondere im Mittelstand scheuen viele Entscheider diese Fragen. Sie verlassen sich lieber auf ERP-Berater und treten somit jegliche Verantwortung ab.

Aber auch der ERP-Berater ist nur so gut wie die Informationen, die Sie ihm geben können. Deshalb ist es essenziell, sich vorher Gedanken zu machen. Nehmen Sie sich Zeit, gern auch ein paar Tage oder vielleicht Wochen, und stellen Sie eine Liste zusammen: Was brauchen wir jetzt und was werden wir in Zukunft brauchen?

Tipp 2: Nochmal von vorn. 

Wenn Ihre Liste fertig ist, lassen Sie sie ein paar Tage liegen. Und dann werfen Sie noch einen frischen Blick darauf. Streichen Sie alles, was für Ihre Branche typisch ist. Denn wenn Sie sich für ein branchenspezifisches ERP-System entscheiden, wird der Hersteller wahrscheinlich ohnehin an all das gedacht haben.

Ich kann es nicht oft genug sagen: Bei der ERP-Auswahl zählt vor allem, was für Sie und Ihr mittelständisches Unternehmen einzigartig ist. Und damit sich die Anschaffung lohnt, müssen Sie wissen, wohin die Reise einmal geht.

Tipp 3: Hinterfragen Sie Ihre Anforderungen.

Überlegen Sie als Nächstes: Sind Ihre internen Prozesse gut, so wie sie sind? Oder machen Sie vielleicht Ihre tägliche Arbeit auf diese besondere Weise, weil „man das eben immer so gemacht hat“? 

Moderne ERP-Lösungen wie godesys ERP sind meistens flexibel aufgebaut. Sie können sich Ihren Prozessen zwar anpassen. Aber deren Praktikabilität und Sinnhaftigkeit werden sie nicht hinterfragen. Das müssen Sie selbst tun. 

Tipp 3 für die ERP-Auswahl: Formulieren Sie Ziele!

Die erste Hürde im Auswahlprozess ist genommen, wenn Ihnen vollkommen klar ist, was Sie JETZT mit Ihrem neuen ERP-System erreichen wollen. Aber es kann und sollte nicht Ziel sein, dort stehen zu bleiben. Sind wir ehrlich: ERP-Lösungen kosten Geld. Und jede Investition, die Sie für Ihr Unternehmen tätigen, sollte zukunftstauglich und nachhaltig sein. 

Denken Sie also einmal nach. Was wollen Sie in fünf, in zehn Jahren erreichen? Wird Ihr Unternehmen mit den bestehenden Produkten, Dienstleistungen und Vertriebswegen dann überhaupt noch am wandelbaren Markt Bestand haben? Reicht es als produzierender Betrieb weiterhin, nur an den Großhandel zu liefern? Kann Ihr Vertrieb noch bestehen, wenn Ihre Mitarbeiter jeden Kunden mit dem Auto besuchen müssen? Haben bisherige Zielgrößen überhaupt noch genügend Kraft, um Ihnen Ihre Marktposition zu sichern? 

Denken Sie über die Potenziale Ihres Unternehmens nach! Denn jedes Potenzial wird genutzt werden. Sie entscheiden, ob von Ihnen oder Ihrer Konkurrenz. 

Tipp 4: Denken Sie vernetzt!

Lassen Sie uns ein Gedankenspiel spielen. Ein Steuerberater benötigt ein ERP-System, mit dem er Mandanten verwalten kann. Für ein Software-Unternehmen ist ein Call-Management- und CRM-System unerlässlich. In einem Unternehmen, das Werkzeuge herstellt, muss die Produktion brummen und Lieferengpässen entgegengewirkt werden. Eine Unternehmensberatung setzt auf ausgefeilte Projektmanagement-Lösungen. 

So weit, so gut. In welche Kategorie fallen Sie? Oder lassen Sie es mich anders formulieren: In welche fallen Sie nicht? Aufträge verwalten, Produktionsketten planen, Projekte managen, Kundenbeziehungen pflegen, Rechnungen erstellen, Versandlogistik steuern, die Betriebskennzahlen im Blick behalten und schnell reagieren. Brauchen Sie nicht eigentlich alles davon? 

Mit der Anschaffung einer ERP-Lösung hat der Mittelstand eine einzigartige Möglichkeit. Alle Prozesse im Unternehmen können damit verzahnt werden. Mitarbeiter ziehen an einem Strang, denn ihnen allen stehen die gleichen Informationen zur Verfügung. Die Betriebsroutine wird verbessert, wenn Verwaltung und Produktion Hand in Hand arbeiten. Der Vertrieb läuft runder, wenn die Mitarbeiter auch von außerhalb auf Produkt- oder Kundendaten zugreifen können. Die Buchhaltung ist erfreut, wenn im System automatisch Rabatte oder Sonderkonditionen bei der Rechnungsstellung abgerufen werden. 

Mit ERP-Software wie godesys ERP ist das kein Problem. Sehen Sie sich also bei Ihrer Planung Ihr Unternehmen in der Gesamtheit an. Schauen Sie sich beispielsweise den Online-Shop von Mediamarkt an. Hier können Kunden den gesamten Lagerbestand einsehen und bestellen. 

Die Kundendaten gehen bei der Anmeldung direkt ins CRM-System. Auf der Website sieht der Kunde, wie lang es bis zum Versand dauern wird. Er kann auch den Bestand in einzelnen Filialen abrufen, um die Ware gegebenenfalls direkt dort zu kaufen. Die Bestellung geht ein (ein Job für die Auftragsannahme). Sie wird zum Picken vorbereitet (hier kommt die Logistik ins Spiel). Die Waren gehen an den Versand und in der Buchhaltung wird eine Rechnung generiert. 

Ist die Order beim Versanddienstleister angekommen, kann der Kunde den Lieferprozess nachverfolgen, da die Logistik Daten empfängt, die direkt ins Kundensystem eingespielt werden. Keine Abteilung arbeitet hier allein. Aber alle bieten den Kunden ein ganzheitliches Kauferlebnis und damit perfekten Kundenservice.

Sie sehen: Es lohnt sich also, darüber nachzudenken, welche Aufgaben das ERP-System im gesamten Betrieb übernehmen kann. Von den Synergien können alle Mitarbeiter und letzten Endes auch Ihre Kunden profitieren.

Tipp 5: Erstellen Sie Ihr Lastenheft.

Jetzt geht es ans Eingemachte. Wenn Sie alle diese Punkte überdacht haben, ist es Zeit ein Lastenheft für die ERP-Auswahl zu erstellen. Wir müssen in der täglichen Praxis leider oft feststellen, dass die Lastenhefte, die wir erhalten, zwar umfangreich, aber nicht aussagekräftig sind. Oftmals bleiben Sie zu oberflächlich oder verlieren sich in den falschen Details. Nun ist auch der richtige Zeitpunkt, sich mit einem ERP-Berater in Verbindung zu setzen. Denn jetzt sind Sie perfekt vorbereitet, um durchdachte und fruchtbare Diskussionen über Ihren Bedarf zu führen. 

Tipp 6: Suchen Sie sich den Anbieter Ihres Vertrauens.

Die Anforderungen Ihres Lastenhefts mit dem Angebot der ERP-Hersteller in Einklang zu bringen ist eine wichtige, aber nicht die einzige Aufgabe, die nun vor Ihnen liegt. Das Gute: Hier können Sie über vollkommen sachliche Argumente auswählen – passt oder passt eben nicht. 

Ebenso wichtig ist aber auch das Vertrauensverhältnis, das zwischen Ihnen und dem Anbieter Ihrer Wahl entsteht. Wer sich für ein ERP-System entscheidet, entscheidet sich für mehrere Jahre. Es geht also nicht nur um einen einmaligen Kauf. Mit dem Anbieter wählen Sie auch gleichzeitig seinen Service, seinen Support und seine Kompetenz. 

Gerade, wenn Sie einen Hersteller wie godesys wählen, liegen Sie richtig. Denn hier wird darauf Wert gelegt, Lösungen für den Mittelstand anzubieten. Ein Partner auf Augenhöhe weiß, dass Sie beispielsweise nicht unbedingt ERP-Profis oder eine eigene IT-Abteilung haben. Und er zeigt Ihnen auf, wie Sie Ihre Vorstellungen kostengünstig umsetzen.

Jede Minute, die Sie also mit dem Anbieter verbringen, wird Ihnen zeigen, ob Sie sich auf ihn verlassen können. Denn am Ende entscheidet oftmals das Bauchgefühl. Testen Sie es doch selbst einmal. Wenn Sie konkret nach einer Lösung suchen, kontaktieren Sie uns oder schauen Sie einmal als Vorabinformation in unsere Downloads. Wir helfen Ihnen gern mit Rat und Tat weiter!

 

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