Daniel Schmitt ERP-Auswahl ERP, #digitalnormal, ERP-Auswahl

Potenziale nutzen, Chancen wahrnehmen

Wie ERP-Systeme Start-ups helfen können

Berlin, Hamburg, Ruhrgebiet – die deutsche Start-up-Szene boomt. Auch, wenn die Zahl der neuen Unternehmen etwas rückläufig ist, bleibt Deutschland weiterhin ein hochattraktiver Wirtschaftsstandort. IT und E-Commerce, also Branchen, die ganz besonders von vernetzten Prozessen und digitalen Lösungen profitieren, stehen bei den Neugründungen ganz vorne.

Laut des Deutschen Startup Monitors 2017 des Bundesverbands Deutsche Startups e. V. geben 61,1 % der befragten Unternehmen an, dass die Digitalisierung Einfluss auf die jeweiligen Geschäftsmodelle hat. Aber wie können junge Geschäftsgründer die Chancen ergreifen, die sich ihnen dabei auftun? Und wie meistern sie die Herausforderungen, gerade wenn Budgets noch klein und Investitionen risikobehaftet sind? 

Die Praxis zeigt, dass Start-up-Unternehmer vorsichtig und kostensensitiv handeln. Ihr CRM, die Lagerverwaltung, Prozesslogistik, Stundenabrechnung und ähnliches werden weitestgehend semi-professionell gehandhabt. Excel-Tabellen und eine Vielzahl von Freeware-Programmen sind die Mittel der Wahl. Das mag auf den ersten Blick einfach und praktikabel sein – die langfristige Sinnhaftigkeit sei aber erst einmal dahingestellt.

Dabei sind die Pläne der Start-ups groß: 82,7 % planen laut Deutschem Startup Monitor eine Internationalisierung ihrer Geschäftsbemühungen. Und so stellt sich nicht die Frage, ob diese Arbeitsweisen an ihre Grenzen stoßen, sondern wann.

Professionelle ERP-Software kann Start-ups helfen.

Aber wann ist der beste Zeitpunkt für ein neugegründetes Unternehmen, sich ein ERP-System zuzulegen? Die Antwort darauf ist dreiteilig: Gut ist es, überhaupt eins zu verwenden. Besser ist es, es so früh wie möglich zu nutzen. Am besten von Anfang an.

Denn: Optimierte Prozesse und professionelle Kundenbetreuung sind die beste Grundlage für ein gesundes Wachstum. Die alte Kaufmannsweisheit gilt: Zufriedene Kunden kommen wieder. Was liegt also näher, als die Kunden von der ersten Stunde an bestmöglich zu betreuen?

Hinzu kommt, dass ein späterer Umstieg auf komplexere Systeme oftmals mit großem Aufwand verbunden ist. Nicht immer sind Programme kompatibel, nicht immer können Datenbestände 1:1 fehler- und verlustfrei übertragen werden, nicht immer kommen Mitarbeiter von Anfang an mit neuen Systemen zurecht. 

Wer sich also frühzeitig für eine etablierte Lösung entscheidet, kann nur gewinnen. Auch, weil ERP-Systeme oftmals modular aufgebaut sind. Wächst das Business, wachsen sie einfach mit. Und sind wir ehrlich: Nicht das Unternehmen sollte sich der Software anpassen müssen, sondern die Software dem Unternehmen. 

5 praktische ERP-Funktionen, von denen Start-ups profitieren

1. ERP-Systeme erhöhen die Produktivität

Von größerer Produktivität profitieren selbstverständlich alle Unternehmen. Aber gerade ein Start-up muss sich in seiner Anfangsphase besonders darauf konzentrieren. Zu umkämpft ist der Markt, zu etabliert der Wettbewerb. Wer da nicht effizient arbeitet, verliert Kunden und im schlechtesten Fall sogar sein Unternehmen. Wer jedoch seine Prozesse streamlinet, nutzt das volle Potenzial der Digitalisierung. 

2.ERP-Systeme verbessern die Zusammenarbeit im Unternehmen

Gerade in jungen Unternehmen gibt es oft noch keine eingespielten Prozesse. Ein ERP-System kann hier Abhilfe schaffen. Da ERP-Software seine Daten zentral speichert, haben alle Mitarbeiter im Unternehmen Zugriff darauf. Informationen können so geteilt und gemeinsam bearbeitet werden – und das sogar in Sekundenschnelle. Streuverluste sind so passé. Unter dem Strich steht eine professionellere Finalisierung von Projekten, Aufgaben oder Bestellungen. 

3.Business Intelligence auf einen Blick

Wer sich auf dem Markt etablieren möchte, muss fundierte Entscheidungen treffen. Dazu benötigt man eine klare Zahlengrundlage. Die meisten ERP-Systeme bieten ein Dashboard, auf dem wichtige Unternehmenszahlen dargestellt werden. Das ermöglicht es, wichtige KPI direkt und übersichtlich abzurufen und in Überlegungen einzubeziehen.

4.Effektives Arbeiten dank mobiler Anbindung

Kundendaten abrufen von der Messe, Stundenerfassung von zuhause, Bestellungen aufnehmen von unterwegs. In Zeiten des Internets ist Mobilität ein absoluter Mehrwert und schnelles Handeln oft das Zünglein an der Waage. Dank Online-Anbindung haben Anwender die Möglichkeit, über Smartphone, Laptop oder Tablet überall auf das ERP-System zuzugreifen, Daten abzurufen und zu bearbeiten. Das ermöglicht ein dynamischeres und agileres Arbeiten.

5.ERP-Systeme bringen Branchenerfahrung mit

Ob E-Commerce, Produktion oder Dienstleistung – kein Unternehmen existiert in einem leeren Raum. Viele Branchen sehen auf jahrzehntelange Erfahrung zurück. Und diese fließt bei der Entwicklung eines ERP-Systems meistens mit ein. Für Start-ups ist dies besonders nützlich, denn so können auch junge Unternehmer auf eine bestehende Expertise und einen soliden Wissensschatz zurückgreifen.

Wie finde ich das ideale ERP-System?

Die Vorteile eines ERP-Systems für Start-ups liegen auf der Hand. Nützliche Funktionen und praktische Features vereinfachen die Geschäftsprozesse und machen es so insbesondere in der Gründungsphase einfacher, schnelle Entscheidungen zu treffen und Prozesse agil zu optimieren. 

Doch welches ERP-System ist das beste für ein Start-up? Keine einfache Frage. Schließlich gibt es zahlreiche Anbieter auf dem Markt, teilweise mit sehr unterschiedlichen Angeboten und Preismodellen. Welche Möglichkeiten gibt es, diese Auswahl einzugrenzen und die Systeme objektiv zu bewerten?

1.Entscheidung nach Branchenlösung

Neben sehr umfassenden Lösungen gibt es zahlreiche ERP-Systeme, die für bestimmte Branchen maßgeschneidert sind. Zum Beispiel Software, die für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben rund um Nahrungsmittel optimiert ist. Andere Systeme spezialisieren sich auf den Einzelhandel und bieten spezielle Funktionen wie Gutscheinvergütung und Bestandskundenrabatte. 

2.Entscheidung nach Funktionen

Abseits bestimmter Branchenvoraussetzungen kann es sein, dass die ideale Lösung für ein Start-up bestimmte Funktionen mitbringen soll. Zum Beispiel ein detailliertes CRM-Modul, das nicht nur Kunden verwaltet, sondern auch E-Mailings zur Bestands- und Neukundenansprache ermöglicht.

3.Entscheidung nach Skalierbarkeit

Wenn die Idee gut und die Kundschaft treu ist, entsteht bei vielen Start-ups verständlicherweise der Wunsch nach Expansion. In diesem Fall ist es gut, wenn ein ERP-System skalierbar ist. Es sollte dann kein Problem sein oder große Folgekosten verursachen, wenn anfangs nur wenige Mitarbeiter damit arbeiten, später aber weitere dazukommen. 

4.Entscheidung nach Modularität

Klar: Bietet eine ERP-Software in der Standardkonfiguration schon viele Funktionen, ist das praktisch. Aber unter Umständen auch komplizierter, wenn diese nicht benötigt werden. In so einem Fall ist es ratsam, wenn das System modular aufgebaut ist. So können weitere Funktionen mit der Zeit dazugekauft werden, um den geänderten Bedingungen im Unternehmen gerecht zu werden.

5.Entscheidung nach Lizenzgebühren

Einige ERP-Programme werden als Open Source veröffentlicht. Gerade für ein Start-up ist dies möglicherweise eine gangbare Lösung, fallen hier schließlich erst einmal keine großen Kosten an. Doch auf Dauer gesehen, ist das nicht unbedingt der beste Weg. Wer haftet beispielsweise, wenn die Software nicht funktioniert und Daten verloren gehen? Wer kann die Software anpassen, wenn bestimmte Prozesse im Unternehmen sich ändern? Wo wird die Software gehostet?

Bei lizenzpflichtigen ERP-Lösungen sieht das anders aus. Ein Start-up hat hier einen konkreten Ansprechpartner, der sich mit der eigenen Software bestens auskennt. 

Und was die Kosten angeht: Bei manchen Anbietern, zum Beispiel bei godesys, gibt es die Optionen, die Software zu kaufen, zu mieten, zu leasen oder als Cloud-Lösung zu beziehen. Gerade die letzte Variante schont das Budget und ist praktisch.

Kann sich ein Start-up überhaupt ein ERP-System leisten?

Nun mögen Stimmen laut werden, die rufen: „Aber was ist mit den Kosten?“ Sicher, die Einführung eines ERP-Systems ist ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Aber wie so häufig müssen hier Kosten und Nutzen einander gegenübergestellt werden. Läuft die Software rund, läuft auch das Geschäft. Und nicht immer ist eine Lösung mit zahlreichen Individualisierungen notwendig, die in der eigenen Serverfarm gehostet wird. 

Gerade für Start-ups kommen oft günstige Cloud-Lösungen infrage. Dabei entstehen keine zusätzlichen Kosten für vor Ort aufgestellte Hardware. Hosting, Wartung und Updates sind dabei für gewöhnlich in Serviceplänen abgedeckt. 

Und auch in puncto Datensicherheit und Backups müssen sich Unternehmen keine Sorge machen, schließlich können sie auf die Expertise der ERP-Anbieter vertrauen. Der Vorteil: Je weniger das Start-up mit seinem IT-System beschäftigen muss, umso mehr Zeit bleibt für die Kundenbetreuung und das Kerngeschäft.

Fazit: ERP-Systeme – am besten von Anfang an

Ein Start-up, das von Anfang an auf die richtige ERP-Lösung setzt, macht also alles richtig. Prozesse können vereinfacht werden, einzelne Mitarbeiter und Abteilungen arbeiten fließend zusammen, Produkte, Bestellungen und Kundendaten werden einfach erfasst und verwaltet. Das macht das ERP zu einem wichtigen Baustein des zukünftigen Unternehmenserfolgs. Für viele Jungunternehmer ist die Auswahl des geeigneten Anbieters jedoch eine Herausforderung. 

Wenn Sie mehr über den Entscheidungsprozess erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unseren godesys ERP-Knigge. Darin haben wir Ihnen unsere Erfahrungen zusammengefasst, um Ihnen die Wahl einfacher zu machen. Laden Sie doch am besten gleich Ihr Exemplar herunter.

 

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