Mobilität - Wenn die Jugend uns voraus ist
Magdalena Gajewski ERP-Auswahl ERP, #digitalnormal, Mobility

Mit dem Handy ins ERP: So gelingt der mobile Software-Start

Kennen Sie das? Kurz bevor ich das Haus verlasse, wandert die Hand noch einmal schnell zur Jacken- oder Hosentasche: Ist das Handy dabei? Vor gar nicht so langer Zeit galt der erste Gedanke in Momenten wie diesen wohl eher dem Haustürschlüssel oder dem Portemonnaie. Heute fühlen wir uns ohne Smartphone irgendwie nicht vollständig.

Doch geht es um die mobile ERP-Nutzung, sind wir noch längst nicht so weit: Sie ist bislang keine Selbstverständlichkeit im Lager oder Außendienst. Das sollte sich bald ändern, denn mobile IT-Strategien sind ein wichtiger Bestandteil des digitalen Wandels im Unternehmen.

Wie soll es gelingen, digitale Normalität zu etablieren und zu leben, wenn mobile Geräte wie Smartphone oder Tablet, aber auch der Handscanner, nicht bedacht wurden? Mit der Kampagne #digitalnormal will godesys Unternehmen auf die Sprünge helfen, digitale Herausforderungen skizzieren und Handlungsempfehlungen diskutieren.

In einer Welt, in der Handy, Tablet und Co. zum täglichen Begleiter geworden sind, muss dem Thema Mobility hierbei ein besonderer Stellenwert zukommen.

 Laut Bitkom nutzen derzeit rund 54 Millionen Deutsche ab 14 Jahren ein internetfähiges Mobiltelefon. Seit 2012 hat sich der Nutzeranteil mehr als verdoppelt. Sieben von zehn Befragten (71 Prozent) können sich ein Leben ohne Smartphone gar nicht mehr vorstellen.

Auch beruflich spielt der smarte Kommunikator, Routenplaner, Berater und Informant eine immer größere Rolle. Noch schnell einen Kundenkontakt nachsehen, den Weg zum Meeting anzeigen lassen oder mit Kollegen in der WhatsApp-Gruppe über die neueste Schlagzeile zum digitalen Hype austauschen: Im Büro oder unterwegs ist das Handy unentbehrlich.

Daher mutet es nahezu erschreckend, zumindest aber erstaunlich an, dass 70 Prozent der ERP-Anwender ihr System noch nicht auf dem Smartphone oder Tablet nutzen. Das hat godesys in einer Umfrage herausgefunden. Dabei sind die Vorteile mobiler ERP-Nutzung offensichtlich: Via Handy oder Tablet lassen sich sowohl die Auftragserfassung und -bearbeitung als auch Abläufe im Vertrieb sowie tägliche HR-Aufgaben der Mitarbeiter beschleunigen und verbessern.

 Gesagt, getan: Los geht’s mit der mobilen ERP-Einführung! Aber Vorsicht, im Vorfeld sollten ein paar Aspekte besondere Beachtung finden. Vor der Bereitstellung mobiler Systeme und Daten sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen: 

 1. Warum wollen wir eigentlich mobiles ERP einführen? Welches System passt zu uns?

Zentrale Voraussetzung einer erfolgreichen Mobilisierung der Geschäftssoftware sind umfassende Recherchen und Informationen sowie gut durchdachte Planung und Expertenrat.

Passt das System zu unseren Vorgaben? Was möchten wir erreichen? Was gilt es zu beachten? Unternehmen müssen prüfen, welche Lösung für sie und ihre Anforderungen stimmig ist und ob Prozesse rund und verlässlich laufen.

Darüber hinaus muss das System on- und offline verfüg- und anpassbar sein. Sinnvoll ist auch die stete Weiterentwicklung von nativen Apps für iOS und Android, damit sich die mobilen Möglichkeiten des ERP-Systems je nach Kunden- und Anwenderbedarf erweitern lassen. 

2. Wie soll die Benutzeroberfläche aussehen?

Reale und künftige Einsatzszenarien sind eine weitere Etappe der Reise zum mobilen ERP. Für die Geräte der Mitarbeiter sind beispielsweise sowohl Google- als auch Apple-zertifizierte Apps erforderlich.

Die Bedienoberfläche muss modern, logisch, aufgeräumt und übersichtlich aufgebaut, deshalb einfach zu verstehen und zu nutzen sein. Symbole sind hilfreich, da sie die Bedienung und das Erfassen wichtiger Informationen erleichtern.

Um Nutzern den bestmöglichen Komfort und eine angemessene Benutzerfreundlichkeit zu bieten, zeigen mobile ERP-Lösungen stets nur relevante Informationen und Schaltflächen an. Die nötige Funktionalität wird durch Apps für ganz bestimmte Aufgaben und Anwendungsgebiete gewährleistet. Auch essentielle, branchenspezifische Funktionen werden Anwendern auf ihren mobilen Endgeräten zur Verfügung gestellt.

3. Wie sicher sind Kunden- und Geschäftsdaten? 

Mit Start der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung werden Firmen bei Verstößen im Umgang mit persönlichen Daten verstärkt in die Pflicht genommen. Der Schutz geschäftsrelevanter sowie kunden- oder mitarbeiterspezifischer Informationen, Vertraulichkeit, aber auch Ausfallsicherheit sind daher ein essentielles Thema, das auf die IT-Agenda gehört.

Da sich das mobile ERP entweder in der Cloud oder „on premise“ befindet, müssen passende Sicherheitsansätze gefunden werden, die alle Firmen- und Einsatzbereiche einschließen. Cloud-Modelle sind besonders für KMU interessant, da Anwender sich auf ein ausfallsicheres Rechenzentrum verlassen können, was ansonsten für sie kaum bezahlbar wäre. Bekannte Zertifikate und Qualitätssiegel geben Aufschluss, wie ernst es der Anbieter mit der Datensicherheit nimmt, und ob Daten beispielsweise ausschließlich in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren gespeichert werden. Ratsam sind Server, die in einer speziellen demilitarisierten Zone laufen und via HTTPS auf das ERP-System zugreifen. 

Sind die genannten Fragen diskutiert und zufriedenstellend beantwortet sowie ein erfahrener ERP-Partner gefunden, steht der Einführung nichts mehr im Wege. Vielleicht heißt es ja schon bald von Neustartern in Ihrem Unternehmen: Habt Ihr denn mobiles ERP? Viel Erfolg!

 

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