Godelef Kühl ERP-Auswahl ERP-Auswahl, ERP-Einführung, ERP

ERP-Auswahl leicht gemacht: So finden Sie sicher das passende ERP

Ein wichtiger Hinweis gleich zu Beginn: Eine ERP-Auswahl ist ein Projekt. Die ERP-Einführung ein anderes. Halten Sie sich also an die Grundregeln für ein erfolgreiches Projektmanagement. Das bedeutet konkret: Starten Sie keine ERP-Auswahl, solange Ihnen die Klarheit über die verbundenen Ziele, die zur Verfügung stehenden Mittel und die zeitlichen Vorstellungen fehlt.

Ist jedoch die Freigabe zur ERP-Auswahl und eine klare Budgetvorstellung (dazu in einem späteren Beitrag mehr) vorhanden, dann steht dem Start Ihres Abenteuers nichts mehr im Wege. 

Eine ERP-Auswahl kostet Zeit 

Ein gutes Projekt braucht eine eindeutige zeitliche Vorgabe. Ein üblicher ERP-Auswahlprozess für mittelständische Unternehmen dauert mindestens drei Monate. 

Treffen Sie die Entscheidung für eine Unternehmensgruppe mit unterschiedlichen Geschäftsfeldern, Intercompany-Prozessen oder aber internationalen Anforderungen, dann kann die notwendige Zeitachse für eine professionelle ERP-Auswahl auch schnell auf sechs Monate anwachsen.

Sollten Sie sich jetzt fragen, wie Sie in dieser knappen Zeit überhaupt einen realistischen Überblick über alle fachlichen Anforderungen und die daraus resultierenden Prozessveränderungen erhalten können, dann muss ich Sie warnen. 

Denn die generellen Prozessabläufe und Organisationsstrukturen Ihres Unternehmens sollten Ihnen vor dem Start einer ERP-Auswahl bekannt sein. Ist das nicht der Fall, müssen Sie einen Schritt zurückgehen und in diesem Punkt Klarheit schaffen, ehe Sie die ERP-Auswahl beginnen.

Die erste wichtige Entscheidung: Bilden Sie Ihr ERP-Projektteam

Nun ist es an der Zeit die ersten und wichtigsten Entscheidungen im ERP-Auswahlprozess zu treffen: Welche Personen sind im ERP-Projektteam? Wer und wie fällt die letztendliche Auswahlentscheidung? 

Achten Sie unbedingt darauf, dass bei der ERP-Auswahl ein durchsetzungsstarkes Mitglied der Geschäftsleitung an Bord ist. Es muss nicht der oberste Boss sein, wichtiger ist, dass er von Strukturen Ahnung hat und zudem der Sache auch die entsprechende Aufmerksamkeit und Zeit widmen kann. 

Zudem sollte das ERP-Auswahlteam aus Vertretern der wichtigsten Geschäftsbereiche bestehen. Im mindesten jedoch aus den Bereichen Rechnungswesen/Controlling und der IT-Abteilung. 

Keine ERP-Auswahl ohne Kick-Off-Meeting

Nun wird es Zeit für das Kick-Off-Meeting. Aber lassen Sie Ihrem Projektteam genügend Zeit, sich auf die anstehende ERP-Auswahl gründlich vorzubereiten und initiale Gedanken zum Ablauf des ERP-Auswahlprozesses zu formulieren. 

Die Agenda sollte die wichtigen Punkte umfassen, jedoch keine Vorfestlegungen treffen. Wichtig ist, dass Sie das gesamte Team hinter den gemeinsamen Vorstellungen versammeln können.

Denn die Festlegung des grundsätzlichen Ablaufs der ERP-Auswahl ist Nebensache. Die klare Formulierung der Ziele, die das Unternehmen dank Ihrer erfolgreichen ERP-Einführung erreicht, steht im Mittelpunkt. 

Schließlich bilden diese Ziele die wichtigste Vorgabe für die möglichen ERP-Lieferanten.

Das ERP-Lastenheft: Wie erstellen Sie sinnvolle Anforderungen? 

Sind die Ziele klar abgesteckt, fällt es deutlich leichter, die fachlichen Anforderungen an das neue ERP-System festzulegen - also das ERP-Lastenheft aufzustellen. 

Der sicherste Weg dazu ist, dass Sie bereits heute im Einsatz befindliche Funktionen auflisten und diese dann Schritt für Schritt um die gewünschten Funktionen der einzelnen Fachabteilungen ergänzen. 

Bei der Aufnahme können Sie die einzelnen Funktionen auch direkt auf ihre Relevanz zur Erreichung der Projektziele überprüfen und kategorisieren in „kritisch“ und „nice to have“. 

Bedenken Sie bei jedem einzelnem Punkt, ob und inwieweit er auch Einfluss auf die Kostenschätzungen der möglichen Lieferanten haben kann. Viele Standardfunktionen werden von den meisten Anbietern erfüllt, gleichwohl sollten sie zur vertraglichen Sicherheit immer im Lastenheft aufgeführt sein. 

Zudem sollten Sie abschließend noch Kapitel zu den technischen Voraussetzungen, den zu erwartenden Useranzahlen sowie den benötigten Reporting- und Dashboarding-Funktionen aufnehmen.Querschnittsfunktionen werden von Fachabteilungen bei der ERP-Auswahl gerne vergessen.

Wichtig ist an dieser Stelle, dass Sie eigenständig ein Gefühl entwickeln können, welche Funktionen den jeweiligen Anbieter herausfordern. Dies wird Ihnen nur gelingen, wenn beide Seiten während der folgenden ERP-Auswahl umfassend und ehrlich kommunizieren.

Weitere hilfreiche Tipps für die Erstellung eines ERP-Lastenheftes finden Sie in unserer praktischen Checkliste.

ERP-Projekt

ERP-Auswahl mit einem Berater?

Wollen Sie sich bei der ERP-Auswahl  von einem Berater begleiten lassen, dann müssen Sie auch in diesem Punkt Klarheit haben: Was versprechen Sie sich davon?

Bedenken Sie dabei bitte auch, dass weder ein möglicher ERP-Auswahlberater noch ein ERP-Anbieter die richtigen Ressourcen für das zur Auswahl benötigte ERP-Lastenheft sind.

ERP ist ein Werkzeug zur Steuerung betrieblicher Aufgaben. Die Werkzeuge müssen zur Aufgabe passen und nicht die Aufgaben zum Werkzeug! 

Der ERP-Berater kann im Idealfall beratend tätig sein und kontrollieren, aber der Input zum Erfolg – also die Festlegung der funktionalen Abdeckung – muss von Ihnen kommen.

Gleichwohl kann Ihnen der richtige Berater die Durchführung der Aufgaben vereinfachen. Delegieren Sie jedoch nicht die Auswahlentscheidung. Die Vollständigkeit eines Lastenheftes sollte von allen Fachabteilungen vor Veröffentlichung geprüft werden. Nur so kann die ERP-Auswahl gelingen.

Konkrete Tipps für Ihre ERP-Auswahl

Erstellen Sie ein Extrakt des ERP-Lastenheftes 

Ich möchte Ihnen empfehlen, zunächst zur Vorauswahl ein Extrakt des ERP-Lastenheftes an die vorausgewählten ERP-Lieferanten zu versenden. 

So können Sie deutlich schneller und einfacher eine Vorselektion treffen, welcher Anbieter sich überhaupt ernsthaft mit Ihren Anforderungen auseinandersetzt und auch ein ehrliches Interesse an einer gemeinsamen Zusammenarbeit hat. 

Auf dieser Basis sollte der Kreis auf fünf bis sechs mögliche Lieferanten für Ihre ERP-Auswahl eingegrenzt werden.

Vereinbaren Sie Kurzpräsentationen

Vereinbaren Sie nun mit den verbleibenden ERP-Anbietern eine Kurzpräsentation. Gerade in Zeiten der Digitalisierung kann das gerne via Web erfolgen und sollte für keinen Anbieter ein Problem darstellen. Ich empfehle Ihnen, dabei verstärkt auf Software-Ergonomie und Oberfläche zu achten – auch wenn es subjektive Kriterien sind. Diese haben aber im Nachhinein einen enormen Einfluss auf die Akzeptanz der Anwender. 

Zeit für die engere Wahl

Mit den verbliebenen zwei oder drei Anbietern können Sie sich dann intensiv befassen. Geben Sie diesen die Chance, das Unternehmen kennen zu lernen, das Lastenheft gründlich zu bearbeiten, ein Grobkostenangebot zu erstellen und sodann in einer ausführlichen Systempräsentation ihre Lösungsvorschläge zu präsentieren.

ERP-Auswahl leicht gemacht

Sie werden sehen: Die Entscheidung wird Ihnen letztendlich leicht fallen. Denn im Detail unterscheiden sich ERP-Anbieter und die ERP-Systeme genauso, wie Sie sich in Ihrer Branche vom Wettbewerb abgrenzen. Sie müssen den Anbietern nur die Chance lassen, diese Unterschiede auch zu präsentieren.

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