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Ein perfektes Paar – so läuft die Anbieterauswahl

Neue Serie: Das godesys ERP-Tagebuch

Eine anpassungsfähige Basistechnologie für sämtliche Herausforderungen des digitalen Wandels – darauf setzt die nicos AG, Spezialist für sichere, globale Datenkommunikation. Um die hohen Service- und Sicherheitsanforderungen der Kunden auch zukünftig mit zuverlässigen und flexiblen Lösungsansätzen zu bedienen, haben sich die IT-Profis aus Münster entschieden, eine anpassungsfähige ERP-Lösung von godesys in ihrem Unternehmen zu implementieren. In einem mehrteiligen ERP-Tagebuch gibt die nicos AG in den kommenden Wochen wertvolle Einblicke in die zentralen begleitenden Prozessschritte. Lesen Sie heute Teil eins der Serie und erfahren Sie, wie sich bei nicos die Anbieterauswahl gestaltet hat. 

Teil 1 des ERP-Tagebuchs der nicos AG

Die erste Erkenntnis bei unserer Suche nach einem geeigneten ERP-System: Es ist gar nicht so einfach, das passende System und den entsprechenden Anbieter zu finden.

Doch wieso sind wir überhaupt auf die Suche gegangen?

Die nicos AG ist seit ihrer Gründung im Jahr 2000 kontinuierlich gewachsen. Dabei haben nicht nur Umsätze, Gewinne und Beschäftigtenzahlen zugenommen, sondern auch die Komplexität unserer Geschäftsprozesse. Das Geflecht von Zulieferern und Kunden führt zu einer hohen Daten- und Informationsflut, die wir heute über verschiedene Einzelsysteme und Excel-Tabellen abbilden.

Dies führt dazu, dass Daten oft gar nicht oder mehrfach abgelegt werden oder aber redundante Tätigkeiten durchgeführt werden, die zu viel Aufwand und einer erhöhten Fehlerquote führen.

Daher haben wir beschlossen, ein kontinuierlich anpassungsfähiges ERP-System als übergreifendes Werkzeug einzuführen, um unseren Mitarbeitern Echtzeitzugriffe auf die Geschäftsprozesse zu ermöglichen und langfristig Kundenwünsche weiterhin flexibel erfüllen zu können.

Gesucht: Das geeignete ERP-System

Für uns als IT-Dienstleister und Spezialist für sichere, globale Datennetze ist das ERP-System eine zentrale Informations- und Datendrehscheibe. Allein deshalb war eine sorgfältige Auswahl von größter Bedeutung. Dabei standen die nachfolgenden Anforderungen und Ziele bei unserer Entscheidungsfindung im Vordergrund:

 

Vollständige und lückenlose Informationen über Geschäftsprozesse in Echtzeit

Einfacher Zugriff auf Daten

Steigerung der Flexibilität

Erhöhung der Produktivität

 

Überblick gewinnen

Im Team haben wir erarbeitet, was uns als Unternehmen wichtig ist, und Auswahlkriterien definiert, die wir in „must have“ und „should have“ unterteilt haben.

Parallel wurden die im Einsatz befindlichen Systeme analysiert. Bereits im Vorfeld waren im Rahmen eines internen Projekts die bestehenden Prozesse analysiert und optimierte Sollprozesse definiert worden. Auf dieser Grundlage ist eine Entscheidungsmatrix entstanden, die als Basis für die Auswahlgespräche und die anschließende Bewertung der Anbieter diente.

Die Bewertung der aufgestellten Kriterien erfolgte dabei mithilfe eines Punktesystems. Nachdem die Kriterien feststanden, haben wir über verschiedene Wege – beispielsweise über ein ERP-Portal – nach geeigneten Anbietern gesucht. Hierbei waren insbesondere die Erfahrungen unseres Vorstandsmitglieds Uwe Brettner hilfreich. Projektleitung und Vorstand haben gemeinsam eine Vorauswahl getroffen und sieben Anbieter zu einem Erstgespräch eingeladen.

Strukturierte Vorgehensweise – das A und O

Bei der Durchführung der Gespräche mit den ausgewählten Anbietern war eine gute Vorbereitung entscheidend. Die strukturierte Vorgehensweise mithilfe der Entscheidungsmatrix ermöglichte es uns, aus den Gesprächen vergleichbare Ergebnisse zu gewinnen. Dadurch wurde die abschließende Gegenüberstellung und Beurteilung der Anbieter stark vereinfacht.

Zwei Anbieter haben sich bei der Auswertung als Favoriten herauskristallisiert. Diese haben wir zu einem weiteren Gespräch in Form eines eintägigen Workshops eingeladen. Gleichzeitig haben wir unsere spezifischen Anforderungen konkretisiert. Diese konnten jedoch nur von einem der Anbieter, der godesys AG, abgebildet werden. An dem Workshop nahmen neben Mitarbeitern der godesys AG von unserer Seite die Leiter aller Fachabteilungen und unsere Vorstände Thomas Brosch und Uwe Brettner teil.

Zur Vorbereitung des Workshops haben die Anbieter eine konkrete Aufgabenstellung erhalten, die eine Fallstudie und einen typischen Geschäftsvorfall aus dem Bereich Auftragsanbahnung und -abwicklung beinhaltete.

godesys hat diese Aufgabe in seinem ERP-System bearbeitet und anschließend unsere Fragen beantwortet. Dank des strukturierten Terminablaufs konnte direkt im Nachgang eine Entscheidung getroffen werden. Der Umgang mit und das Verständnis für den gewählten Geschäftsvorfall aufseiten der godesys AG waren für uns entscheidende Kriterien.

Entscheidung

Im Workshop haben wir den Eindruck gewonnen, dass die godesys AG mit ihrem gleichnamigen ERP-System der passende Anbieter für die nicos AG ist und dass die Software in der Lage ist, unsere Prozesse lückenlos abzubilden.

Um diesen Eindruck zu festigen und die Entscheidung zugunsten von godesys zu manifestieren, haben wir noch einen Referenzkunden besucht und ein Gespräch mit der godesys-Unternehmensleitung geführt. Danach stand für uns fest, dass godesys für uns der richtige Partner ist.

Angebotserstellung – der finale Schritt

Projektziel war ein fundiertes Angebot für ein ERP-System, das die speziellen Anforderungen der nicos AG erfüllt. Zur Konkretisierung der benötigten Programmmodule und des erforderlichen Anpassungsaufwands wurde ein einwöchiger Workshop angesetzt.

Neben dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter und dem zukünftigen Projektleiter von godesys waren auf nicos Seite Mitarbeiter der Fachabteilungen, Abteilungsleiter sowie die Vorstände vertreten. Wir haben den Ablauf so geplant, dass einzelne Themengebiete gebündelt besprochen wurden und somit nicht alle Teilnehmer durchgehend anwesend sein mussten.

Bei diesem Termin konnten wir gemeinsam die Umsetzungsmöglichkeiten im System erarbeiten und dokumentieren. Auf dieser Basis hat godesys ein konkretes Angebot erstellt.

Nach erfolgreichen Abschlussverhandlungen zwischen unseren Vorständen und dem Vorstandsvorsitzenden der godesys AG haben wir das ERP-System beauftragt und das Projekt zur ERP-Implementierung begonnen.

Der Umfang des Projekts hat die anfängliche Vermutung bestätigt, dass die Auswahl eines ERP-Systems nicht einfach nebenbei geleistet werden kann. Die strukturierte Vorgehensweise hat uns dabei geholfen, uns nicht zu verzetteln.

Unterschätzt haben wir den zeitlichen Aufwand zwischen der Abgabe eines ersten Angebots und dem letztendlichen Vertragsabschluss. Vor allem war die Findung eines für uns passenden Finanzierungsmodells inklusive der Klärung rechtlicher Aspekte und die Suche nach einem geeigneten Finanzierungspartner aufwendiger als gedacht.

Lesen Sie im nächsten Teil des ERP-Tagebuchs: Widerständen erfolgreich begegnen – Change Management, eine Achterbahnfahrt.

 

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