Daniel Schmitt ERP-Auswahl #digitalnormal, ERP-Einführung

Die Last mit dem Lastenheft. 6 Tipps gegen den Frust.

Wissen Sie, was viele ERP-Lastenhefte und der längste Roman der Welt gemeinsam haben? Nicht nur die Anzahl der Wörter – es sind über 9,6 Millionen! – sind oft identisch. Auch beim Titel gibt es gewisse Gemeinsamkeiten. Ich spreche von Marcel Prousts „Auf der Suche nach der verlorenen Zeit“. Denn auch, wenn viel Tinte bei der Erstellung der Anforderungskataloge fließt, zeigt unsere Erfahrung immer wieder, dass der gute Wille oftmals nicht ausreicht, um ein zielführendes Lastenheft zu erstellen. Damit die Erstellung des ERP-Lastenhefts keine Zeitverschwendung wird, haben wir uns für Sie die Frage gestellt: Worauf kommt es an bei einem guten Lastenheft?

Ich werfe jetzt einfach einmal eine Zahl in den Raum: Gerade einmal 30 % aller Fragen in einem typischen ERP-Lastenheft sind wirklich zielführend. Und nicht einmal alle davon sind wirklich alle kriegsentscheidend. Woran liegt das?

Eins fällt uns immer wieder auf, wenn wir die Lastenheft genau studieren – und das tun wir natürlich! Sie bestehen oft aus einer großen Wunschliste, was die anzuschaffende Software einmal leisten können muss. Unter dem Strich steht dann meistens eine „eierlegende Wollmilchsau“. Aber ist das der richtige Weg?  Wohl kaum. Denn eine Software, die alles kann, kann am Ende eigentlich gar nichts richtig. Und am wenigsten kann sie Ihre Unternehmensprozesse adäquat abbilden.

Dies kann übrigens auch dann gelten, wenn Sie sich auf externe ERP-Berater verlassen. Denn diese wissen zwar sehr gut, was heute IT-technisch möglich ist – aber kennen Sie auch Ihr Unternehmen, Ihre Prozesse und Ihre Kollegen so gut wie Sie?

Jedes Kriterium ist ein Ausschlusskriterium!

Sehen wir den Tatsachen ins Auge: ERP-Anbieter gibt es viele. Mit Ihrem Lastenheft sind Sie in der Lage, die Anzahl der möglichen Partner genau auf die einzugrenzen, die Ihren Bedarf am besten decken. Das heißt also: Je präziser Ihr Lastenheft ist, je exakter die Kriterien darin sind, umso engmaschiger wird auch das Netz für Ihre Auswahl. Bis am Ende nur noch eine Handvoll übrig bleibt.

Aber jetzt möchten wir Ihnen sechs Tipps geben, die Ihnen bei der Erstellung Ihres ERP-Lastenhefts helfen können.

1. Machen Sie ein Projekt draus!

Um genau zu sein: Machen Sie zwei daraus. Zum einen die Auswahl, zum anderen die Einführung. Und halten Sie sich dabei an die Grundregeln erfolgreichen Projektmanagements. Stellen Sie klare Ziele, Budget- und Ressourcenvorgaben sowie Deadlines auf.

Rechnen Sie dabei mindestens mit einem Aufwand von drei Monaten – besser noch mit mehr. Mit den Anforderungen wächst auch die Zeitachse. Und auch die Unternehmensgröße ist ein wichtiger Faktor. Denn je komplexer Ihre Strukturen sind, umso schwieriger wird es auch, sie zu analysieren und zu erfassen.

2. Priorisieren Sie: Geschäftsprozesse gehen vor Funktionen.

Klar, wenn man an Software denkt, denkt man meistens daran, was die Software leisten soll. Bei ERP-Software verhält es sich aber ein wenig anders. Lösungen wie godesys ERP sind eben keine Standard-Office-Programme. Sie bilden hochkomplizierte betriebswirtschaftliche Realitäten ab.

Und genau aus diesem Grund sollten Ihre Geschäftsprozesse bei Ihren Überlegungen für das ERP-Lastenheft auch im Vordergrund stehen. Funktionen? Die ergeben sich daraus.

Gehen Sie also in die Prozessinventur. Welche Abläufe gibt es in Ihrem Unternehmen? Das ist übrigens auch Chefsache. Denn hier gilt es nicht nur, die bestehenden zu erfassen. Sie sollten die Chance auch nutzen und Optimierungspotenzial aufdecken. Was kann man besser machen? Oder in Zukunft vielleicht ganz anders? Können Sie sich Prozesse vorstellen, die sich mit IT vereinfachen lassen? Gibt es etwas, dass Sie „schon immer so gemacht haben“, aber das eigentlich viel einfacher funktionieren könnte. Hierauf können wir Ihnen sogar ziemlich pauschal antworten: mit größter Wahrscheinlichkeit.

Verlieren Sie dabei auch die Ziele nicht aus den Augen. Die zeitnahen, aber auch die langfristigen Unternehmensziele. Denn ERP-Systeme wie godesys ERP sollten mit Ihrem Unternehmenserfolg mitwachsen können. Es lohnt sich also, schon etwas vorauszudenken.

3. Entscheiden Sie: Was ist wichtig, was ist zweitrangig?

Sie werden sehen: Sobald Sie Ihre Prozesse definiert haben, fällt es Ihnen viel einfacher, die Funktionen zu identifizieren, die für Sie wichtig sind. Erfassen Sie aber auf jeden Fall erst einmal alle. Und dann priorisieren Sie sie. Was ist kritisch, was ist wichtig, was ist zweitrangig, was ist „nett“?

Bedenken Sie dabei auch, ob und inwieweit jeder Ihrer Punkte in Ihrem künftigen ERP-Lastenheft Einfluss auf die Kostenschätzungen der möglichen Anbieter haben kann. Die meisten Hersteller bieten ähnliche Standardfunktionen. Aber zu Ihrer Sicherheit sollten Sie diese trotzdem im ERP-Lastenheft aufführen.

4. Kommen Sie auf den Punkt!

Ein ERP-Lastenheft mit bis zu einigen tausend Fragen und einem Umfang von über hundert Seiten ist keine Seltenheit. Natürlich nehmen wir uns gern die Zeit, auch ein solches Werk zu studieren und zu analysieren. Doch wir stellen dabei häufig fest, dass aus einer solchen Menge meistens die Unsicherheit des Kunden spricht. Man denkt sich, was gut oder nützlich sein könnte, was man vielleicht bräuchte, was gut wäre. Beachten Sie die Konjunktive! Das führt zu Ausführungen in epischer Breite. Und meistens geht es an der Realität im Unternehmen vorbei.

Deshalb unsere Bitte: Formulieren Sie kurz und knapp, dafür aber präzise und zielführend.

5. Machen Sie Ihr ERP-Lastenheft zum Teamwork!

Gute ERP-Lastenhefte messen sich an ihrem Inhalt. Und auch, wenn es einen verantwortlichen Projektleiter für Ihre ERP-Einführung gibt, sollten Sie das Lastenheft in die entsprechenden Fachabteilungen geben. Dort können die Kollegen vom Fach prüfen, ob die darin niedergelegten Anforderungen sinnvoll, inhaltlich korrekt, vollständig und praktikabel sind. Hierbei ist vor allem auf Funktionen zu achten, die abteilungsübergreifend stattfinden werden. Schließlich soll in Zukunft alles reibungslos laufen.

Abschließend sollten Sie noch ein Kapitel zu den technischen Voraussetzungen, den zu erwartenden Userzahlen sowie den benötigten Reporting- und Dashboarding-Funktionen aufnehmen.

6. Gehen Sie in die Vorauswahl!

Wenn Sie auf diese Weise ein ERP-Lastenheft erstellt haben, ist es ratsam, daraus ein Extrakt zu generieren. Nutzen Sie es, um es für eine Vorauswahl an ERP-Anbieter zu senden. So können Sie schneller die Spreu vom Weizen trennen.

Wenn Sie dann vielleicht drei oder vier potenzielle Anbieter identifiziert haben, lohnt sich ein persönliches Gespräch. Lassen Sie sich ein Demo-System zeigen und tauschen Sie sich über Ihre Ideen und Wünsche aus. Sie werden dabei schnell merken, ob es vielleicht Funktionen gibt, die ein Anbieter nicht so gut oder gar nicht abdecken kann.

Im persönlichen Kontakt können Sie auch austesten, ob die Chemie zwischen Ihnen und dem Anbieter stimmt. Denn eins dürfen Sie nicht vergessen: Die Entscheidung für ein ERP-System ist eine längerfristige. Da ist es wichtig, dass Sie eine partnerschaftliche und vertrauensvolle Geschäftsbeziehung eingehen.

Das ERP-Lastenheft ist erst der Anfang.

Wir hoffen, Ihnen mit unseren Tipps einen guten Ansatzpunkt gegeben zu haben. Aus unserer Erfahrung heraus wissen wir, wie schwer es vielen Unternehmen fällt, das Projekt „ERP-Auswahl“ anzugehen. Verständlich – schließlich ist es ja nichts Alltägliches. Gehen Sie also Schritt für Schritt und geplant vor. Das wird Ihnen helfen. 

Das könnte Sie auch interessieren:

Weitere Informationen

    Keine Kommentare gefunden!
    -->