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7 Dinge, die ERP-Einführer von Bergsteigern lernen können.

Steht eine ERP-Einführung in Ihrem Unternehmen an? Dann kennen Sie das Gefühl vielleicht: Wenn Sie nach vorn blicken, sehen Sie einen monumentalen Berg, den es zu überwinden gilt. Eine ERP-Einführung ist in der Tat nicht einfach. Machen Sie es deshalb wie Bergsteiger und der Aufstieg wird ganz einfach.

Schon einmal vorweg: Eine ERP-Einführung ist definitiv kein Leichtes. Darüber will ich gar nicht hinwegtäuschen. Wenn Sie aber positiv und überlegt vorgehen, kann Ihnen das einiges einfacher machen. Unser Tipp: Machen Sie es wie die Bergsteiger.

Tipp 1: Etablieren Sie ein Basislager.

Wie heißt es so schön: Auch die längste Reise beginnt mit dem ersten Schritt. Bevor eine Gruppe Bergsteiger sich aufmacht, wird erst einmal das Basislager aufgebaut. Dort kommen alle an der Besteigung Beteiligten zusammen und alle notwendigen Ressourcen werden dort bereitgestellt.

Machen Sie es bei der ERP-Einführung also genau so. Identifizieren Sie in Ihrem Unternehmen alle Mitarbeiter, die für den Erfolg des Projekts notwendig sind. Dazu gehören in erster Linie erst einmal alle Kollegen, die später mit dem ERP-System arbeiten müssen.

Ist dies geschehen, erfolgt eine Bestandsaufnahme. Für Bergsteiger ist das die entsprechende Ausrüstung, um den Aufstieg zu bewältigen. Bei der ERP-Einführung sammeln Sie alle Anforderungen, die das ERP einmal erfüllen soll, in Form eines Lastenhefts.

Aber seien Sie vorsichtig: Bergsteiger nehmen genau das mit, was Sie brauchen. Nicht zu viel, nicht zu wenig. Denn jedes Kilogramm Gepäck macht den Aufstieg schwieriger. Und so können auch unnötige Funktionen die Einführung des ERP-System erschweren.

Aus der Praxis kennen wir Pflichtenhefte, die versuchen, alle möglichen und unmöglichen Eventualitäten abzudecken, die mit der späteren Nutzung der Software nichts zu tun haben. Im schlimmsten Fall ist das aber nur unnötiger Ballast.

Vertrauen Sie auch auf die Hilfe Ihres Softwareherstellers. Normalerweise kann er Sie gut beraten, was wirklich notwendig ist.

Tipp 2: Kein Aufstieg gleicht dem anderen.

Egal, wie oft ein Bergsteiger einen Gipfel schon erklommen hat: Jede Besteigung ist anders. Das gilt auch für Ihr individuelles ERP-System.

Bei der ERP-Einführung ist das ebenso. Wenn Sie ein Lastenheft erstellt haben, stellen Sie am besten Ihre betriebswirtschaftlichen Prozesse alle noch einmal in Frage. Genau jetzt ist der richtige Zeitpunkt dafür, denn alles, was Sie hier hinterfragen, führt im besten Fall zu einer Optimierung.

Auch wenn ERP-Systeme wie godesys ERP eine Vielzahl branchenspezifischer Features direkt im Standard mitbringen, muss Ihre Software Ihre speziellen Geschäftsprozesse berücksichtigen. Je klarer Sie diese also im Vorfeld definieren, umso besser wird das System sie abbilden.

Tipp 3: Planen Sie Ihre Etappen.

Einen Achttausender in nur einem Rutsch zu besteigen – auf diese Idee käme sicherlich keiner. Deshalb wird auch niemand von Ihnen und Ihrem Unternehmen erwarten, dass Sie die ERP-Einführung in einem Durchgang durchführen.

Setzen Sie sich also Meilensteine! Das gibt Ihnen auch die Möglichkeit, das bereits Erreichte noch einmal kritisch zu bewerten. Sind Sie auf dem richtigen Weg? Haben Sie Ihr Ziel noch vor Augen? Oder sind Sie womöglich irgendwo falsch abgebogen?

Stellen Sie sich nur einmal vor, was wäre, wenn eine Gruppe Bergsteiger auf halber Strecke feststellen würde, dass sie kilometerweit von der geplanten Route abgekommen sind. Da ist es doch viel besser, vorher zu prüfen, ob noch alles innerhalb der gesteckten Parameter läuft und gegebenenfalls gegenzusteuern.

Tipp 4: Der Langsamste bestimmt das Tempo.

Sowohl beim Bergsteigen als auch bei der ERP-Einführung gilt: Der Langsamste bestimmt das Tempo. In jedem Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die sich gegen die neue Software sträuben werden. „Zu neu, zu aufwendig, es hat doch immer funktionert“, hört man dann häufig die Unkenrufe.

Auch auf diese Hindernisse müssen Sie sich einstellen. Kommunizieren Sie deshalb Ihre Ziele und die Vorteile Ihres neuen ERP-Systems klar. Berücksichtigen Sie aber auch die Einwände. Schließlich muss sich jeder mit der neuen Software wohlfühlen. Denn: Wer keine Lust hat, es zu nutzen, wird mit dem neuen ERP niemals warm werden und wieder in gewohnte Muster verfallen. Digitalisierung adé, heißt es dann.

Tipp 5: Der Weg ist das Ziel.

Wandern und Bergsteigen entschleunigt, sagt man. Für viele Bergsteiger ist deshalb bereits der Aufstieg an sich ein großartiges Erlebnis. Warum auch nicht? Schließlich kann man sehen, was man bereits geschafft hat und hat ein einzigartiges Ziel vor Augen.

Auch bei der ERP-Einführung ist es so. Klar, bis Sie die neue Software nutzen können, vergehen einige Monate. Aber in diesem Fall ist das auch wirklich gut so. Ein professioneller ERP-Hersteller wird in dieser Zeit mit Ihnen den Dialog suchen. Er wird Fragen stellen und Sie werden ihn auch sicher immer mal wieder korrigieren müssen.

Dieser langwierige Prozess nutzt Ihnen aber auch. Sie müssen nicht vom ersten Tag an eine allumfassende Lösung für Ihr Unternehmen haben. Die Implementierungsphase hilft Ihnen viel mehr, Ihre eigene Arbeit und Ihre Unternehmensprozesse noch einmal kritisch zu hinterfragen.

Tipp 6: Genießen Sie die Aussicht.

Es ist geschafft: Was ein Ausblick. Der Bergsteiger hat den Gipfel erreicht und sieht nun alles unter sich – den Weg, die Strapazen, die Abenteuer. Genießen auch Sie die Aussicht. Sehen Sie auf Ihr neues ERP. Sie werden sehen, es hat sich gelohnt.

Mit dem neuen ERP-System bekommen Sie einen ganz neuen Blick auf alles und können Ihr Business nun zu neuen Höhen bringen.

Tipp 7: Planen Sie den nächsten Aufstieg.

Jeder Bergsteiger, der etwas auf sich hält, plant schon auf dem Gipfel die nächste Tour. Und das können Sie auch. Eine ERP-Einführung ist ein kontinuierlicher Prozess. So wie Sie sich weiterentwickeln, wird es auch Ihr ERP. Natürlich müssen Sie nichts überstürzen. Aber es gut zu wissen, dass neue Herausforderungen auf Sie warten. Glauben Sie mir: Es lohnt sich!

 

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