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5 versteckte Kostenträger, die in Ihrem ERP-Budget nicht fehlen dürfen

Zweidrittel der deutschen Unternehmen können sich nicht irren: Mit einem ERP-System werden Prozesse automatisiert, Fehler minimiert und die Effektivität nachweislich gesteigert. 

Ist es nun auch für Sie an der Zeit, über ein neues ERP nachzudenken - sei es als neue Einführung oder Ablösung eines alten und unflexiblen Systems, dann ist eine ausführliche Planung nötig.

Auch das ERP-Budget wird darin eine große Rolle einnehmen. Daher geben wir Ihnen heute einige Ratschläge an die Hand, wie Sie Ihr ERP-Budget realistisch planen können.

Bei der Erstellung eines ERP-Budgets müssen Sie viele Kostenträger berücksichtigen. Widmen wir uns zunächst den ganz offensichtlichen:

Hardware

Brauchen Sie neue PCs, Server, Drucker, Netzwerkgeräte, etc., oder können Sie mit der vorhandenen Hardware weiter arbeiten?

Software und Lizenzen

Welche Programmpakete benötigen Sie für das neue ERP? Wie viele User werden Sie haben? Soll das neue ERP aus der Cloud oder on Premise genutzt werden?

IT-Personal

Wieviel Personal möchten Sie für die Einführung bereitstellen und gibt es dafür genügend Räumlichkeiten?

Einführungskosten

Welcher Branche gehört Ihr Unternehmen an und wie komplex ist Ihr Geschäftsmodell?

Customizing

Funktioniert für Ihr Unternehmen eine ERP-Lösung nahe am Standard oder benötigen Ihre Bedürfnisse spezielle Anpassungen?

Puffer

Geht bei der Einführung wirklich alles glatt oder planen Sie sich lieber einen Puffer ein (was wir Ihnen ausdrücklich empfehlen!)?

Kein ERP-System kommt ohne Pflege und Wartung aus, daher schlagen wir und auch andere Experten vor, die gesamten Investitionen über einen längeren Zeitraum zu ermitteln, um so die bestmögliche Vergleichbarkeit zwischen den unterschiedlichen Angeboten der ERP-Anbieter zu ermöglichen.

Damit haben Sie einen groben Überblick, welche offensichtlichen Kostenträger Sie in Ihrem ERP-Budget einplanen sollten. Schauen Sie dazu auch in unseren Beitrag "Was kostet ein ERP-System?", indem wir ausführlicher auf die einzelnen Punkte eingehen und Ihnen auch konkrete Zahlen nennen.

Doch bevor Sie jetzt zum Taschenrechner greifen und Zahlenkolonnen aufs Blatt zaubern, nennen wir Ihnen fünf weitere Budgetpunkte, die oft auf den ersten Blick nicht zu erkennen sind.

1. Die Zeit Ihrer Mitarbeiter

Damit Ihr ERP-Projekt ein voller Erfolg wird, benötigen Sie nur die besten Leute in Ihrem Team. Und deren Zeit ist wertvoll. Vergessen Sie also nicht, auch die Kosten der Arbeit einzuplanen, die in der Implementierungsphase entweder nicht erledigt werden kann oder deutlich länger dauert als gewohnt.

Möchten Sie solche Lücken vermeiden, müssen Sie die Kosten für zusätzliche Kräfte ebenfalls in Ihr ERP-Budget einrechnen. 

2. Die Zeit Ihres Projektleiters

Mit einem passenden Projektleiter steht und fällt der Erfolg Ihrer ERP-Einführung (wenn Sie noch Tipps brauchen, wie Sie den perfekten Projektleiter in Ihrem Unternehmen finden, dann lesen Sie hier weiter).

Geben Sie Ihrem Projektleiter ausreichend Zeit, sich ausführlich mit der Thematik zu befassen, das perfekte Projektteam zu finden und es auch aktiv zu motivieren und zu leiten. 

Auch das schlägt sich in seiner sonstigen Tätigkeit nieder und muss eventuell ausgeglichen werden. Das gehört also ebenfalls in Ihr ERP-Budget.

3. Finden Sie Key-User und erstellen neue Abläufe

Das neue ERP-System soll Ihnen in erster Linie dabei helfen, Ihr Unternehmen effizienter zu führen. Das klappt nur, wenn alle Abteilungen und Arbeitsabläufe analysiert und auch angepasst werden.

Sie benötigen ein abteilungsübergreifendes Team, um sowohl bestehende Prozesse zu definieren als auch Verbesserungen und Anpassungen zu erarbeiten. 

Im nächsten Schritt müssen diese Prozesse ausführlich getestet und dokumentiert werden. Auch dabei werden einige Personen von ihren üblichen Tagesaufgaben abgezogen, daraus ergeben sich weitere vielleicht nicht gleich ersichtliche Kostenpunkte für Ihr ERP-Budget.

4. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Ein ERP-System lernt man nicht eben "on the go". Sie müssen also in intensive Mitarbeiter-Schulungen investieren. Sowohl in Grundfunktionen als auch in wichtige Key-User, die viel tiefer im System arbeiten können. 

Bedenken Sie, dass solche Kosten auch bei Neueinstellungen und/oder Abteilungswechsel passieren. Notieren Sie auch das in Ihrem ERP-Budget und denken über eine Wissensbibliothek nach, auf die jeder Mitarbeiter jederzeit Zugriff hat. 

5. Zukünftige Anpassungen

Moderne ERP-Systeme sind flexibel und anpassungsfähig. Ihr Geschäftsmodell wird sich in den kommenden Jahren sicher wandeln und das ERP wird mitwachsen.

Dafür wird es weitere Anpassungen brauchen, die vielleicht nicht nur intern gelöst werden können. Planen Sie vorausschauend auch zukünftiges Customizing in Ihr ERP-Budget ein. 

In der Praxis erleben wir häufig, dass Kunden - verständlicherweise - einen Festpreis für Ihr ERP-Projekt wissen möchten. Doch Einführungsaufwände, Detailabläufe und eben die versteckten Kosten können selten genau vorhergesehen werden. 

Ein ERP-Budget benötigt also immer einen ausreichenden Puffer, mit dem Sie eine solide Basis für Ihr ERP-Projekt schaffen und somit weiterem Ärger vorbauen. Wie hoch dieser ausfällt, muss Ihr ERP-Anbieter ja nicht unbedingt erfahren.

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