Godelef Kühl Einsichten #digitalnormal, Digitalisierung

Wer nicht anfängt, hat das Nachsehen: Fünf Thesen zur Digitalisierung

Worauf deutsche Firmen verstärkt achten sollten, um digitale Vorhaben erfolgreich in die Tat umzusetzen.

Die Digitalisierung ist im deutschen Mittelstand angekommen. Das zeigt sich nicht nur bei alltäglichen Beobachtungen in Produktionshalle, Vertrieb oder Marketing, sondern ist auch in diversen Studien festgehalten. So hat der Digitalisierungsindex  von Telekom Deutschland und techconsult beispielsweise herausgefunden, dass bei 42 Prozent der Unternehmen das Thema Digitalisierung bereits fest in der Geschäftsstrategie verankert ist. 2016 war dies erst bei 27 Prozent der befragten Firmen der Fall. Doch so erfreulich diese Entwicklung auch ist: Damit die Digitalisierung in Unternehmen zur Normalität wird, muss noch einiges geschehen. Mit der Aktion #digitalnormal möchten wir seit letztem Jahr für ein besseres Verständnis, ein Umdenken rund um das Trendthema Digitalisierung sorgen. Die folgenden fünf Thesen zeigen, worauf Firmenlenker und ihre Teams künftig verstärkt achten sollten, um Digitalisierungsstrategien in messbare und nachhaltige Erfolge zu verwandeln.  

1. These: Zu langes Grübeln verhindert erfolgreiche Digitalisierung. Wer mithalten will, muss anfangen.  

Der allerwichtigste Rat im Zusammenhang mit Digitalisierungsprojekten lautet: anfangen! Scheinbar warten bei diesem Thema viele Unternehmen noch immer auf den Propheten, der für sie vom Berg herabsteigt und ihnen vorgibt, wie und was sie tun sollten. Dabei ist die Digitalisierung eine Entwicklung, die jedes Unternehmen, jede Organisation in die eigenen Hände nehmen muss. Hierzu gehört auch, dass sie bestimmen: Jetzt wird nicht länger beobachtet und auf den idealen Zeitpunkt gewartet, jetzt wird gestartet.  

Natürlich ist es utopisch davon auszugehen, dass sich Unternehmen sofort von Grund auf umstellen und rationalisieren können. Stattdessen ist es hilfreicher und sinnvoller, zunächst die Stellen zu identifizieren, an denen der Druck am größten ist. In einem folgenden Schritt sollte dann eine Abgrenzung stattfinden: Diese positiven Effekte kann eine Digitalisierung des jeweiligen Prozesses im Vergleich zum ehemals meist aufwändig manuellen Vorgehen haben. Eine zunächst isolierte Betrachtung einzelner mit Schwierigkeiten oder Verzögerungen verbundener Workflows kann den Start in die Digitalisierung signifikant vereinfachen.  

2.    These: Die Digitalisierung setzt an dem Punkt an, wo die Schmerzen am größten sind.  

Es gibt bezüglich der digitalen Transformation keine Allheilmittel, keine Ratschläge oder Routenpläne, die für jedes Unternehmen gleich gut geeignet sind. Stattdessen sollte jede Organisation, eine auf die eigenen Belange zugeschnittene und passgenaue Strategie entwickeln und eruieren: In diesem Bereich gibt es viele Herausforderungen und Schwierigkeiten.  

Hier macht es am meisten Sinn, digitale Workflows und Tools in Erwägung zu ziehen. Beispiel Mobilität: Oft mangelt es vielerorts noch an konkreten Ideen und Technologien, um auch mobile Mitarbeiter mit ins Boot zu holen und beispielsweise die Prozesse in Vertrieb und Außendienst effizienter zu gestalten.  

Ein weiterer Bereich, der verstärkt Beachtung finden muss, ist das Thema Datensammlung und -speicherung. Erst wenn die Ziele klar definiert sind, können Technik und Software folgen. Firmen sollten diesbezüglich eine stringente und nachvollziehbare Roadmap aufstellen und darin die wichtigsten Ziele und wie diese erreicht werden können formulieren.  

Des Weiteren ist es sinnvoll, digitale Wettbewerber zu analysieren: Was muss unternommen werden, um Innovationen und Lieferzeiten zu beschleunigen? Last but not least gilt es, die IT auf den Prüfstand zu stellen. Veraltete Geschäftssoftware bremst Digitalisierungsvorhaben aus. Stattdessen müssen IT und Geschäftsstrategie eine Einheit bilden, Lösungen sollten sich flexibel an neue Anforderungen anpassen lassen.  

3.    Wer digitale Entscheidungen aus dem Bauch heraus fällt, geht zu einseitig und unbedacht vor. Klare Mess- und Ansatzpunkte müssen her.

Statt Pi mal Daumen zu entscheiden, sollten Firmen Daten und bereits vorhandene, in den Systemen vorliegende Informationen nutzen, und diese in ihre Strategieplanung und -umsetzung miteinbeziehen. So kann das digitale Tool Business Intelligence (BI) angedockt ans ERP beispielsweise hilfreiche und wertvolle Einblicke bieten und anhand konkreter Daten und Zahlenentwicklungen zeigen: Dieser Weg ist sinnvoll oder nicht. Die Mehrheit der Unternehmen beschäftigt sich aktuell mit der Digitalisierung von Vertriebsprozessen, um insbesondere dem Kunden durchgängig digitale Erlebnisse an die Hand zu geben. Themen wie Mobility, Datensammlung und Analyse sowie IoT sind zentrale Themen des digitalen Wandels, die in vielen Firmen jedoch vermehrt aufgegriffen werden sollten.  

Zwar ist das Internet der Dinge beispielsweise oftmals Diskussionsthema, es fehlen aber strategische Ansätze und Pläne, wie diese Entwicklung in die eigenen Firmenpläne miteinfließen kann. Um hier voranzukommen, ist es ratsam, digitale Use Cases zu identifizieren, die sich schnell und einfach testen, mit Daten untermauern lassen. Ein typisches Beispiel aus der Handelspraxis: Papiergebundene Kommissionierung soll mit einem mobilen logistischen Prozess unterstützt werden, Wareninformationen lassen sich beispielsweise mit dem Handscanner lesen.  

Hier ist es sinnvoll, Durchlaufzeiten zu vergleichen, um so konkret zu sehen: Wie sehr wird der digitale Prozess diese Aufgabe beschleunigen und hierdurch effizienter machen? Kann sich eine Digitalisierung an dieser Stelle finanziell lohnen?  

Ein anderes Beispiel: Kann der Mitarbeiter einen Auftrag beim Kunden direkt digital aufnehmen und zur weiteren Bearbeitung schicken, kostet dies viel weniger Zeit und Aufwand, als wenn dieser Auftrag erst einige Tage im Koffer des Mitarbeiters durch die Gegend getragen würde, bevor weitere Schritte in die Wege geleitet werden.  

4.    Ohne ERP können Unternehmen nicht richtig und effizient digitalisieren.

Viele Unternehmen bauen aktuell aufgrund der immer weiter voranschreitenden Digitalisierung eine bunte Tool-Landschaft zusammen und betrachten jeden einzelnen Bereich oder Prozess isoliert: Hier wird eine App für das Marketing gekauft, dort ein Tool für den Vertrieb und dann noch neue Geräte für die Mitarbeiter im Außendienst. Aus der Cloud und auf Knopfdruck gibt es jede Anwendung zur Miete.  

Das Problem: Am Ende sind 30 Tools zusammen und jedes Mal müssen alle Daten nochmals separat eingegeben werden, ein langwieriges und ineffizientes Vorgehen. Beim ERP profitieren Unternehmen von einem „Single Point of Truth“: Alle Geschäftsprozesse und Daten sind im Backend in einem System zusammen und sauber aufbereitet. Das ERP dient im digitalen Wandel als der zentrale Punkt der Datenpflege. Alle in der Organisation, die auf Daten zugreifen – egal ob Mensch oder Applikation – haben hierdurch die Sicherheit, dass die erforderlichen Informationen korrekt, aktuell und verlässlich ist. Mit dieser Datenbasis im ERP können auch weitere automatisierte Prozesse problemlos im Backend laufen.  

Wichtig ist ein ERP, das flexibel und stets an neue Anforderungen anpassbar ist. Ein Plattformansatz hilft, in kleinen, gut planbaren Schritten vorzugehen. Jeden Tag entstehen aktuell neue Anwendungen, die sich durch die Nutzung von Micro-Services ermöglichen lassen. Wer beispielsweise RMA über den Chat-Bot anfragen will, kann die Sprachintegration über den KI-Service aus der Cloud nutzen. Aus den ERP-Daten lassen sich automatisierte personalisierte Informationen ziehen und in digitale Kampagnen umwandeln.  

Für den Digitalisierungserfolg ist ein agiles ERP ratsam, mit dem sich Prozesse modellieren und eigenständig verändern lassen. Zudem sollte es mit anderen Systemen kompatibel und stets problemlos erweiter- und veränderbar sein.  

5.    These: Nur wer gelassen und gut geplant mit der Digitalisierung umgeht, kann bedacht und angstfrei Chancen erkennen und ergreifen.  

Auch wenn der Begriff in aller Munde ist, gibt es streng genommen keine digitale Revolution, denn der digitale Wandel ist ein fortlaufender Prozess, aus dem stets neue Geschäftsfelder entstehen. Um dieses Potenzial optimal zu nutzen, sind veränderte Führungsmechanismen vonnöten: Neue Systeme und Tools sollten nicht von oben bestimmt und eingesetzt werden.  

Stattdessen müssen Veränderungsprozesse anmoderiert, die Belegschaft mit ins Boot geholt werden. Zu Beginn des Digitalisierungsvorhabens sollten Entscheidungsträger und Firmenlenker daher Sorge tragen, dass alle Rädchen im Firmengetriebe den digitalen Wandel mittragen. Daher muss von Anfang an eine klare und ehrliche Botschaft vermittelt werden: „Nein, die Digitalisierung ist kein Drohszenario. Sie ist aber auch kein Allheilmittel ohne Risiken und Schattenseiten. Stattdessen muss digital zur Normalität werden.“  

Damit dies gelingt, gilt es zudem, zwar das große Ganze im Auge zu behalten, aber dennoch Schritt für Schritt vorzugehen und zugleich Unternehmensausrichtung und -ziele stets transparent und kontinuierlich an die Mitarbeiter heranzutragen. Die Studie „Psychologie der Digitalisierung“ hat in diesem Zusammenhang herausgefunden, dass jeder zweite Befragte den digitalen Wandel als großes Wagnis sieht.  

Damit die Möglichkeiten digitaler Geschäftsprozesse wie Effizienz- und Umsatzsteigerungen voll ausgeschöpft werden können, muss digital aber zur Selbstverständlichkeit werden. Ansonsten ist sie ein Fremdkörper im Firmengefüge und kann nie ihr gesamtes Potenzial entfalten.

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