Daniel Schmitt Einsichten Workflow, BPM, Digitalisierung

Heute schon Workflows definiert?

Wie organisieren Sie Ihre Arbeit? Schreiben Sie Listen? Haben Sie Abläufe, an denen sich Ihre Teams orientieren? Oder handelt Ihr Unternehmen nach dem bewährten „Das haben wir schon immer so gemacht“-Prinzip? Wenn das funktioniert – schön und gut. Aber Hand aufs Herz. Wir alle wissen: Das ist nicht der Weisheit letzter Schluss. Effizienz geht anders. Wessen es stattdessen bedarf, sind professionelle, standardisierte Workflows.

Sind Sie schon im Flow?

Wahrscheinlich sind Sie es. Schauen Sie doch einfach mal auf Ihren Arbeitsalltag. Bestimmt gibt es Tätigkeiten, die sich bei Ihnen häufig wiederholen. Vielleicht müssen Sie regelmäßig Kundendaten erfassen, Rechnungen prüfen, Projektschritte durchführen, Produktionsschritte abhaken. Das alles sind standardisierte Prozesse und sicherlich haben Sie Ihr „Schema F“ dafür.

Im Prinzip haben Sie also eine Checkliste im Kopf, die Sie dabei abhaken. Und das ist auch gut so. Anhand dieser Liste prüfen Sie Ihre Tätigkeit und verringern so mögliche Fehler. Vielleicht nennen Sie es Ablauf – wir nennen es Workflow.

Ein solcher Workflow hat viel Gutes. Er macht Ihnen die Arbeit leichter. Sie müssen sich nicht mehr so sehr auf den Prozess konzentrieren, sondern können sich auf das Wesentliche fokussieren: auf das fehlerfreie Abarbeiten. Dazu kommt, dass es so natürlich auch viel schneller geht. Denn je komplexer der Workflow ist, umso mehr Ressourcen frisst er auch.

Workflows für das ganze Unternehmen.

Nun arbeiten Sie natürlich im Unternehmen nicht allein. Das heißt: Ihre Workflows sollten sich im Idealfall auch auf die Kollegen im Büro oder in anderen Abteilungen weiterdeklinieren lassen. Sie merken: Ab hier wird es komplizierter. Denn jetzt müssen wirklich Standards geschaffen, beziehungsweise einheitliche Workflows definiert werden.

Hier kommt das Business Process Management ins Spiel. Dabei geht es nicht nur um das Mikromanagement, sondern darum, effiziente Workflows über das ganze Unternehmen hinweg zu definieren. Und das anhand von Unternehmenszielen und tatsächlichen betrieblichen Möglichkeiten.

Dies kann, je nach aktueller Situation in Ihrem Betrieb, ein längerer Prozess sein. Aber auf jeden Fall ein lohnender. Denn je effizienter Ihre Geschäftsprozesse sind, umso effizienter ist auch Ihre Arbeitsweise. Und das sichert Ihnen klare Wettbewerbsvorteile. Die gute Nachricht ist: Ihre IT kann Ihnen dabei helfen.

ERP und Workflows – ein echtes Dreamteam.

Ihr ERP-System ist der Dreh- und Angelpunkt im Unternehmen. Hier fließen Daten aus allen Abteilungen zusammen. Es ist also die beste Ansatzstelle für Ihre Workflows. Hier werden Ihre analogen Prozesse digital.

Doch es gilt die schöne Weisheit von Thorsten Dirks, ehemaliger CEO von Telefónica Deutschland: „Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess.“ Deshalb: Augen auf beim Digitalisieren!

Wenn Sie also Ihre Prozesse in Workflows übersetzen, sollten Sie sich vor allem einer Tatsache immer bewusst sein: Workflows definieren ist selbst ein Prozess!

Und dieser Prozess besteht aus vier Schritten:

  1. Definieren Sie Ihren Workflow
    Welche Arbeitsschritte sind erforderlich? In welcher Reihenfolge werden sie abgearbeitet? Unter welchen Bedingungen werden sie durchgeführt? Wer darf sie durchführen und wer sollte sie durchführen?
  2. Führen Sie Ihre Workflows durch
    Wenden Sie Ihre Workflows an und testen Sie sie auf Herz und Nieren.
  3. Überwachen Sie Ihre Workflows
    Achten Sie bei der Durchführung darauf, ob die definierten Workflows auch funktionieren. Bilden Sie den Betriebsalltag ab? Erfüllen Sie die Anforderungen? Gibt es Optimierungspotenzial? Erkennen Sie neue Möglichkeiten, die durch die Digitalisierung erst möglich wurden?
  4. Passen Sie Ihre Workflows an
    Nachdem Sie bei der Überwachung Ihrer Workflows eine Bestandsaufnahme gemacht haben, können Sie Ihre Workflows nun anpassen. Stellen Sie neue Regeln auf, optimieren Sie sie.

Sie werden erkennen, dass Sie diese Schritte immer wieder durchlaufen. Das hat nichts mit Ineffizienz zu tun. Im Gegenteil. Durch die Digitalisierung können Sie den Anforderungen des Markts einfach besser und schneller - und effizienter -  begegnen. Und das wirkt sich auch auf Ihre Workflows aus.

Den einen, allgemeingültigen Workflow gibt es selten beziehungsweise gar nicht. Deshalb verfügt godesys ERP auch über einen mächtigen Customizer, mit dem Sie Ihre Workflows grafisch definieren können. Damit stellen Sie Ihre eigenen Regeln für das Abarbeiten Ihrer Prozesse auf – oder passen Sie eben auch kinderleicht an.

Daten, die bei der Abarbeitung von Workflows in godesys ERP entstehen, werden ebenfalls erfasst. Sie können so beispielsweise eine Änderungshistorie von Datensätzen einsehen und erfahren so genau, wann bestimmte Unterprozesse im Workflow angegangen wurden oder wie lange es im Unternehmen dauert, bestimmte Schritte durchzuführen. So erkennen Sie schnell, ob es auch zeitliches Optimierungspotenzial gibt.

Wer Workflows definiert, definiert betrieblichen Erfolg.

Businessprozesse aufstellen und Workflows definieren ist und bleibt die Grundlage unternehmerischen Erfolgs. ERP-Systeme sind ein entscheidendes Erfolgskriterium, das Ihnen hilft, diese umzusetzen. Aber sie sind und bleiben ein Werkzeug. Wenn die Prozesse und Workflows nicht rund laufen, kann Ihnen auch das beste Werkzeug nicht helfen. Thorsten Dirks hat es mit seinem oben stehenden Zitat sehr gut zusammengefasst. Jeder strategische Gedanke, den Sie hier hinein stecken, lohnt sich!

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