Hans-Jürgen Zinn Einsichten Informationsmanagement

Hausaufgaben bei der Datenpflege.

Fünf Tipps, wie Ihnen Informationsmanagement gelingt.

Konsequentes Handeln im Umgang mit den digitalen Daten ist Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches und modernes Informationsmanagement im Unternehmen. Die fortschreitende Digitalisierung stellt neue aber auch viele altbekannte Anforderungen an das Informationsmanagement. Wir geben Ihnen fünf Tipps, damit es rund läuft.

1. Stammdatenpflege wird noch wichtiger

Wenn es um Informationsmanagement im Unternehmen geht, fängt alles mit der Stammdatenpflege an. Nach wie vor können die eingesetzten IT-Systeme als stammdatengetriebene Systeme bezeichnet werden. Hat man hier (1) die geeignete Datenstruktur gewählt und (2) diese Daten dann konsequent, durchgängig und ordentlich gepflegt, können alle daraus abgeleiteten Prozesse und Datenverarbeitungsschritte optimal durchlaufen werden.

Oder anders ausgedrückt: Je stärker digitalisierte Prozesse etabliert werden, umso wichtiger ist eine hohe Stammdatenqualität. Eine workflow-gestützte Bearbeitung bereits bei der Stammdatenpflege, die auch einen verlässliche und zeitnahe Pflege der Stammdaten über Mitarbeiter und Abteilungsgrenzen hinweg organisiert, steuert und kontrolliert erscheint zukünftig daher unerlässlich zu sein.

2. Integration von strukturierten und unstrukturierten Daten

Wurde bisher in der Diskussion um digitale und weitestgehend automatisierte Prozesse nur über strukturierte Daten, also Daten die in strukturierter und klar definierter Form in entsprechend organisierten Datenbanken abgelegt sind, gesprochen, so müssen zunehmend auch Daten in unstrukturierter Form, also freie Texte und Bilder mit in diese Prozesse einfließen.

Zum einen bedeutet dies, dass diese Dokumente und Bilder eine digitale Ablage erfahren und nach aktuellen Stand in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder vergleichbarem System verwaltet werden. Um den zukünftigen Anforderungen an digitalen Prozessen gerecht zu werden, müssen die Prozessabläufe der digitalen Dokumentenverwaltung mit den digitalen Abläufen von ERP- und anderen Verarbeitungssystemen integriert werden. Ein gemeinsames Workflow-System oder mindestens eine hohe Durchlässigkeit zwischen beiden Systemen ist somit zwingend erforderlich.

3. Prozesse definiert

Kern der bisherigen Betrachtung ist somit eine drastische Zunahme an digitalen Prozessen, die im Unternehmen umgesetzt werden müssen. Dabei sind digitale Prozesse darüber definiert, dass sie auf digitalen Daten basieren und diese weitere verarbeiten. Wesentlich ist aber zudem, dass Prozesse digital sprich automatisch ablaufen.

Um dies tun zu können, ist ein klarer, präziser und eindeutiger Prozessablauf zu definieren, der auch den Widrigkeiten der Tagespraxis standhält. Leicht gesagt, aber alles andere als trivial in der Umsetzung. In der Regel gibt es eben nicht den Prozess, sondern je nach Gegebenheit unterschiedliche Prozessabläufe mit vielerlei Verzweigungen, Sonderregeln und Entscheidungsprozessen, die nicht mehr von der Erfahrung und Intuition des Sachbearbeiters oder Abteilungsleiters abhängen, sondern anhand von hinterlegten Regeln und Wertetabellen ablaufen.

Schnell ist hier ein undurchsichtiges Labyrinth an Prozessketten aufgebaut, dass kaum einer durchschaut und schon bald nicht mehr beherrschbar ist. Daher steckt in diesem Arbeitsschritt eine besonderer Herausforderung, der natürlich dann auch wieder neue Fragen zur Stammdatenpflege aufwirft.

4. Organisation überdenken

Will man zunehmend digitale Prozesse etablieren, wird sich also die Arbeitsweise teilweise gravierend ändern. Es finden Arbeitsverlagerungen statt. Laufen in einem Bereich viele Prozesse immer automatisierter ab, basieren sie zunehmend auf Daten, die in anderen Bereichen entstehen oder gepflegt werden.

Wurde dabei bisher nicht sonderlich akkurat gearbeitet, da in der weiteren Verarbeitung Menschen diese Daten geprüft und im Prozess angepasst haben, so entstehen bei digitalen Prozessentscheidungen hier gravierende Fehler. Die Organisation muss folglich entsprechend angepasst werden, um einen sicheren und qualitativ hochwertigen Ablauf und richtige Stammdaten in verlässlicher Qualität sicherzustellen.

5. Mitarbeiter mitnehmen und nicht überfordern oder gar übergehen

Dass dies nicht von heute auf morgen direkt klappt, liegt auf der Hand. So eine Umsetzung kann nur Schritt für Schritt erfolgen und benötigt am Anfang höhere Kontrollprozesse der erfahrenen Mitarbeiter.

Die Ziele und das Grobkonzept müssen erarbeitet und entsprechend kommuniziert werden. Auch muss offen mit der Tatsache umgegangen werden, dass sich die Zusammenarbeit und die Arbeitsinhalte für die Beteiligten ändern werden. Letztlich muss auch die Frage für jeden Einzelnen beantwortet werden, welche Position er in dieser neuen Organisation hat, welche Vor- und Nachteile er durch die fortschreitende Digitalisierung gewinnt und warum seine Arbeit und die konsequente und korrekte Datenpflege für den Erfolg so wichtig sind.

Es muss aber auch klar werden, dass die durch die Digitalisierung gewonnene beziehungsweise zu gewinnende höhere und um ein vielfaches schnellere Prozess- und Datenqualität und die damit verbundene Etablierung von rund um die Uhr funktionierenden, digitalen Prozessen im zukünftigen Wettbewerb unerlässlich sind.

Der Mitarbeiter wird also vom Umsetzer zum Moderator der Prozesse, der durch konsequente Pflege von Daten und Entscheidungsparametern den Erfolg sicherstellt. Ein enormer Wertewandel, mit besonderen Herausforderungen für alle Beteiligten.

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