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Daniel Schmitt Einsichten ERP-Auswahl, ERP System, ERP-Lösung

DMSWOW! Was sich alles geändert hat.

Dokumentensuche damals und heute. Keine Retrospektive, sondern eine klare Weiterentwicklung in Sachen DMS. 

Diesen Blog-Beitrag möchte ich mit einem Paukenschlag beginnen. Ich spreche nicht gern darüber, aber es ist wohl an der Zeit, es zu sagen: Ich bin Germanist. So, jetzt ist es raus. Sie wissen schon, das sind die Leute, die fürs Taxifahren studieren. Hab ich aber nicht. Ich bin stattdessen Werbetexter geworden. 

Nachdem das nun gesagt ist, will ich ein Wenig aus dem Nähkästchen plaudern. Über die Zeit, als ich noch studiert habe, und was sich seitdem geändert hat. Damit Sie jetzt nicht denken: Ah, Großvater berichtet aus der guten, alten Zeit, sei noch erwähnt, dass mein Abschluss schon in diesem Jahrtausend war. Ganz so alt bin ich also noch nicht. Und trotzdem sehe ich sehr deutlich, wie die Digitalisierung unsere Welt immer mehr durchdringt.

Sie können es sich sicher vorstellen: Als Germanist hat man viel mit Büchern zu tun. Große Bücher, kleine Bücher, alte Bücher, neue Bücher, schöne Bücher und auch jede Menge langweilige Bücher. Aber an diese musste man erst einmal kommen. Als armer Student blieb einem da nur eine Möglichkeit: die Bibliothek.

Ging man damals an eine der Institutsbibliotheken meiner Alma Mater stand man schnell schon vor dem ersten Hindernis. Der Zettelkatalog. Kennen Sie das noch? Wenn nicht, lassen Sie es mich kurz erklären.

Der Zettelkatalog war ein etwa schulterhoher Schrank mit vielen Schubladen. Darin befanden sich, sorgsam und bundesrepublikanisch ordentlich sortiert, unzählige Zettel im DIN-A7-Format, auf denen die einzelnen Bücher des Bestands inklusive deren Regale standen. Wenn man Glück hatte und die freundlichen Angestellten genügend Zeit zur Verfügung, konnte man darüber sogar nach Schlagworten recherchieren.

Ja, es war eine abenteuerliche Zeit. Man kam sich ein bisschen wie Indiana Jones vor, wenn man in die tiefen Schichten des Staubs eintauchte und am Ende der Suche den Heiligen Gral fand: das richtige Buch. So musste sich Howard Carter gefühlt haben, als er Tutanchamuns Grab fand. Nun blieb nur noch zu hoffen, dass das Buch auch wirklich dort stand, wo der Zettel es behauptete.

Mit der Zeit wurde die Universität – und ich benutze den Begriff mit ehrfürchtiger Vorsicht - digitaler. Computer wurden in der Bibliothek aufgestellt. Im Deutschen Institut waren es damals vier. Für das Privileg, dort recherchieren zu dürfen, nahm man auch gern blaue Flecken und mittelschwere Handgemenge auf sich. Denn die Suche im Online-System war weitaus komfortabler. Mit Schlagworten. Und konnte innerhalb des Bibliothekenverbands auch an anderen Universitäten fortgeführt werden. Es war ein bisschen wie Amazon. Denn man konnte die Bücher sogar per Fernleihe bestellen.

Das Beste aber war: Selbst die Fachzeitschriften waren dort aufgeführt. Und war Fortuna einem hold sogar digital hinterlegt. So konnte man sie am Bildschirm lesen. Drucken ging nicht. Denn Drucker gab es damals nicht in der Bib.

Aber zumindest machte es das einem wirklich einfacher. 

Während meiner Studentenjahre arbeitete ich bei einer TV-Produktion im Archiv. Das war ein sehr zäher, aber oftmals auch interessanter Job. Stunden verbrachte ich damit, Rohmaterial zu sichten und fein säuberlich in das Archivsystem einzugeben. Natürlich nach genauen Vorgaben. Denn die Suchfunktion beschränkte sich – anders als es beispielsweise Google heute tut – auf reine Buchstabenfolgen. In einer komplexen Sprache wie Deutsch kein einfaches Unterfangen. Hielt man sich aber nicht daran, verschwanden Daten eben im Nirwana und wurden nie wieder gefunden.

Die tatsächlichen Beiträge musste man noch brav im Archiv selbst aus dem Regal holen. Digital abrufen? Pustekuchen. Das sorgte nicht nur für lange Fußwege und abenteuerliche Kletterpartien auf Leitern, sondern auch für jede Menge Frust. Denn war ein Band ausgeliehen, hatte kein anderer Redakteur Zugriff darauf. Sie verstehen sicher, warum wir es sehr ernst meinten, wenn wir sagten: „Aber in zwei Wochen ist es wieder hier!“

Genauso sah es auch mit Musik aus. In einem unglaublich langweiligen System legten wir die Covertexte der CDs ab und verschlagworteten sie, damit man nach genau der richtigen Atmo suchen konnte. MP3 gab es damals schon. Das interessierte meinen Arbeitgeber aber wenig. Denn das Tonarchiv war weiterhin auf runden, silbernen Datenträgern gespeichert.

Nicht viel besser war es in meinem zweiten Nebenjob. Das Fremdsprachenzentrum der Universität. Hier konnten Studis nicht nur andere Sprachen lernen, auch ausländische Studierende konnten die notwendigen Deutschkenntnisse erwerben.  Der Stolz der Universität war damals das dort ansässige Multimedialabor, bei dem man die Möglichkeit hatte, selbstständig zu lernen. Über die Rechner dort hatte man Zugriff auf die Bibliothek der Einrichtung und konnte Übungen machen. Theoretisch. Denn vor den Lernerfolg hatten die Götter die Recherche gesetzt. Nichts lag digital vor. Nur Verweise, in welcher Bibliothek das entsprechende Material sich befand. Im schlimmsten Fall bedeutete das einen langen Spaziergang durch das gesamte Gebäude. Für manche war das so erschöpfend, dass sie ihre Kurse niemals zu Ende brachten. Auch ich kann bisher nur rudimentär Spanisch.

Ein letztes Beispiel hätte ich noch, aber ich mache es kurz. Ich sage einfach nur: Mikrofiche …

Was ich mit meinem kleinen Ausflug nach anno dazumal sagen möchte: Recherchieren und das Zugreifen auf Dokumente war damals ein echter Aufwand. Man plante alles sorgfältig, damit man sich weite Wege sparen konnte. Und man rechnete von vornherein mit langen Zeiten. 

Heute sieht das alles anders aus. Über das Internet lässt sich das gesammelte Halb-, Schein- und Fachwissen der Menschheit in Sekundenschnelle abrufen. Aber man muss nicht Google heißen, um Informationen leicht zugänglich zu machen. Das habe ich in den letzten Monaten hier bei godesys gelernt.

Können Sie sich vorstellen, wie groß meine Augen wurden, als ich das erste Mal godesys Documents gesehen habe? Mit Zettelkatalogen und Mikrofiche hat das nichts zu tun. Bestellungen, Aufträge, Rechnungen, Verträge, Listen, E-Mails, Notizen – alles kann hier digital abgelegt, archiviert und verschlagwortet werden.

Das geht mit wenigen Klicks. Passé ist das rigorose Regime, mit dem Daten standardkonform eingepflegt werden mussten. Vorbei das lange Suchen. Die qualvollen Stunden vor augenverzehrenden Benutzeroberflächen. Bye-bye Fernleihe. Adieu langes Warten. Ciao ciao, du zielloses Forschen nach dem richtigen Eintrag. 

Und nicht nur das. godesys Documents versteht das Dokument als Teil eines Ganzen. Über Standorte und Mitarbeiter hinweg kann jeder darauf zugreifen, es ändern, drucken, löschen, nutzen. „Oh, schöne digitale Welt“, entfleucht es da meinen Lippen, „wenn wir das damals schon gehabt hätten!“

Ich möchte hier nicht in einen Werbetext verfallen – das mache ich an anderer Stelle auf dieser Website schon genügend. Aber Sie können sich sicher denken, wie viel Zeit und Kosten das sparen kann. Die Änderungshistorie zeigt mir sogar, wer was wann mit dem Dokument gemacht hat. So geht wirklich nichts verloren. 

Sehen Sie sich nur einmal an, wie viele Dokumente und Informationen Sie am Tag produzieren. E-Mails, Rechnungen, Bestellungen, Notizen, Termine, Produktionsberichte, Kundenadressen. Wäre es nicht wunderbar, wenn Sie sich das alles sparen können? Digital sind die meisten Informationen ja ohnehin schon – oder schreiben Sie die Rechnung noch per Schreibmaschine? Mit einem Document Management System müssen sie nur noch eingepflegt werden. 

Schauen Sie sich das godesys Documents gern einmal an. Auf unserer Website finden Sie alles Wichtige darüber. Und wenn Sie das noch nicht überzeugt, lade ich Sie ein, mit mir einen gemeinsamen Nachmittag am Zettelkatalog zu verbringen. Ich bringe Ihnen dann auch gern die Dewey-Dezimalklassifikation bei. Die kann ich nämlich heute noch im Schlaf.

 

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