Godelef Kühl ERP, CRM und SCM ERP System, #digitalnormal, Mobility

BI-Tools für Dienstleister

Über die Kunst einfache Sachen richtig zu machen.

Nicht nur im Privatleben, auch im Berufsalltag stehen wir jeden Tag vor Entscheidungen. Manche mit weitreichenden Folgen, andere nur unbedeutend. Allen gemeinsam ist jedoch immer die Frage: „Welche ist richtig?“ Es muss nicht einmal immer das so genannte Paradox of choice sein, Marketing-Sprech für die Qual der Wahl, das uns hindert, die richtige zu finden. Manchmal fällt es uns einfach „nur“ schwer. Lassen Sie uns einen Blick darauf werden, woran das liegt und wie man damit umgeht.

Wieso nun fällt es mir schwer, die einfachen Entscheidungen zu treffen? Ich habe in meinem Unternehmerleben so viele Situationen erlebt, in denen das Urteil einfach schien und ich dennoch zögerte: Warum soll ich dem Kunden, der uns immer zusätzliche Arbeit macht, auch noch einen Rabatt geben? Ich habe doch jetzt schon das Gefühl, dass er für die zusätzliche Arbeit nicht adäquat zur Kasse gebeten wird!

Und bei dem anderen Kunden sollte ich den Vertrag einfach nicht verlängern. Es ist doch klar, dass der notwendige Personalaufwand deutlich höher war, als wir damals kalkuliert hatten. Dabei wollen wir nicht einfach nur Umsatz machen, wir wollen gesunden Umsatz, weil wir uns sonst nicht die Mitarbeiter leisten können, die wir brauchen.

Aber wieso kann ich im Personalgespräch sitzen und einem unserer Leistungsträger ein klares Nein zum Wunsch nach der erneuten Gehaltserhöhung geben, obwohl ich doch weiß, dass es bei einem Wechsel verflucht schwer wird, diese Stelle wieder zu besetzen?

Wir müssen lernen, das Einfache richtig zu machen.

Jeder Entscheidungsträger kennt solche oder ähnliche Situationen. Und zumeist fallen uns die Entscheidungen schwer. Obwohl wir wissen, welche Fakten wir abwägen müssen. Obwohl die Sache einfach ist.

Wir wollen als Dienstleister einem Kunden, der uns schon erhebliche Mehrarbeiten ohne Vergütung aus dem Ärmel geleiert hat, nicht nun auch noch einen dicken Rabatt auf die Schlussrechnung geben. Wir wollen keine Kontingent-, Wartungs- oder Was-auch-immer-Verträge, die uns am Ende mehr kosten als sie bringen. Und wir leisten uns keine Mitarbeiter, bei denen wir von vorneherein wissen, dass sie keinen Wertbeitrag für die Organisation erwirtschaften können.

Wir müssen also nur lernen, die einfachen Sachen richtig zu machen. Würden wir die Fakten kennen, könnten wir uns auch einfach entscheiden. Wir brauchen also BI-Tools für Dienstleister.

Und genau da wird die einfache Sache zur Kunst. 

Für die genannten drei Beispiele ist die Sache für mich einfach. Weil wir bei godesys diese Kunst mittlerweile beherrschen und ich mir die Daten in wenigen Minuten selektieren kann, sie vergleiche und bewerte und damit für mich nur noch überbleibt, eine einfache, durch die realen Fakten abgesicherte Entscheidung zu treffen.

Das heißt nicht unbedingt, dass ich mich beim Überbringen meiner Entscheidung wohl fühle. Auch ich kenne die Mühlsteine, wenn man Verantwortung trägt. Aber das eigentliche Treffen der Entscheidung fällt mir leicht. Weil sie eben auf klaren Fakten basiert. Und als Verstandsmensch, der ich nunmal bin, sichert mich das in meiner täglichen Arbeit ab.

Gebt mir Fakten!

Wie ich an diese Fakten komme? Diese sind das Ergebnis unserer in mehr als 25 Jahren gewachsenen Erfahrung im Umgang mit unseren eigenen ERP-, Projektmanagement- und BI-Tools. Wir nennen dieses komplexe Zusammenspiel dreier hochintegrierter Lösungen ganz einfach „ERP für Dienstleister“. Wenn Sie dagegen im Internet nach "BI für Dienstleister“ suchen, erhalten Sie zahllose Vorschläge. Hauptsächlich von Anbietern reiner BI-Lösungen. Die bieten ihnen zwar alle Lösungen, aber Sie erhalten so  trotzdem keine echten Antworten. 

Denn den Weg zur Antwort überlässt man nach wie vor Ihnen. Die für die Entscheidung notwendigen Daten beinhaltet keine einzige jener Lösungen. Für eine Antwort erwarten alle diese BI-Tools,  dass Sie zunächst einmal alle unterschiedlichen Datenquellen – also HR-System, ERP-Software, Ticketmanagement, CRM-Lösung, Zeiterfassung und was Sie sonst noch alles betreiben – anzapfen und die Daten sauber aufbereitet bereitstellen. Das aber ist das eigentliche Asset eines BI-Tools für Dienstleister. Dass jemand für Sie vorgedacht hat. Nur das bekommen Sie so nicht am Markt. Außer bei godesys. Sie glauben, ich nehme den Mund zu voll? 

Die Lösung heißt: Integration

Darf ich Sie auf meine Reise zur Erkenntnis mitnehmen: Warum alles selber machen? Gerade als Software-Unternehmer mit einem Stab von Programmierern weiß man, dass Fokussieren sinnvoll ist.

Und so begann mein Weg schon 1995 mit einer zugekauften Lösung für Servicemanagement. Damit konnte ich zwar alle Ressourcen des Unternehmens verwalten und planen, Verträge abrechnen und die Hotline steuern – aber die Frage nach der Profitabilität des Kunden wurde nur unvollständig beantwortet.

Denn Festpreis-Aufträge und Lieferungen mit Dienstleistungsanteil oder gar Projekte waren leider nicht integriert abbildbar. Doch meine Organisation hat gelernt, dass es wichtig ist, dass man alle Leistungen bewertet – nicht nur die fakturierbaren.

Irgendwann dann wurde der Wunsch nach einer Vollintegration ins ERP übermächtig und so haben wir über die Jahre alle Verkaufs- und Servicefunktionen in das godesys ERP integriert. Und während sich da draußen zahlreiche agile 4.0-Unternehmen immer noch wundern, warum die tollen, agilen Helpdesk-Tools das Unternehmen immer noch nicht nachhaltig besser machen, kennen wir schon fast zwanzig Jahre lang die Vorteile integrierter Lösungen.

Schon wenn wir beginnen, Tickets zu bearbeiten, haben wir eine kaufmännische Vorstellung, wo wir mit unseren Zeiten bleiben. Wir können uns alle Unternehmensleistungen aus Kunden-, Produkt und Mitarbeitersicht anschauen und feststellen, was wir gut machen und was wir besser lassen sollten. Das BI-Tool für Dienstleister zieht seine Grunddaten aus dem ERP-System und aggregiert Vertriebs-, Service- und Helpdesk-Informationen.

Die Digitalisierung verändert auch uns als Unternehmen. Seit einigen Jahren wachsen die Projektgrößen, die Komplexität nimmt immer mehr zu und Projekte benötigen immer häufiger für den Erfolg das Spezialwissen einiger weniger Spezialisten. Kapazitätsprognosen für Projekte sind gerade in der Angebotsphase eine heikle Angelegenheit. Wieviel Planung steckt man in Sachverhalte, die nicht sicher sind?

Wie viele sauber ausgearbeitete Projektpläne bekommt der Kunde und spiegelt jeder wirklich den aktuellen Stand der Ressourcenauslastung wider? Jeder Tag verändert die Plansicht, weil neue Aufträge eingelastet werden, weil Mitarbeiter erkranken oder wechseln. Gefehlt hat uns noch ein Multi-Projektmanagement-Tool mit automatischer Simulation.

2017 haben wir uns  mit Collinor verstärkt. Weil wir erkannt haben, dass uns MS Projekt nicht mehr weiterbringt und weil Kunden heute einfach erwarten, dass ein Dienstleister seine Projekte im Griff hat. Egal, wie viele komplexe Informationen dafür verdaut werden müssen. Mit Version 5.6 des godesys ERP sind die beiden Lösungen nun zusammengewachsen. ERP und Multi-Projektmanagement voll integriert. Von der Planung bis zur Abrechnung eine zentrale Stelle, an der alle Informationen von allen einfach genutzt werden können. Mobile Apps und Webportal stellen sicher, das alle Informationen fließen – egal wo Kunde oder Mitarbeiter gerade sind. 

Wir präsentieren: das BI-Tool für Dienstleister.

Das BI-Tool für Dienstleister ist dann erst in den letzten zwei Jahren entstanden. Weil erst jetzt wirklich alle Informationen in einer Lösung vorhanden  sind. Da liegt doch der Wunsch nahe, dass wir in der Geschäftsleitung nicht Einzelvorgänge, Listen und Statistiken vergleichen wollen. Sondern das Unternehmen über Dashboards und klar definierte KPI steuern wollen.

Das hat den Vorteil, dass ich dem Kunden rechtzeitig mitteilen kann, wenn sich Dinge anders entwickeln. Bietet aber auch die Möglichkeit dem einzelnen Mitarbeiter seinen Wertbeitrag aufzuzeigen, die Richtigen zu loben und zu fördern. Ich sagte doch, im Grunde ist es ganz einfach richtige Entscheidungen zu treffen. 

Die Kunst besteht nicht in der Entscheidung an sich, sondern darin, dafür über alle benötigten Daten zu verfügen und diese auch in den richtigen Kontext zu setzen. Das ist aber die Herausforderung bei einem BI-Tool für Dienstleister. BI-Systeme benötigen, um saubere Ergebnisse präsentieren zu können, sogenannte Cubes, in denen die Metadaten zur Auswertung aufbereitet zur Verfügung gestellt werden. Datenextraktion und Datenanalyse, insbesondere wenn die Zahl der Vorsysteme und Datenquellen nicht harmoniert sind, kann sonst schlichtweg nicht erfolgreich vorgenommen werden.

Woran erkennen Sie ein effizientes BI-Tool für Dienstleister?

Die korrekte Datenaggregation ist also die eigentliche Herausforderung. Ob Sie wirklich ein BI für Dienstleister betreiben, wissen Sie, wenn Sie z. B. folgende Antworten einfach erhalten:

  • Kann ich Projekt x oder y einfach annehmen?
  • Wie hoch ist meine Kapazitätsauslastung und welche Ressourcen sind Engpässe?
  • Verändern sich die nachgefragten Tätigkeiten, die einzelne Mitarbeiter erbringen?
  • Liegen die sinkenden Deckungsbeiträge am Kunden, Projekt, Mitarbeiter oder gar Produkt?
  • Verpassen wir Umsätze, weil die Time-to-market weiter zunimmt?
  • Stimmen Kundenumsatz und Deckungsbeitrag in Betrachtung zum Gesamtunternehmen?
  • Welche Kollegen sind für Projekterfolge unternehmenskritisch?
  • Wie hoch ist mein aktueller Fakturavorrat?


Die vorgenannte Listung ist aber doch nur ein kleiner Ausriss aus all den Fakten, mit denen Sie sich heute als Entscheidungsträger im Projekt- und Dienstleistungsgeschäft auseinandersetzen müssen. Ich habe mehr als zwanzig Jahre benötigt, um dieses Wissen aufzubauen, die Daten sauber sammeln zu lassen und die Erkenntnisse extrahieren zu können. Die gute Nachricht ist: Heute leben wir davon, meine Reise hat sich gelohnt. Und wenn Sie wollen, gebe ich Ihnen gerne einen detaillierten Einblick, wie einfach ich zu den richtigen Entscheidungen komme.

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