DMS - Dokumentenmanagement von godesys

Dokumentenmanagementsystem

godesys Documents: Die DMS-Software für das unternehmensweite Informationsmanagement Ihrer Dokumente und Akten

Warum ein mittelständisches Unternehmen auf ein Dokumentenmanagementsystem nicht verzichten kann: Bestellungen, Aufträge, Rechnungen, Verträge, Listen, E-Mails, Notizen - in Zeiten der Digitalisierung wächst die Zahl an elektronischen Unterlagen immer weiter und schneller an. Die Menge wird so groß, dass die Anforderungen an ein modernes Dokumentenmanagement heute weit über einen virtuellen Aktenschrank hinaus gehen. Denn kein Dokument macht alleine einen Sinn, sondern ist immer Teil eines Prozesses - Prozesse, die unternehmensweit wirken, über Standorte und Filialen hinweg. Daher muss eine DMS-Lösung intelligent arbeiten, diese Prozesse verstehen und wissen, welches Dokument wohin gehört und welchen Zweck es in dieser Kette hat. Nur so behalten Sie wirklich den Überblick, können sogar Wettbewerbsvorteile durch die Digitalisierung nutzen und erfüllen zudem auch die sich stetig ändernden gesetzlichen Anforderungen.

DMS - Dokumentenmanagement

Die Highlights unserer Dokumentenmanagement Software

Zeit sparen

Verkürzen Sie Bearbeitungszeiten und finden Sie Unterlagen schnell und einfach wieder. Automatisieren Sie wiederkehrende Ablagevorgänge, damit sich Ihre Mitarbeiter auf das Kerngeschäft konzentrieren können.

Immer auf der sicheren Seite

Die besten Rahmenbedingungen für revisionssichere Datenverwaltung. Vom Erfassen bis zur Vernichtung werden Ihre Daten zuverlässig archiviert. Das senkt das Risiko eines Datenverlusts auf ein Minimum.

Kosten senken

Verabschieden Sie sich von Papierbergen und teuren Lagerplätzen. Die digitale Dokumentenverwaltung steigert die Produktivität und Ihrem Unternehmen bleibt mehr Geld zum Investieren.

Produktivität erhöhen

Verlieren Sie nie wieder den Überblick über Ihre Dokumente und Prozesse. Der Activity Stream sorgt für eine nahtlose Zusammenarbeit und soziale Funktionen halten alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand.

Effizienz steigern

Funktionen zur Archivierung und Automatisierung machen Prozesse nachvollziehbar und transparent. In Ihrem Unternehmen wird die Zusammenarbeit optimiert und die Bearbeitungsqualität steigt.

Jederzeit für Sie da

Von der Erstberatung bis zur Implementierung und darüber hinaus: Mit dem exklusiven Support durch Ihren persönlichen Vertriebspartner haben Sie immer einen ausgewiesenen Experten an Ihrer Seite.

Die wichtigsten Funktionen und Features unseres Dokumentenmanagement-Systems

Fehlende Attribute suchen

Durch die Suche nach fehlenden Attributen lassen Sie sich alle unvollständigen Dokumente anzeigen und machen offene Arbeitsschritte sichtbar.

Mandantenfähigkeit

Durch die Mandantenfähigkeit können Sie Dokumentenbereiche anlegen, um einzelne Unternehmensbereiche und Abteilungen getrennt voneinander abzubilden.

Änderungshistorie

Listen Sie mithilfe der Änderungshistorie alle Bearbeitungsschritte Ihrer Dokumente auf und behalten immer den Überblick über die aktuellste Version (CheckJn/Check-Out Funktion).

Der digitale Papierkorb

Der digitale Papierkorb verhindert das versehentliche Löschen wichtiger Informationen, indem sie erst bei der manuellen Leerung des Papierkorbs endgültig gelöscht werden.

Der Activity Stream

Der Activity Stream hält sie immer auf dem Laufenden über den Status eines Dokuments: Somit sind Sie immer über Änderungen oder den letzten Bearbeitungsstand informiert.

Vordefinierte Workflows

Vordefinierte Workflows helfen Ihnen bei Arbeitsabläufen Zeit zu sparen. Adhoc-Workflows lassen sich ganz einfach an Ihren individuellen Wünschen und Anforderungen ausrichten.

Workflow gesteuerte Aktionen

Mit Workflow gesteuerten Aktionen aktivieren Sie externe Services über den Workflow und übergeben somit Daten, um externe Applikationen zu steuern.

Zugriffsrechte und Nutzerrollen

Setzen Sie klare Zugriffsrechte über die Verteilung von Nutzerrollen. Damit können Sie ein passendes Rechtesystem aufbauen, das zu Ihrer Unternehmensstruktur passt.

HTTPS- /TLS-Verschlüsselung

Durch eine HTTPS- /TLS-verschlüsselte Kommunikation zwischen Browser-Client und Server sowie zwischen zusätzlichen Diensten gewährleisten wir die vollste Sicherheit für Ihre Daten.

Systemstatus Benachrichtigungen

Die automatischen Systemstatus Benachrichtigungen machen schnelle Problemlösungen möglich und gewährleisten einen optimalen Betriebsablauf.

weitere Features

WebDAV Server, REST-Schnittstelle und zahlreiche Import- und Exportfunktionen

Infomaterial Dokumentenmanagement

Infomaterial Dokumentenmanagement

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Wozu braucht man ein DMS?

Der godesys Erklärbär erläutert Begriffe aus der ERP Welt, die jeder wahrscheinlich schon mal gehört hat, aber vielleicht nicht im vollen Umfang versteht. In dieser Folge erklärt Godelef Kühl, Vorstandsvorsitzender der godesys AG in Mainz, den Begriff "DMS".

FAQ zum Thema Dokumentenmanagementsysteme

Was steckt hinter dem Wort Dokumentenmanagement?

Entgegen der Schriftgutverwaltung, bei der es wie der Name schon sagt um die Dokumenten Verwaltung in Papierform geht, beschäftigt sich das Dokumentenmanagement mit der Organisation von elektronischen, meist Datenbank gestützten Dokumenten, i.d.R. als Dateien bezeichnet (z.B. Dokumente scannen). Zur deutlicheren Abgrenzung zwischen dem analogen und dem digitalen Gebiet spricht man auch vom elektronischen Dokumentenmanagement oder vom digitalen Dokumentenmanagement. Dabei geht der Umfang weit über die reine Dokumentenablage, die Email Archivierung und auch generell die digitale Archivierung hinaus, sondern ist als Teil des Workflowmanagements zu sehen.

Was leistet eine DMS Software?

Die elektronische Archivierung und die revisionssichere Archivierung sind heute ein Muss für jedes Unternehmen. Das Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS System, ist für viele Unternehmen nicht nur ein Werkzeug zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie die Langzeitarchivierung entsprechender Daten, sondern auch eine Wissensdatenbank über die aktives Wissensmanagement in Bezug auf die Weitergabe von Know How (oft via Intranet) betrieben wird, um z.B. sogenannte critical key positions zu vermeiden. Dokumentenmanagementsysteme werden zunehmend intelligenter und spielen eine Rolle auch im Bereich der Business Intelligence und beim Workflowmanagement. 

Gehören das Dokumentenmanagementsystem und das Business Process Management zusammen?

Ein klares ja! Entsprechend eingerichtet, weiß ein Dokumentenmanagementsystem, welche Dokumente zu welchem Workflow gehören. Schon bei den einfachsten Prozessen gab es früher immer den „cut“ zwischen dem digitalen Prozess und den Dokumenten in Papierform. Aufträge, Rechnungen, Zeichnungen – bestenfalls das Einscannen per Hand konnte diese Brüche wieder auf die rein elektronische Ebene bringen – mit entsprechender Fehleranfälligkeit und enormen Zeitverlust im Vergleich zu modernen Prozessen, die sich ganz und gar der Digitalisierung verschrieben haben. Heute ist in jedem Prozess zu jeder Zeit das richtige Dokument verfügbar – wenn denn die Dokumentenmanagement-Lösung die digitale Transformation mitgegangen ist.

Auf was ist beim Vergleich und der Auswahl eines DMS-Programms zu achten?

Der letzte Satz der vorhergehenden Frage gibt im Grunde schon die Antwort. Aber vorab seien Sie ganz sicher, nicht eine weitere Stand Alone Lösung in Ihrem Unternehmen zu installieren. Damit kann neben wesentlich höherem Wartungsbedarf auch eine nicht unerhebliche Investition in neue Hardware einhergehen, je nachdem z.B., auf welche Datenbankserver  das Programm angewiesen ist.  Perfekt ist es natürlich, wenn Sie das Dokumentenmanagementsystem in Ihr bestehendes ERP-System integrieren können, welches hoffnungsvollerweise ein gutes System für die digitale Zukunft ist. Und dann schauen Sie viel mehr auf das DMS als sehr gute Unterstützung eines guten BPM als auf die Eigenschaften, ein paar Dokumente zu archivieren. Das können Sie ohnehin voraussetzen. 

Was kostet ein Dokumentenmanagementsystem?

Wenn das Programm in Ihre bestehende ERP-Lösung integrierbar ist und sie keine neue Hardware benötigen (ggf. bietet sich eine Cloudlösung an), ist die Investition auf alle Fälle eine Ausgabe, die sich schnell und messbar amortisiert. Damit Sie ein Gefühl dafür bekommen, suchen Sie im Internet nach drei Programmen, die Ihnen passend erscheinen und vergleichen Sie die Angebote, um ein Gefühl dafür zu bekommen. Immer wichtig: Schauen Sie auf der Seite des Anbieters, ob es namhafte Referenzen gibt. Wenn Sie mit Ihrem ERP-System zufrieden sind und überzeugt sind, dass dort die Entwickler die Digitalisierung auch weitreichend auf dem Schirm haben, dann ist es sicher nicht verkehrt, auch diesen Anbieter anzusprechen, denn eine gute Integration ist so wahrscheinlich am besten gewährleistet. So oder so: Ein Dokumentenmanagementsystem ist heute ein ganz wesentlicher Baustein der IT-Landschaft im Unternehmen.