ERP Lösungen - CPG Konditionen

Vertriebscontrolling

Prinzipiell umfasst das Vertriebscontrolling sowohl den eigentlichen Vertriebsprozess bis zur Auftragserteilung wie auch die Umsatz- und Absatzentwicklung mit den vorhandenen Kunden. Damit ist eine tiefe Integration von BI und dem CRM-System ebenso wie mit dem Angebots-, Auftrags- und Fakturiersystem von hoher Bedeutung.

Themenübersicht

  1. Integration mit CRM, Angebots- und Auftragsverwaltung
  2. Darstellung des Vertriebsprozesses
  3. Umsatzanalysen nach unterschiedlichsten Kriterien
  4. Adhoc-Analysen
  5. 360-Grad-Blick in kürzester Zeit

Integration mit CRM, Angebots- und Auftragsverwaltung

Die Integration muss dabei in beide Richtungen funktionieren. Einerseits bezieht das BI-System alle Daten aus den genannten ERP-Modulen. Andererseits sind aber gerade im CRM- sowie Angebots- und Auftragsmodul die verdichteten Daten zum Kunden, einer Kundengruppe, eines Artikels oder einer Artikelgruppe wichtig. Hier will man sich schnell mal vor einem Kundenanruf oder direkt bei der telefonischen Auftragsannahme die Umsatzentwicklung des Kunden anschauen.

Die Daten im BI sollen nach unterschiedlichen Kriterien sprich Dimensionen selektier-, gruppier- und sortierbar sein. Dies ist natürlich für die verschiedenen Branchen und in der Einzelbetrachtung eines Unternehmens sehr unterschiedlich. Haben einige Großhandelskunden mehr die mehrstufig, hierarchische Kundengruppierung im Fokus, geht es bei anderen Anwendern eher um die Gliederung nach Auftragsarten oder Projekten. Die godesys Vertriebscontrollinglösungen bieten hier eine aus den Projekterfahrungen geprägte, umfangreiche Zusammenstellung der wichtigsten Dimensionen und Fakten, um allen godesys-Kunden einen schnellen Einstieg in die Vertriebsanalyse zu ermöglichen.

Darstellung des Vertriebsprozesses

Um einen vollständigen Überblick über den kompletten Vertriebsprozess zu erhalten, wurde die Vertriebsanalyse in folgende fünf Bereiche untergliedert:

  • Vertriebsplanung 
  • Leadgenerierung (sales stages) 
  • Vertriebsprojekte 
  • Auftragseingang 
  • Umsatzanalyse

Alle Bereiche können miteinander verglichen werden und so eine gute Analyse der Vertriebsentwicklung ermöglichen. So entsteht eine hervorragende Basis für das Überwachen und Analysieren des kompletten Vertriebsprozessen, begonnen bei der Planung, der Leadgenerierung und -bearbeitung über die erzielten Abschlüsse sprich den Auftragseingang und dem daraus resultierenden Umsatz.

Vertriebsplanung

Ein wichtiges Ziel der Vertriebsprozessanalyse ist die Steuerung der Vertriebsmitarbeiter. Daher werden zunächst im Sinne einer Umsatz-Zieldefinition die godesys ERP Umsatzplandaten je Vertriebsmitarbeiter in das BI-System übernommen. Zeitlich können die Daten in unterschiedlichen Aggregierungsstufen dargestellt werden. Mehrheitlich wird hier eine Monatsrasterung angewendet. Dementsprechend sind die mitgelieferten Standardanalysen in einer Monatsstruktur dargestellt.

Leadgenerierung (sales stages)

Das in godesys ERP integrierte Workflow-Managementsystem ermöglicht die sehr flexible und firmenindividuelle Definition von Vertriebsstufen (sales stages), die typischerweise vom Erstkontakt über Adress- und Leadqualifizierung bis zur Angebotserstellung und dem Vertragsabschluss führen. Diese individuell definierten Stati werden samt der zugeordneten Kunden beziehungsweise Interessenten und jeweiligen CRM-Informationen in das BI übernommen und ermöglichen so eine effektive Analyse des Vertriebspotentials je Vertriebssati. Dabei können die Informationen nach Vertriebsmitarbeiter und natürlich nach unterschiedlichen Zeiteinheiten sortiert und gefiltert werden. Über eine ansprechende und aussagekräftige grafische Aufbereitung entsteht bereits hier ein informatives Vertriebs-Dashboard.

Vertriebsprojekte

In vielen Unternehmen wird das godesys ERP Projektmodul auch bereits im Vertriebsprozess genutzt. Vertriebsprojekte bilden eine eigene Projektart und die Verwaltungsmöglichkeiten der Projektverwaltung bieten eine tiefergehende Bearbeitung der Vertriebskontakte im Vertriebsprozess. Auch hier kann über das integrierte Workflow-System noch einmal nach unterschiedlichen Stati unterschieden werden. Die Vertriebsprojekt-Stati ebenso wie die wichtigsten Informationen aus der Vertriebsprojekt-Verwaltung werden in das BI-Vertriebscontrolling-System übernommen und schaffen dort eine hohe Transparenz für den Vertriebsprozess.

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Auftragseingang

Ziel der Vertriebsaktivitäten ist der Vertragsabschluss beziehungsweise die Auftragserteilung durch den Kunden. In vielen Vertriebsorganisationen, insbesondere mit langlaufendem Projektgeschäft, wird der Vertriebserfolg der einzelnen Vertriebsmitarbeiter ebenso wie der gesamten Vertriebsorganisation anhand des Auftragseingangs gemessen. Grund hierfür ist der deutliche Zeitversatz von Auftragsabschluss und Umsatzgenerierung. Somit lässt sich im Abgleich von Umsatzplanung und Auftragseingang der Erfolg der Vertriebstätigkeit sehr gut nachvollziehen und im Sinne eines Soll- / Istabgleichs Rückstände auf das Vertriebsziel auch unterjährig schnell ermitteln.

Umsatzanalyse

Neben dem Abgleich der gesteckten Ziele aus der Vertriebsplanung mit dem Auftragseingang spielt natürlich der Vergleich der Planung mit der Umsatzentwicklung eine wichtig Rolle. Die Umsatzdaten werden aus dem ERP-System übernommen und stehen für vielfältigste Analysen und Vergleiche sowie eine ansprechende grafische Aufbereitung zur Verfügung.

Das Vertriebsprozess-Dashboard

Die oben beschriebenen Vertriebsprozessbereiche werden in einem Vertriebsprozess-Dashboard zusammengefasst und geben dort auf einen Blick eine Übersicht über den gesamten Vertriebsprozess. Dies kann dann in kumulierten Form für das gesamte Unternehmen, gefiltert je Vertriebs-Mitarbeiter oder als Vergleich mehrerer Mitarbeiter dargestellt werden. Dabei können die unterschiedlichsten Periodizitäten gewählt oder nach weiteren Kriterien sortiert und gefiltert werden. Top-10-Analysen, Rankings und prozentuierte Vergleiche runden das Bild ab.

Selbstverständlich bieten sich unterschiedlichste Grafikdarstellungen für den schnellen und einprägsamen Überblick an. Von der einfachen Darstellung mit der Tacho-Anzeige bis hin zu mehrdimensionalen Bubble- und Head-Grid-Grafiken können unterschiedliche Darstellungsformen genutzt werden. Dabei ist auch das grafische Analysieren durch Lasso- und Drill-down-Funktionen möglich.

Umsatzanalysen nach unterschiedlichsten Kriterien

Neben der Analyse des Umsatzes innerhalb der Überwachung und Analyse des Vertriebsprozesses werden im betrieblichen Alltag eine Vielzahl von unterschiedlichsten Umsatz- und Absatzanalysen benötigt. Der godesys Auftragsumsatz-Cube bietet hier im Standard bereits eine Vielzahl von Dimensionen und Kennzahlen, die einen schnellen Einstieg in eine erfolgreiche Umsatzanalyse ermöglichen.

Nicht benötigte Kriterien können dabei leicht ausgeblendet werden. Aber auch das individuelle Ergänzen weiterer Merkmale ist mit geringem Aufwand möglich.

Per Drag-and-Drop-Funktion können aus der Liste der im Auftragsumsatz-Cube angebotenen Kriterien und Kennzahlen Daten flexibel ausgewählt werden. Die gewählten Elemente können dabei wahlfrei horizontal und vertikal in der Analysetabelle angeordnet werden und auch die Reihenfolge kann per Drag-and-Drop leicht geändert werden. Jede Dimension kann dabei einfach zum Filtern eingesetzt werden und bietet somit eine schnelle und variable Umsatzanalyse.

Mit dem interaktiven Report-Designer lassen sich mit gleicher Technik auch Berichte erstellen, die mit entsprechenden Berichtsvorlagen verknüpft im Nu einen Bericht ergeben, der in unterschiedlichen Formaten erzeugt und in dieser Form direkt zum Kunden, Vertriebspartner, Vorgesetzten oder Kollegen gesendet werden kann.

Adhoc-Analysen

Etliche aussagekräftige Analysen, Reports und Dashboards werden im Standard geliefert. Weitere Versionen können leicht durch Veränderung der vorhandenen Analysen und Berichte erzeugt und unter neuem Namen abgespeichert werden. Aber auch der Neuaufbau einer Analyse, einer Grafik oder eines Berichtes kann mit den interaktiven Designern schnell erstellt und mit wenigen Handgriffen in ein Dashboard eingebaut werden. Der Aufbau oder das Speichern der vorgenommenen Änderungen in einem Dashboard unter neuem Namen ist sehr einfach möglich und schafft so eine neue Dimension der bedarfsgerechten Analyse in den Fachabteilungen, die ein Mitwirken der IT-Abteilung in der Regel überflüssig macht.

360-Grad-Blick in kürzester Zeit

Im Zusammenhang mit den Analysen wird immer über den Zugriff auf einzelne "Cubes" (Würfel) gesprochen. Dies ist eine anschauliche Bezeichnung für die Möglichkeit den riesigen Datenvorrat aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten. Stellt man sich diesen Cube zunächst als einen Würfel, der wiederum aus vielen kleinen Würfel besteht, vor, wird man schnell an den berühmten Zauberwürfel mit seinen unterschiedlichen Farbseiten erinnert und versteht, dass unterschiedliche Ausschnitte aus dem Gesamtwürfel möglich sind. Da ein Würfel aber nur drei Dimensionen hat, wir aber bei BI-Systemen in der Regel von mehrdimensionalen Analysen sprechen, dient der Zauberwürfel nur der ersten Anschauung. Die bildhafte Vorstellung von zwanzig oder mehr Dimensionen auf Basis dieses Modells überfordert uns dann doch. Letztlich leisten aber diese BI-Cubes genau das.

Das Betrachten der Daten aus unterschiedlichen Sichten und das Bilden der unterschiedlichsten Datenausschnitte. Als Benutzer definiert man nur die Kennzahlen und die Zeit- und Ordnungskriterien (Dimensionen) und ordnet sich in der Wunschreihenfolge senkrecht und waagrecht in der Tabelle an. Das BI-System liefert dann in kürzester Zeit die entsprechenden Informationen. Aus dem gewünschten schnellen Antwortzeitverhalten erklärt sich auch der Sinn, weshalb man diese Analysen in der Regel nicht auf Basis der operativen Daten durchführt, sondern die Daten in analytische Datenbestände, DataWarehouse genannt, überführt.

Mit der beschriebenen Flexibilität und Geschwindigkeit macht Vertriebscontrolling Spaß und animiert nicht nur Führungskräfte sich häufiger und intensiver mit konkreten Analysen zu beschäftigen.

Webinar: godesys CPG Konditionen

Webinar: CPG Konditionsmanagement

Vorstellung des godesys CPG Konditionsmanagement Systems.
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