ERP Lösungen - CPG Konditionen

Projekt- und Dienstleistungscontrolling

Das Controlling für das Projekt- und Dienstleistungsgeschäft stellt besondere Anforderungen an ein BI-System. Zum einen können die Einflussgrößen je nach Einsatzgebiet sehr vielfältig sein. Zum anderen tritt insbesondere in diesem Bereich der relativ große Versatz von Leistungserbringung und Leistungsabrechnung regelmäßig auf. Daraus ergibt sich für das BI-System, dass viele Dimensionen berücksichtigt werden müssen und auch die Kennzahlen nach den genannten Zeitpunkten ausgewertet und abgestimmt werden müssen.

Themenübersicht

  1. Auftragsanalyse
  2. Projektanalyse
  3. Zeitanalyse
  4. Fazit

 

Auftragsanalyse

Im Rahmen der Auftragsanalyse liegt der Hauptfokus auf dem Abrechnungsstatus des Projektes beziehungsweise der Dienstleistungsaufträge. In erster Linie werden folglich die Analysen, Berichte und Dashboards nach dem Abrechnungs- sprich Rechnungsstellungsdatum strukturiert und gefiltert.

Hierbei kann nach unterschiedlichen Auftrags- und Projektarten differenziert werden und die Analysen nach Kunden ebenso wie nach Artikeln und Artikel- oder Warengruppen verfeinert werden. Hinter Artikel und Artikelgruppen stehen hier aber nicht nur Materialien, die im Rahmen der Projektdurchführung oder Dienstleistungserbringung verwendet werden, sondern in der Vielzahl der Fälle für bestimmte Dienstleistungsarten, Serviceausprägungen und abrechenbaren Leistungen. Über das Vehikel der Artikelstrukturierung können die Angebots-, Auftrags- und Fakturafunktionen des ERP-Systems in optimaler Kombination mit dem Materialverbrauch und somit der kompletten Strukturierung des Projektes erfolgen.

Neben dieser Struktur können die Analysen auch nach Serviceauftragsarten, Leistungsarten oder Tätigkeits- und Leistungscode analysiert werden.

Einige Auswertungen haben aber auch den speziellen Fokus auf die Dienstleistungserbringer, sprich Mitarbeiter oder externen Dienstleister. Auch hierbei können wieder Gruppierungen nach unterschiedlichen Kriterien wie Ausbildungskategorien oder anderen Einteilungen für die Strukturierung, Zwischensummierung und Filterung der Daten eingesetzt werden.

Die Kennzahlen selbst stellen die aufgewendeten beziehungsweise fakturierten Dienstleistungsstunden, Materialen in Stück, Kilogramm, Meter, Liter oder anderen Einheiten dar. Dabei lassen sich die angebotenen oder beauftragten Werte mit den bereits abgerechneten Werten ins Verhältnis setzen und so auf allen gewählten Ebenen einen aktuellen Projekt-/Auftragsstand darstellen.

Die Darstellungen werden in den typischen Analysetabellen, in unterschiedlichsten Grafiken, in Berichtsform oder in aus diesen Komponenten übersichtlich zusammengestellten Dashboards bereitgestellt. Alle genannten Tools sind interaktiv durch den Benutzer gestaltbar und machen somit einen flexiblen Einsatz zum Bedarfszeitpunkt möglich. Daraus entsteht eine mächtige, stets aktuelles und bedarfsgerechtes Projekt- und Dienstleistungsauftrags-Controlling.

Projektanalysen

Die flexiblen und aufeinander abgestimmten Module des godesys ERP-Systems ermöglichen die Zuordnung zu Projekten. Somit bildet ein Projekt eine Klammer für alle daraus abgeleiteten oder später noch zugeordneten Aufträge. Im Rahmen der Projektanalysen werden die Auswertungen sehr stark mit Bezug zum Projekt dargestellt.

Die Auswertungen werden nach Projekttypen/-arten, Servicearten, Artikelgruppen oder Mitarbeiter/-gruppen differenziert und zeigen den aktuellen Stand zum den selektierten Projekt. Sehr schnell lassen sich so problematische Projekte herausfiltern, deren aktuellen Umsatz, Kosten, Rohertrag und Stunden-/Mengenaufwendungen darstellen und gegebenenfalls mit farblichen und grafischen Elementen aufbereiten und schnell die aktuell kritischen Punkte greifbar zu machen.

Aber auch die Projektnachbetrachtung oder die vergleichende Auswertung der Projekte wird hier vorgenommen. Dabei stehen der Rohertrag des Projektes ebenso wie der Rohertrag pro Einsatzstunde gegebenenfalls noch untergliedert nach Ausbildungsgruppe oder Leistungsart im Vordergrund und ermöglichen so eine Rückschluss auf erfolgreiche oder weniger erfolgreiche Projekte, Projekttypen etc.

Zeitanalysen

Im Projekt- und Dienstleistungsgeschäft spielen die Zeitanalysen eine hervorgehobene Rolle. Letztlich wird über die Dienstleistungserbringung der wesentliche Umsatz generiert, aber gleichfalls stellen die Dienstleistungen in der Regel auch den größten Kostenblock dar. Daher muss der Abgleich von erbrachten Leistungen zu abrechenbaren und abgerechneten Leistungen permanent im Blick behalten werden.

Die Zeitanalysen des godesys Projekt- und Dienstleistungscontrollings liefern die erforderlichen zeitnahen Einblicke. Pro Projekt, Kundenauftrag, Serviceauftrag oder anderen Gruppierungen werden die gemeldeten Stunden transparent und meist unterteilt nach Berechnungskennzeichen tabellarisch oder grafisch aufbereitet.

Wichtige Differenzierungskriterien bei den interaktiv gestaltbaren Analysen stellen die Unterscheidung von Leistungserbringungs- und Abrechnungsdatum sowie die Abgrenzung von gemeldeten zu abrechenbaren und abgerechneten Stunden dar und erlauben in ihrer Kombination und Gegenüberstellung ein transparentes Bild zum aktuellen Stand des Projektes oder Dienstleistungsauftrages. Häufig werden Projekte erst nach Erreichen eines Meilensteines oder eines Teilprojektabschlusses, in einigen Fällen sogar erst nach komplettem Projektabschluss, berechnet. Hier gilt es, mit den genannten Mitteln die Entwicklung der rückgemeldeten Stunden im Blick zu behalten.

Aufgrund der einfachen, interaktiven Einrichtung von Projekt- und Auftragsfiltern oder auch den Möglichkeiten der Verlinkung von Analysetabellen, Grafiken und Berichten innerhalb eines Dashboards wird mit dem godesys Projekt- und Dienstleistungscontrolling ein effektives, schnell adaptierbares und bedarfsgerechtes Analysesystem bereitgestellt.

Fazit

Im Zusammenwirken der bereitgestellten Auftrags-, Projekt- und Zeitanalysen wird ein Projekt- und Dienstleistungscontrolling unterstützt, das sowohl jederzeit den Überblick über Projekte und Dienstleistungsaufträge wie auch die gezielte Detailanalyse einzelner Aufträge und Leistungen effizient ermöglicht.

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