Dokumentenmanagement

Digitale Archivierung oder die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung dokumentenbasierter Informationen ist die Domäne moderner Dokumentenmanagementsysteme. Nur ärgerlich für den Anwender, dass die meisten Informationen in direkter Beziehung zu Geschäftsvorgängen entstehen und dadurch manuell indiziert werden müssen. Anwender der SO: BUSINESS SOFTWARE entscheiden sich daher zumeist für das in die SO: Oberfläche integrierte DMS-System Scanview. So werden Dokumente einfach dort abgelegt, wo sie hingehören – am jeweiligen Geschäftsfall. Durch die automatische Belegarchivierung beim Druck und die jederzeit mögliche Scan-Integration entsteht so ganz einfach ein Archiv, das Ihnen genau die Informationen bietet, die Sie brauchen.

Zudem können auch alle unstrukturierten Informationen in Form von z.B. E-Mails, Excel-Sheets oder elektronischen Dokumenten die mit Geschäftsvorfällen ausgetauscht werden, sehr einfach archiviert werden und stehen den Anwendern unter voller Wahrung der jeweiligen Zugriffsrechte zur Verfügung. Durch die zentrale Ablage und Recherchemöglichkeit aller mit einem Geschäftsprozess in Verbindung zu bringender Dokumente unter einer einheitlichen Oberfläche schafft SO: die Verschmelzung von ERP und DMS.

• Verschmelzung von ERP und DMS
• Einheitliche Oberfläche
• Zentrale Ablage und Verwaltung aller einem Geschäftsvorfall zugehöriger Informationen
• Verbesserte Auskunftsbereitschaft und schnellerer Service
• Beschleunigung des Informationsflusses
• Vermeidung von Mehrfach-, Fehlablagen und Dokumentenverlusten
• Erhöhung der Transparenz
• Erfüllung rechtlicher Aspekte durch digitale Archivierung (GDPdU)
• Reduzierung von Koordinationsaufwand
• Überwachung von Versionsständen
• Änderungshistorie
• Check-In / Check-Out von dokumenten
• Vorgangsrecherche
• Aufnahme sog. weicher Kriterien