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Gessler Accumulatorentechnik GmbH

Fallbeispiel Gessler GmbH

Ständig unter Strom

Keinerlei Ausfälle: Notleuchten-Hersteller und Ersatzstromversorger Gessler GmbH baut auf godesys ERP

godesys - Referenz Gessler

In sperrigem Deutsch heißen sie Rettungszeichenleuchten und dürfen in keinem öffentlichen Gebäude fehlen. Ihre Spezifikationen variieren. Je nach dem, ob sie in einem Schwimmbad, in einem Bürogebäude oder beispielsweise in Kühlhäusern angebracht sind, müssen sie Feuchtigkeit oder auch extremen Temperaturen unbeschadet standhalten. Die Notleuchten der Gessler GmbH aus Rodgau sind unter anderem in dem am Flughafen gelegenen Frankfurter The Squaire verbaut und in nahezu allen mehr als 40 Ikea-Märkten in Deutschland. Aber auch das Traditionshaus Dallmayr in München oder das Mercedes-Benz Museum in Stuttgart verlassen sich in punkto Notstrom- und Fluchtwegbeleuchtung auf die 35jährige Expertise der Hessen, die händeringend auf der Suche nach einer neuen ERP Lösung waren. Es sollte ihre eng ineinander verzahnten Geschäftsprozesse abbilden, steuern und dabei trotzdem leichtgängig sein. Bei der Mainzer godesys AG sind sie fündig geworden.

Intercompany-Fähigkeit war mit ausschlaggebend

Genau genommen sind es zwei Unternehmen, die Gessler senior und Gessler junior in Rodgau betreiben: die Gessler GmbH, die sich um Einkauf, Bestellwesen, Vertrieb, Handel, Produktion, Lager und Versand aller Produkte kümmern, und die Gessler Services GmbH, deren Aufgabe das komplette Service-Management, sprich: Installation, Inbetriebnahme, Wartung, Reparatur und die Steuerung aller Servicetechniker im Außendienst ist. Hinzu kommen Produktionsstätten in der Nähe von Freiburg und im thüringischen Schleusingen. Womit auch bereits das erste wichtige Kriterium bei die Entscheidung für die godesys AG als neuem ERP-Partner erfüllt war: die Intercompany-Fähigkeit. IT-Leiter Marcel Leibenath: „Wir haben nach einem System gesucht, mit dem wir die gesamte Warenwirtschaft und das Service-Management der beiden Gesellschaften inklusive der Außenstellen abbilden konnten. Wir wollten eine durchgängige Projektverwaltung, von der Ausschreibung über die Angebotserstellung, Produktion und Abwicklung bis hin zur Service-Verwaltung. Und wir wollten ein System, das unsere eng verzahnten Geschäftsprozesse abbilden konnte.“ Also muss das godesys ERP nicht nur mehrere Mandanten und Standorte, sondern zusätzlich noch die internen Geschäftsbeziehungen automatisieren. Das macht den Mainzern so leicht keiner nach: Eingehende Kundenaufträge führen automatisch zu entsprechenden Aufträgen in den nachgeordneten Mandanten. Dabei werden Bestände und Preise gemäss den mit dem Wirtschaftsprüfer vereinbarten Richtlinien automatisiert verrechnet, und ein Auftrag der Gessler GmbH führt so beispielsweise folgerichtig zu einem Installationsauftrag in der Gessler Services GmbH. „Und verschiebt sich ein Termin, ändert sich natürlich auch die Disposition,“ führt Leibenath begeistert aus.

Stecken und Klicken

Ablaufdiagramm Gessler

Ein Teil der Leuchten-Produktion erfolgt im eigenen Haus, rund 10 Mitarbeiter sind damit beschäftigt. Und müssen bei der Vielfalt der zu verbauenden Einzelteile hellwach sein. Im Artikelstamm sind exakt 4.708 Teile angelegt, für die gibt es ca. 20 Hauptlieferanten und weitere ca. 300 Lieferanten, von denen man mehr oder weniger sporadisch Ware bezieht. Die Elektroniken kommen von drei bis vier ausgesuchten Vorlieferanten, die die Ware zumeist nach den Vorgaben von Gessler bauen. Der Großteil der Arbeit in der Produktion werde tatsächlich noch händisch erledigt, so Leibenath: „Abgesehen von einigen Automaten, mit denen wir Kabel konfektionieren, legen wir bei allen Produkten selbst Hand an, da werden die Einzelteile zusammengesteckt und -geklickt“. Das sei zwar keine schwere Arbeit, aber bei der Vielfalt der zu verbauenden Teile liege der Teufel im Detail.

Auf F7 liegt der Variantenkonfigurator

Genau das - die unmissverständliche Darstellung aller Einzelteile, Produktvarianten und der sich daraus ergebenden Produktvielfalt war eine weitere Anforderung an die ERP Software. „Wir haben nur ganz wenige Standardprodukte, hier entsteht fast alles in Einzelfertigung. Eine Leuchte bestehend aus 20 Einzelteilen kann in bis zu 40 verschiedenen Bauformen produziert werden“. Ein Auftrag für eine Notleuchte beispielsweise werde daher immer in ihrem Grundtyp angelegt, da ist nur die Minimalausstattung festgelegt. Damit es bei den vielen Varianten keine Verwechslungen gebe, steuere die godesys-Software gewissermaßen den Zusammenbau. „Auf F7 liegt der Variantenkonfigurator, mit dem kann ich die Montageart, die Elektronik und die Pfeilrichtung des Piktogramms aussuchen“, so Leibenath. Da komme es darauf an, ob die Leuchte an der Wand oder an der Decke befestigt werde, wie das Gehäuse beschaffen sei und die Bohrungen, in welcher Umgebung die Leuchte zum Einsatz komme und ob der Fluchtweg-Pfeil nach rechts, links, oben oder unten zeigen solle.

Auftragsbestätigung löst Kettenreaktion aus

Sobald der Auftrag im System angelegt ist, erfolgt eine programmgestützte Kreditlimit-Prüfung: die Daten werden zur Buchhaltung übermittelt, und wenn von dort grünes Licht kommt - das dauert nur wenige Minuten - wird die Auftragsbestätigung für den Kunden ausgedruckt. Das Besondere bei der Anwendung: „Die Auftragsbestätigung löst eine Kettenreaktion aus. Mit ihrem Druck werden automatisch die Teile, die wir zukaufen müssen, dem Einkauf übermittelt, und die Teile, die produziert werden müssen, der Produktion gemeldet. Dort findet dann ein Abgleich mit dem Lagerbestand statt und es wird eine Produktvorschlagsliste erstellt. Diese Liste geht in die Disposition, und wenn hier bestimmte Bauteile fehlen sollten, wird wiederum automatisch eine Einkaufsliste erstellt.“ Wenn die bestellten Teile eingetroffen seien, gingen sie automatisch in die Dispo, wo dann der Fertigungsauftrag erstellt werde.

Von der Produktion auf die Europalette

Wenn Leuchte oder Notlichtsystem gebaut sind, erfasst das System den Auftrag als abgearbeitet. Gleichzeitig werden automatisch Etiketten generiert, die mit Auftrags- und Artikelnummer, Artikel-Name, Spezifikationen und Spannungshinweisen bedruckt sind. Die fertigen Teile werden auf den Packtisch gebucht und alle für den Auftrag benötigten Teile dem Lagerbestand abgezogen. Mit dem Druck des Lieferscheins wird der Bestand wieder vom Packtisch abgebucht, der Lieferschein gleichzeitig in den Versand exportiert. Dort werden die Leuchten in Kisten verpackt und gewogen, das Gewicht wird in die ERP Software eingetragen. Über den godesys Bizcon wird die XML-Datei mit allen Versandinformationen wie Packzettel und Paketaufkleber an UPS versandt, die dem Paket seine individuelle Tracking-Nummer zuweisen und die Datei mit dieser Zusatzinformation wieder an Gessler zurücksenden. „Diese Vorgehensweise ermöglicht uns eine rein auftragsbezogene Fertigung, quasi von der Produktion über den Packtisch auf die Europalette“, so Leibenath. Außerdem erspare man sich so die teure Lagerhaltung für bereits produzierte Ware, die werde stattdessen täglich von den UPS-Sprintern abgeholt. Werden größere Schränke oder Baugruppen ausgeliefert, ergeht gleichzeitig ein Marschbefehl an die Servicetechniker, die die Geräte installieren und in Betrieb nehmen, und auch das ist über die godesys-Software gesteuert: „Wir führen die Mitarbeiter intern als Ressourcen, die ich - genau wie Güter und Dienstleistungen - planen kann. Wir realisieren das mittels grafischer Zeittafeln, so dass man Einsatzorte und -zeiten auf den ersten Blick erkennen kann“.

Viel mehr Transparenz

Rund 200.000 Leuchten und 1.000 Notlichtsysteme verlassen pro Jahr die Gessler-Werke - und mit ihnen tausende von Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheinen. Und natürlich ist auch die Finanzbuchhaltung mit der Warenwirtschaft verzahnt, geht es doch neben der reinen Rechnungstellung und dem Mahnwesen darum, Umsätze, Kosten und Erträge richtig zuzuordnen. „Seit Einführung der godesys-Software haben wir viel mehr Transparenz in unseren Zahlen“, so Junior-Chef Marcus Gessler; „wir konnten endlich doppelte Datenerfassungen und damit auch Fehlerquellen eliminieren, und auch insgesamt sind wir in den Abläufen sehr viel schneller geworden. 40 User arbeiten mit der Software, auch in unseren Außenstellen. Das Beste ist aber, dass wir in dem System selbst völlig problemlos Anpassungen vornehmen können. Dazu brauchen wir godesys nicht, und das war natürlich ein enormer Vorteil den anderen Mitbietern gegenüber, denn das spart richtig Geld“.

Augenhöhe und Zungenschlag

Das kann auch Leibenath bestätigen: „Das Tolle an der Software ist, dass man sie einführen kann, ohne schon vorher bis ins Detail zu wissen, wie man später damit arbeiten wird, das ergibt doch eh erst die Praxis, ob man bestimmte Felder ändert oder doch wieder anders definiert“. Außerdem habe ihm bei godesys die Augenhöhe gefallen und der richtige Zungenschlag: „Ursprünglich waren 11 Anbieter in der Auswahl, zum Schluss noch Microsoft mit Dynamics NAV, SAP mit R/3 und Business One und eben godesys. Unterm Strich kann man sagen, dass bei godesys nicht nur Produkt und Verständnis für unsere Prozesse und Anforderungen gestimmt haben, sondern auch sofort die Chemie.“

100% godesys

Auch die Zusammenarbeit mit godesys empfindet Leibenath als überaus angenehm: „Das Team ist jung, freundlich und sehr kompetent. Wir arbeiten partnerschaftlich miteinander. Und weil wir gerade in der Versionsumstellung von Version 5.2 auf 5.3 Kunde wurden, hat man uns gleich angeboten, Beta-Nutzer zu werden. Mit dem Ergebnis, dass wir Produkt-Wünsche äußern konnten, die heute Teil der Standardsoftware sind. Stellen Sie sich das gleiche mal bei Microsoft vor – undenkbar!“ Noch im Anbieter-Auswahlprozess habe ihm ein Hersteller versichert, er könne froh sein, wenn er mit seiner neuen ERP Lösung künftig 70% aller Anforderungen realisieren könne. „Bei godesys sind das fast 100%“, bringt es Leibenath auf den Punkt.

Gessler GmbH über godesys ERP