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Berlitz Deutschland GmbH

Fallbeispiel Berlitz Sprachschule

Everything under Control

Innen Schule, außern Konzern: Zahlen aus der godesys ERP Software Teil des weltweiten Reportings

godesys - Referenz Berlitz

Franz Beckenbauer war da. Willy Bogner, Paul Breitner und Katharina Witt auch. Zwar darf man getrost davon ausgehen, dass die Herrschaften nicht alle gleichzeitig anwesend waren und sich dort auch nicht getroffen haben, aber trotzdem war die Zielsetzung identisch: Das Erlernen bzw. Auffrischen einer Fremdsprache. Dabei ist die Angebotspalette der zu erlernenden Sprachen (von Englisch bis Hindi) und auch der angebotenen Kurse schier grenzenlos, die Erhaltung der hohen Qualitätsstandards und der Erfolg der Schüler stehen an erster Stelle. Doch so persönlich die Lernsituation im Einzelfall auch sein mag, so wohl man sich in seiner Schule oder mit seinen Lehrern auch fühlt: fasst man allein die 57 Schulen in Deutschland zusammen und stellt sich einmal vor, wie viele Einzeldaten für das Berichtswesen konsolidiert werden müssen, bekommt das Unternehmen Berlitz bereits national Konzernstruktur. Dass man sich bei der deutschen Berlitz-Zentrale in Eschborn bei Frankfurt trotz aller erforderlichen Reports und den damit verbundenen Datenkonsolidierungen in erster Linie auf die Schüler und deren sprachliche Ziele konzentrieren kann und nicht im Zahlenchaos versinkt, dafür sorgt der Mainzer ERP-Hersteller godesys, der sicher stellt, dass die prozedurale Infrastruktur in den Bereichen Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung funktioniert.  Everything under control.

Eintauchen bis zur Halskrause

Die kleinste Berlitz-Sprachschule Deutschlands steht in Aachen, die größte des Landes in Frankfurt am Main, die größte der Welt im Rockefeller Center in New York. 57 Schulen sind in Deutschland beheimatet, ca. 150 sind es in Europa, weltweit reden wir von mehr als 500 Schulen in über 60 Ländern, die sich nach dem Motto “Berlitz - Helping the World Communicate“ weltweit den gleichen Qualitätsstandard und die gleiche Leistungspalette auf die Fahnen geschrieben haben - ob in Ägypten, Costa Rica, Deutschland oder Hongkong. Unabhängig davon, ob es sich um Firmentrainings, um die spielerisch angelegten Kids & Teens-Kurse oder natürlich auch um die ganz „normalen“ Kurse handelt. Wobei die Definition von „normal“ äußerst schwierig ist: um das Lernen so effektiv wie möglich zu gestalten, liegt die durchschnittliche Kursgröße je nach Lehrfach bei durchschnittlich 6, maximal bei 10 Personen. Außerdem im Angebot sind sogenannte „Semi Private“-Kurse für Freunde oder Paare mit gleichen Sprachinteressen. Darüber hinaus gibt es natürlich den maßgeschneiderten Einzelunterricht und, für die ganz hart Gesottenen und alle die, die sich beispielsweise aus beruflichen Gründen schnell in einer neuen Sprache zurechtfinden müssen, die „Total Immersion“-Kurse (Immersion = Eintauchen), bei denen sich 2 Lehrer ganztägig um einen Schüler kümmern und wo man sozusagen gar nicht anders kann, als bis zur Halskrause in einer Sprache zu versinken.

20.000 Kunden pro Jahr, knapp 2.000 Schulungsmaterialien

Da versteht es sich fast von selbst, dass pro angebotenem Kurs und natürlich pro Sprache und dann wiederum pro Schwierigkeitsgrad die unterschiedlichsten Lehrmaterialien existieren - von Print über Online bis hin zu Multimedia. Für Deutschland, Österreich und die Schweiz werden diese kursbegleitenden Lernhilfen im Zentrallager in Lausanne zusammengestellt und von dort aus auch verschickt, für Deutschland ins Zentrallager in Florstadt. Von dort wiederum werden fast alle der 57 Schulen in Deutschland mehrfach pro Woche mit den unterschiedlichsten Materialien beliefert. Und wenn man weiß, dass sich pro Jahr allein in Deutschland mehr als 20.000 Kunden einschreiben, hat man eine ungefähre Vorstellung davon, um welche Materialmengen es sich dabei handeln muss. „Behalten Sie da eigentlich noch den Überblick?“ Stefan Becker, der Berlitz IT-Koordinator, strahlt mich an: „Ja klar behalten wir den Überblick, wäre ja auch schlimm, wenn das nicht so wäre. Es gibt bei uns knapp 2.000 verschiedene Bücher und CDs als Schulungsunterlagen, die mit den entsprechenden Lieferpapieren zuerst von Lausanne nach Florstadt und von dort dann an die einzelnen Schulen versandt werden. Die Schulen agieren dabei als eigenständige Einheiten, die ihre warenwirtschaftlichen Transaktionen in ihren eigenen Schulsystemen selbst erfassen und auch eigenständig abrechnen. Unsere Aufgabe ist es beispielsweise, mit Hilfe des eingesetzten Warenwirtschaftssystems godesys ERP Materialkontroll-Listen zu erstellen, damit wir an den Lagerbestands-Stichtagen oder bei Inventuren keine bösen Überraschungen erleben“.

Nachtarbeit

Außerdem, fährt Becker fort, müsse er die Daten natürlich auch für die konzernweite Konsolidierung aufbereiten; das gelte nicht nur für die Warenwirtschaft, sondern insbesondere auch für die Finanzbuchhaltung: „Die Aufgabenstellung hat es in sich. Um Zahlen konzernweit überhaupt vergleichbar machen zu können, mussten zunächst für alle Schulen und für alle Berlitz-Niederlassungen die gleichen Reporting-Parameter gesetzt werden. Dazu gehört auch, dass jede einzelne Schule die pro Tag in ihrer jeweiligen CRM Software erfassten Transaktionen - zum Beispiel die Anzahl der Unterrichtsstunden - jede Nacht an den CRM-Datenpool nach Eschborn weiterleitet. Von dort werden sie dann einmal pro Monat quasi automatisch vom godesys BizCon, der kollaborativen Plattform für die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit, abgegriffen und konsolidiert.“

Leichtgängige FiBu und anspruchsvolles Konzernreporting in einem

Diese Vorgehensweise habe gleich zwei Vorteile, führt Becker weiter aus, denn erstens könne er so jeden Morgen als erstes tagesgenau feststellen, wo jede einzelne Schule zahlenmäßig steht und bei Bedarf auch schnell eingreifen: „Wenn wir beispielsweise feststellen, dass eine Schule außergewöhnlich viel Unterrichtsmaterialien verkauft hat, können wir sofort in den Regelprozess eingreifen und eine außerordentliche Nachlieferung anstoßen und damit Lieferengpässe vermeiden“. Über den zweiten Vorteil freut sich insbesondere Rüdiger Gattinger, der bei Berlitz unter anderem die Finanzbuchhaltung verantwortet: „Einmal pro Monat müssen wir die Daten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz an unsere Zentrale in Princeton in USA reporten, und dabei sind den Abfrage-Spielarten quasi keine Grenzen gesetzt. In der Warenwirtschaft reporten wir Lagerbewegungen der Unterrichts- und Marketingmaterialien, die Anzahl der Lieferungen aus unserem Zentrallager in Lausanne heraus oder die Belieferungen der einzelnen Schulen. Dabei werden nicht nur die einzelnen Transaktionen erfasst, sondern es werden die unterschiedlichsten Fachgruppierungen erstellt und die Ergebnisse in einem Bericht festgehalten: wie viele englische Bücher wurden insgesamt verkauft, wie viele englische Bücher pro Kursart oder pro Lernstufe, welche Kurse und welche Sprachen wurden am häufigsten nachgefragt, etc.“ Seine Rechnerkapazität und vor allem die Schnelligkeit seiner neuen FiBu weiß Gattinger dabei ganz besonders zu schätzen: „Die Daten fürs Konzernreporting müssen jeweils am 5. Tag des Folgemonats vorliegen, und oft ist es so, dass unsere Uhren - bedingt durch andere Feiertagsregelungen oder Brückentage - einfach ganz anders ticken. Aber auch wenn wir durch diese ‚Fehltage’ richtig viel Zeit verlieren - dank der godesys-Software hatten wir noch nie ein Zeitproblem“.

Ganz besonders hohe Anforderungen stellt Gattinger an seine Finanzbuchhaltungssoftware, denn die dürfe für seine in Deutschland eher mittelständischen Anforderungen keinesfalls überfrachtet sein, muss aber fürs Konzernreporting gleichzeitig anspruchsvolle Aufgaben erledigen. „Zwar sind nur börsennotierte Unternehmen dazu verpflichtet, auf Konzernebene zu berichten, andererseits brauchen wir trotzdem eine monatliche Profit-Center-Analyse. Dabei geht es neben der reinen Datenkonsolidierung vor allem um die Versorgung des Managements mit Finanzkennzahlen aus Kostenrechnung und Controlling. Und da diese Informationen dazu dienen, den aktuellen Status des Gesamtunternehmens aufzuzeigen, müssen sie zeitnah verfügbar sein, denn nur so kann man frühzeitig, sollte es erforderlich sein, an den unternehmerischen Stellschrauben drehen und aktiv werden“.

„Die Transparenz der godesys ERP Software ist einfach toll“

Gattinger und Becker sind froh, dass sie sich in Sachen Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft und jetzt auch für die Anlagenbuchhaltung für die Mainzer godesys AG entschieden haben: „Im Juli 2004 haben wir mit der Suche eines neuen ERP-Anbieters begonnen, unser altes System hatte einfach ausgedient - da wäre die Wartung teurer gewesen als eine neue Lösung. Seit September 2005 sind wir jetzt online, und zwar problemlos. Die Transparenz der godesys ERP Software ist einfach toll“, beschreibt Becker sichtlich begeistert das Arbeiten mit der seit eineinhalb Jahren installierten Software. „Wenn ich heute nach Materialien suche, dann gebe ich einfach ‚Material’ in das System ein - früher, in unserem alten und zum Teil noch Unix-basierten System, hieß das S 478.“ Die Zeit, die wir allein durch diese Vereinfachung einsparen, ist enorm, denn früher musste man diese Zahlen- und Buchstabencodes für die einzelnen Abfragen immer wieder nachschlagen, das Risiko einer Verwechslung oder eines Zahlendrehers war einfach viel zu groß“. Außerdem, so Becker, schätze er die enorme Schnelligkeit des Systems: „Wo wir früher nicht selten drei oder vier Stunden komplett lahm gelegt waren, weil eine bestimmte Abfrage alle Hard- und Software-Ressourcen verbraucht hat, sind die Zahlen heute nach zwanzig Sekunden ausgespuckt“. Was ihm noch gefällt? „Die intuitive Bedienung der Programme. So wie bei godesys funktioniert das bei den anderen Anbietern nicht, ich habe mir ja schließlich viele Hersteller angesehen“. Außerdem freut sich Becker über die Dokumentation der Software: „Insbesondere die Verknüpfung von Tabellen ist klasse beschrieben“.

Den Ausschlag für die Entscheidung für godesys habe neben der Offenheit des Systems und neben dem fairen Preis-/Leistungsverhältnis vor allem auch das Gefühl gegeben, gut aufgehoben zu sein, viel gute Chemie und last but not least auch die räumliche Nähe von Eschborn nach Mainz. „Wenn was wäre, könnten die einfach sehr schnell hier sein“. Aber, so Becker, bisher sei das überhaupt noch nie erforderlich gewesen - ganz im Gegenteil: „Wir haben die Software installiert, das Ding läuft, und vor allem kommen nicht ständig irgendwelche Patches. Genau genommen steht der Rechner da hinten in der Ecke, und irgendwie vergisst man, dass er da ist - es funktioniert einfach.“ Und was sagt godesys-Chef Godelef Kühl zu so viel Lob und Pragmatismus? „Genau so soll es sein. Natürlich freut es uns sehr, dass Berlitz so zufrieden ist. Jetzt sind sie nicht nur in Sprachen die Nummer 1, sondern auch noch bei ihren Zahlen. Um da mithalten zu können, müssten wir im Gegenzug nun eigentlich unsere Sprachkenntnisse auffrischen“. - Na dann: Happy Learning!