Fallbeispiel ISP ORION KG

12.000 Fernseher in einer Nacht

Mit der godesys ERP Software immer im Bilde

Gestatten: TV32PL155DVD, 80cm 16:9 HDready LCD-TV mit DVB-T-Hybridtuner. Besondere Eigenschaften: OSD in 20 Sprachen, 3D DNR und picture at text. Nicht zu vergessen DBC und EPG. Alles klar? So oder so ähnlich liest es sich, wenn man heute auf der Suche nach - nein, nicht nach asiatischen Küchenutensilien, sondern nach einem neuen TV-Gerät oder DVD-Player ist. Gerne auch nachts, denn da steigt die Kauflaune gewaltig. Aber auch das ist kein Problem - ISP Orion hat da gut vorgesorgt.

Die schaffen die Geräte mit den unglaublichen Beschreibungen nämlich her - via Container aus Thailand und Japan, per LkW aus Polen. „Von dort kommen sogar die meisten Stückzahlen, da unterhalten wir ein eigenes Werk“, weiß Olaf Müller, IT-Leiter der in Dreieich ansässigen ISP Orion KG zu berichten, die vom Rhein-Main-Gebiet aus Deutschland, Österreich, die Schweiz, die Benelux-Länder, Dänemark, Tschechien und sogar Zypern mit hochwertiger Unterhaltungselektronik beliefern. Und zwar oftmals, ohne dass die Ware RheinMain jemals gesehen hätte. Um das fehlerfrei realisieren zu können, bedarf es optimal aufgesetzter warenwirtschaftlicher Abläufe und eine in diese Abläufe verzahnte Lager- und Logistikkette, die schnelles „Jonglieren“ mit den Geräten ebenso ermöglicht wie eine transparente Abbildung aller Geschäftsprozesse.

Überblick

Die fangen mit der Bedarfsplanung an. Und müssen berücksichtigen, welche Ware in welcher Stückzahl woher kommt, und wie viele LkWs mit wie viel Tagen Vorankündigung in Stellung gehen müssen, um die Containerware aufzunehmen und an die diversen Standorte zu verteilen. Dabei muss man wissen, dass Container nicht gleich Container ist, und dass selbst gleich große Container ganz unterschiedliche Warenmengen aufnehmen, abhängig von der Größe der jeweiligen Produkte. Leuchtet ein - und lässt die Variantenvielfalt und Spielmöglichkeiten bei Bestellung, Wareneingang, Weitertransport oder Einlagerung nur erahnen. Ach ja: pro Jahr sind es übrigens ca. 500 solcher ISP-Container, die im Hamburger Hafen anlanden, die Fernseher aus Polen haben einen kürzeren Weg: produziert werden dort monatlich ca. 20.000 bis 25.000 Geräte, auf einen LkW passen - auch wieder je nach Größe der Modelle - zwischen 180 und 1600 Geräte. „Kann man bei so viel Zahlen und so viel Parametern und Eventualitäten überhaupt noch den Überblick behalten, wo das Unternehmen gerade steht und welche Ware wann auf dem Weg von A nach B ist?“

„Ich bin sehr entspannt“

Müller spontan: „Ja klar kann man! Ich bin da sehr entspannt, und anders ginge das auch gar nicht. Wir führen zeitgleich jeweils ca. 60 verschiedene Artikel, pro Jahr bewegen wir ca. 250.000 Geräte, generieren ca. 40.000 Lieferscheine und genau so viele Rechnungen. Dabei müssen wir nicht nur unsere eigenen internen Abläufe im Blick haben, sondern obendrein noch die externen Logistik-Dienstleister in unsere Prozesse integrieren.“ Der Grund für seine Gelassenheit: „Das ERP für kundenorientierte Unternehmen. Das ist die smarte Software des Mainzer ERP-Herstellers godesys AG, der man nicht nur ihre tiefgründige betriebswirtschaftliche Ausrichtung anmerkt, sondern in der Tat auch ihre Kundenorientierung. Hier passt sich nämlich die Software den Geschäftsprozessen an, und nicht umgekehrt. Wir waren dank godesys in der Lage, unsere Prozesse exakt so zu gestalten, wie es strategisch sinnvoll war, und dabei ist unsere Anwendung alles andere als trivial“.

Transparente Kistenschieber

In der Praxis bedeute das, so der entspannte IT-Leiter, dass er einige Tage vor Ankunft eines Containers benachrichtigt werde. Anhand der Lieferpapiere prüfen sie dann den Inhalt und beauftragen den Logistik-Dienstleister mit der Abholung der Ware im Hafen und mit der entsprechenden Weiterleitung. „Gleichzeitig halten wir in der godesys Software fest, wie die ankommende Ware verbucht wird: die Lagerpositionen 1 - 4 beispielsweise bezeichnen bestimmte Transporte und Transportunternehmer, das heißt, wir buchen, wie wir das nennen, Lager auf Strecke: die Ware wird nicht eingelagert, sondern geht gleich wieder auf die Strasse und wird an ihren Bestimmungsort verbracht. Die Nr. 19 beispielsweise bezeichnet Neuware, die 21 B-Ware, das heißt Neuware, die nicht in Original-Kartons geliefert wird, etc.“, erläutert Müller die warenwirtschaftlichen Abläufe. „So können wir jederzeit nachverfolgen, welchen Weg die Kisten genommen haben. Wir sind sozusagen transparente Kistenschieber“.

Bei der Verbuchung der ankommenden Ware und bei deren Weiterverkauf gebe es eine Besonderheit, denn: „Zum einen nutzen wir die Währungsfunktionen der Software, denn wir beziehen die Ware ja aus den unterschiedlichsten Herkunftsländern und müssen zur Bestimmung des jeweiligen Warenwertes oder auch zur Erfassung unserer Lagerbestände alles in Euro umrechnen. Zum anderen sind die Waren je nach Herkunftsland und je nach Produktart unterschiedlichen Zöllen unterworfen, die wir natürlich auch ausweisen und bei der Weiterberechnung entsprechend berücksichtigen müssen. Und dann ist da noch die Ware, die zwar eingeführt wird, aber erst einmal im Zolllager landet, denn die muss ja erst bei endgültiger Einfuhr nach Deutschland verzollt werden. Oder aber sie wird gar nicht verzollt, wenn sie vom Zolllager aus direkt in die europäischen Nachbarländer verschifft wird“.

Auch die Kommunikation mit ihrer Spedition laufe über sein ERP-System, so Müller. Mit Hilfe des godesys BizCon (Business Connector) könne er seine Daten elektronisch ein- und auslesen: „Das ist unglaublich effizient und erleichtert unser Leben sehr, die Lieferscheine werden einfach als text file elektronisch auf den DHL-Server übertragen, erst dort werden sie dann weiter bearbeitet und ausgedruckt. Unser Papierverbrauch ist dadurch drastisch gesunken“.

Im Detail durchdacht.

Nicht nur der Bizcon begeistert Müller, das gesamte ERP für kundenorientierte Unternehmen habe es ihm sehr angetan: „Die Software ist im Detail sehr durchdacht. Vor allem der Tree-View ist sehr übersichtlich. Da sehe ich auf den allerersten Blick, wo ich bereits Eintragungen gemacht habe. Und mit dem godesys Customizer kann ich an sehr vielen Punkten eingreifen und, wenn es sein muss, schnell mal eine Maske oder einen Prozess verändern. Das kommt sicher nicht oft vor, aber allein die Tatsache, dass ich dazu die Möglichkeit habe, ist genial“, berichtet Müller aus der Praxis. „Und auch die Auftragsabwicklung und die Integration mit der FiBu erleichtert viel. Ich verwalte über 6.500 Artikel- und Kundenstammdaten, und die Zuordnung der jeweiligen Artikel zu den unterschiedlichsten Kunden muss perfekt funktionieren. Beispielsweise beliefern wir in Deutschland alle Real-Märkte, die gehören zum Metro-Konzern, 380 sind es insgesamt. Das sind 380 unterschiedliche Aufträge mit variierenden Stückzahlen, die teilweise über den Metro-eigenen Logistiker, teilweise über uns ausgeliefert werden, wobei die Rechnungen aber alle an eine zentrale Stelle gehen. Wenn ich will, kann ich Sammelrechnungen erstellen, kann sie vorher sortieren, einige werden sogar nur über EDI völlig papierlos versandt. Und ich kann Warenbewegungen anstoßen und wieder rückgängig machen, das heißt, ich kann Lagerein- und abgänge simulieren und damit die Auswirkungen beispielsweise auf die automatischen Bestellvorschläge ausloten“.

12.000 Fernseher in einer Nacht.

Seit kurzem gebe ein noch einen ganz neuen Absatzkanal für Flachbildschirm & Co., so Müller: „Wir vertreiben einige Geräte auch über einen Bestell-Fernsehsender. Das läuft unglaublich gut. In guten Nächten - das sind Nächte vor Feiertagen oder an langen Wochenenden - werden da einige tausend Geräte verkauft. Spitzenreiter bisher waren 12.000 Fernseher in einer einzigen Nacht, da kam dann gleich morgens um 7 die telefonische Eil-Nachbestellung“.

„So wie godesys kriegt das keiner hin“

Unterm Strich habe die Arbeit mit der godesys ERP Software dem Unternehmen sehr viel gebracht: „Wir haben festgestellt, wie viel redundante Arbeit wir vorher geleistet haben, welche Prozesse nicht rund gelaufen sind und an wie vielen Stellen wir Kommunikationsbrüche hatten, die allesamt Zeitfresser und Fehlerquelle waren. Unsere Anwendung ist komplex, und trotzdem kann ich heute auf Knopfdruck sagen, wie hoch unser Lagerbestand ist, welche Ware im Zolllager liegt, wie viel Rechnungen und Lieferscheine ich diesen Monat schon versandt habe und wann welcher DVD-Player nachbestellt werden muss. Wir sind bei gleicher Mitarbeiterzahl erheblich produktiver geworden, der Output ist um ein Vielfaches höher. Ich würde die gleiche Entscheidung für godesys immer wieder treffen. Ich kenne keinen anderen ERP-Hersteller, der unsere Geschäftsprozesse mit seiner Software auch nur annähernd so gestalten kann, wie godesys das hinkriegt“.

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