Wallenius Wilhelmsen Logistics

Fallbeispiel Wallenius Wilhelmsen Logistics

godesys - Referenz Wallenius Wilhelmsen Logistics

"Waschen, Schneiden, Legen"

Wallenius Wilhelmsen Logistics baut auf ERP Service-Management von godesys

Wer seinen langersehnten Neuwagen beim Autohändler abholt, der geht natürlich davon aus, dass das Fahrzeug innen und außen tip-top gereinigt und fahrbereit ist. Wer kurzfristig ein Leihfahrzeug benötigt, der setzt natürlich voraus, dass sein Fahrzeug rundherum sauber, vollgetankt und voll funktionsfähig ist. Wer allerdings für den 1A-Zustand der Fahrzeuge und für deren pünktliche Anlieferung beim Händler oder bei den Vermietstationen zuständig ist, das dürfte dem stolzen Neuwagenbesitzer oder dem Mieter eines Leihwagens ziemlich egal sein. Nicht aber den Fahrzeugherstellern und Autoverleihern, denn die beschäftigen ganze Heerscharen von Automobil-Logistikdienstleistern, damit die Fahrzeuge im jeweils gewünschten Zustand bei ihren Lenkern ankommen.

Einer dieser Automobil-Logistikdienstleister ist die Wallenius Wilhelmsen Logistics Germany GmbH, kurz WWL, eine Tochtergesellschaft der international in der Automobillogistik tätigen Wallenius Wilhelmsen Logistics AS mit Sitz in Oslo. An seinem deutschen Hauptstandort in Lehrte und seinen vier hiesigen Niederlassungen in Hakenstedt, Zülpich, Ötigheim und Lage/Detmold beschäftigt das Unternehmen, das in die beiden Geschäftszweige Transport und Technical Services aufgeteilt ist, ca. 350 Mitarbeiter. Während der Geschäftsbereich Transport eine eigene LKW-Flotte besitzt, mit Hilfe derer PKW, LKW und Landmaschinen vom Hersteller zum Händler oder zum Vermieter verbracht und auch von den Seehäfen abgeholt werden, kümmert sich der Geschäftsbereich Technical Service um die Lagerung der Fahrzeuge und um deren Pflege. Also darum, dass in Fahrzeug A ein anderes Navigationssystem eingebaut wird, dass bei Fahrzeug B der Batteriestand kontrolliert wird, der Wagen voll getankt ist und dass sich der Verbandskasten in ordnungsgemäßem Zustand befindet. Bei einem Flächenangebot von insgesamt 500.000 qm, auf denen 25.000 Autos Platz finden, und bei den jeweils individuellen Wagen- und Lagerpflegemaßnahmen, die pro Fahrzeugtyp, pro Hersteller oder auch individuell abzuarbeiten sind, könnte da leicht - vorsichtig formuliert - ein gewisses Chaos entstehen. Dass dies nicht geschieht, dafür sorgt das Service-Management mit integrierter Workflow-Komponente des Mainzer ERP-Herstellers godesys AG. Dessen ERP für kundenorientierte Unternehmen ist schon seit einiger Zeit der Garant dafür, dass jeder einzelne Arbeitsschritt an jedem einzelnen Fahrzeug festgehalten, genauestens erfasst und vom System weiter verarbeitet wird. Bis hin zur Sammelrechnungsstellung, die pro Aufraggeber individuell gestaltet ist.

Die Erfassung aller Arbeiten pro Fahrzeug und deren Einbindung in die komplette Prozesskette aller Service-Maßnahmen war nicht immer so komfortabel. Martin Schneider, Head of IS/IT bei WWL, erinnert sich: „Es war vor einigen Jahren, da haben wir im Frühjahr erfahren, dass unser AS 400 basiertes System, mit dem wir viele Jahre gearbeitete hatten, zum Jahresende abgekündigt und nicht mehr weiter entwickelt werden sollte. Wir wussten also, dass wir eine harte Deadline hatten, um uns am Markt umzuschauen, um die für uns passende ERP Software und vor allem auch den zu uns passenden Partner zu finden. Das neue System musste am 1. Januar des Folgejahres live sein. Wir hatten also genau einen Versuch, um alles richtig zu machen.“

Da man keine Zeit verlieren, gleichzeitig das Investitionsvolumen absichern wollte und daher großen Wert auf eine Expertenmeinung legte, holte man das Fraunhofer Institut mit ins Boot. Gemeinsam mit deren Beratern wurden Anforderungen und Voraussetzungen definiert und festgelegt, was die neue Software können musste, um nachhaltig zukunftsfähig zu sein. So entstand in Gemeinschaftsarbeit ein 122 Seiten starkes Pflichtenheft, in dem Lizenzmodelle und Mandantenfähigkeit, Schnittstellen und Stammdatenhaltung sowie jede Menge Funktionales und Prozessuales festgeschrieben war. Schneider: „Insgesamt haben wir 12 verschiedene Hersteller angefragt, Funktionalitäten und Anforderungen abgeglichen, jede Menge Gespräche geführt und Präsentationen angeschaut. Drei Anbieter waren schließlich in der Endauswahl, und dann ging es noch mal ans Eingemachte. Wir haben Workshops durchgeführt, an denen Kollegen aus der IT, aber natürlich auch künftige Key-User aus dem Bereich Technical Services teilgenommen haben. Unser Hauptanliegen: Wir wollten eine Individualsoftware, die aber gleichzeitig Standardsoftware war und von Haus aus bereits viele Bereiche abdeckte. Gleichzeitig haben wir einen extrem hohen Wert darauf gelegt, dass wir viel Customizing durchführen und vor allem, dass wir dies selbst tun können. Und es war absolut überlebenswichtig, dass unsere gecustomizten Funktionalitäten ohne Einschränkung updatefähig waren.“ Man habe den Herstellern gründlich auf den Zahn gefühlt, dabei aber auch darauf geachtet, dass der künftige Partner und man selbst auch zueinander passe. „Den Zuschlag hat schlussendlich godesys bekommen, denn da hat von Anfang an einfach alles gestimmt: die Funktionalität, die vorgeschlagene Umsetzung, die sich an der unumstößlichen Deadline 1. Januar ausgerichtet hat, die Kosten und die Chemie“, erläutert Schneider die Entscheidung für die Mainzer.

Dass diese Entscheidung richtig war, das zeigt sich noch heute jeden Tag aufs Neue. Mehrere hundert Autos täglich werden im Schnitt in allen vier deutschen Niederlassungen von WWL angeliefert - meist von eigenen Spediteuren, aber auch von Fremdfirmen. Ist der Wagen abgeladen, wird die Fahrgestell-Nr. erfasst. Kommt das Fahrzeug von einer Vermietstation und ist ein „alter Bekannter“, war also schon vorher einmal auf einem der WWL-Plätze, wird dies sofort vom System erkannt. In dem Fall poppt eine Maske hoch; auf Wunsch kann dann die gesamte Fahrzeughistorie eingesehen werden. Schneider: „Die Arbeitsschritte, die direkt nach dem Abladen des Fahrzeugs erfolgen, sowohl ihre Anzahl als auch die Reihenfolge der einzelnen Prozesse, richten sich nach den Rahmenverträgen, die mit Vermietern oder mit den Herstellern vereinbart sind: wird ein Wagen entkonserviert, gewaschen und ausgesaugt, oder wird er nur gewaschen und ausgesaugt, dafür aber noch fotografiert und das Foto ins Online-Portal gestellt? Kommt ein Aufkleber hinter die Windschutzscheibe, wird ein Telefon eingebaut, das Radio ausgetauscht?“

Das Besondere dabei: Jede erfolgreich durchgeführte und abgeschlossene Maßnahme, also jede einzelne erbrachte Leistung, wird per Scan bestätigt. Erfolgt dieser Scan nicht, kann der nächste Arbeitsschritt nicht begonnen werden. Alle Scanner arbeiten per WLan, so dass alle erfassten Daten direkt ins System eingelesen werden. Im Durchschnitt durchläuft ein Fahrzeug 5 - 7 Stationen, es könnten rein theoretisch aber auch 150 sein, so Schneider: „Dank der godesys ERP Software sind wir in der Gestaltung unserer Prozesse und Arbeitsschritte unendlich flexibel, der zu verarbeitenden Datenmenge sind keine Grenzen gesetzt. Die von uns erbrachten Leistungen variieren je nach Fahrzeugtyp, Baujahr, Modell, km-Laufzeit, manchmal sogar je nach Farbe. Mit allen Daten, die in Echtzeit erfasst und vom System bearbeitet werden, wissen wir zu jeder Zeit, wie viel Fahrzeuge auf welcher Lagerfläche, Staufläche oder im Pufferlager stehen, wie viele Fahrzeuge noch gereinigt oder entkonserviert werden müssen, wie die Auslastung unserer Lackierstraße ist. Wir wissen, was am kommenden Tag fertig gestellt werden muss, in welche Kleintransporter welches Handwerker-Regalsystem eingebaut wird. Ich kann Ihnen sagen, zu welchem Prozentsatz die Arbeiten an jedem einzelnen Fahrzeug erledigt sind, und wir wissen zu jeder Zeit, was wir berechnen können und was schon berechnet wurde.“

Zu Zeiten der Abwrackprämie, so Schneider, habe man deutlich mehr Fahrzeuge pro Tag abgefertigt, das sei wie „Waschen, Schneiden, Legen“ am Fließband gewesen. Aber selbst bei dieser Datenmenge habe das godesys-System unverzagt seine Arbeit verrichtet: „Ohne die godesys Software wären wir nicht nur damals zusammengebrochen. Dass diese ERP Lösung kundenorientiert ist, das können wir jeden Tag aufs Neue unterschreiben.“