Compart AG

Fallbeispiel Compart AG

Compart steuert und analysiert mit godesys ERP die internen Geschäftsabläufe

godesys - Referenz Compart AG

Die Compart AG in Böblingen ist ein inhabergeführtes Softwareunternehmen im Bereich Output- und Dokumenten-Management.

Es unterhält Niederlassungen in Frankreich, Spanien und den USA, die jeweils als eigene Gesellschaftsformen agieren. Unter der Bezeichnung DocBridge bietet Compart eine Reihe von Softwaremodulen an, die Dokumenten-Datenströme optimieren. Die Lösungen werden auf internationaler Ebene von mehr als 1.200 Kunden eingesetzt. Dazu zählen namhafte Finanzdienstleister, Versorgungsunternehmen, Organisationen des öffentlichen Sektors und Logistiker wie die Deutsche Post.

Um den renommierten Kunden in Sachen Dokumenten-Management auch künftig Top-Leistungen zu bieten, setzt der IT-Spezialistauf effiziente Geschäftsabläufe. Bei der Suche nach einer passenden Lösung fiel die Wahl auf godesys ERP. Damit steht Compart ein leistungsstarkes Warenwirtschaftssystem zur Verfügung, das Prozesse deutlich optimiert.

Ausgangssituation und Ziel

Die seit mehr als 20 Jahren von Compart eingesetzte und eigenentwickelte Software zur Abbildung der Geschäftsprozesse konnte weder gängige Standards unterstützten, noch gab es einen Standard-Support für die Lösung, was den Transfer von Daten deutlich erschwerte. Darüber hinaus waren die Analyse-Möglichkeiten des Systems sehr eingeschränkt und entsprachen längst nicht mehr den aktuellen Anforderungen. Besonders die Intercompany-Verrechnung wurde zunehmend von den funktionellen Beschränkungen der alten Software erschwert, weil automatisierte Schnittstellen fehlten. Änderungen mussten zum Teil mehrfach in unterschiedliche Datenbanken eingepflegt werden. Jede Erweiterung der Software war aufwändig, da die Lösung nicht modular ausgelegt war. Auch die Einbindung in die Datev-Buchhaltung funktionierte nicht vollständig, so dass die Mitarbeiter viele Vorgänge mühsam per Hand durchführen mussten.

Als die Anforderungen die Leistungsfähigkeit der alten Software überstiegen, stand fest: Die Anschaffung einer zeitgemäßen Lösung war unumgänglich. Die neue Software sollte modular aufgebaut sein und eine optimierte Stammdatenpflege ermöglichen. Inkonsistenzen in der Datenverarbeitung waren unbedingt zu vermeiden. Außerdem musste die Lösung individuell angepasst werden können. Eine technische Weiterentwicklung und die damit verbundene Zukunftssicherheit der Lösung waren im Auswahlverfahren weitere Anforderungen.

Verjüngungskur gesucht und gefunden

Bei der Suche nach einer Alternative setzte sich godesys ERP klar gegen die Konkurrenz durch. Die Lösung überzeugte durch den Funktionsumfang und auch in Bezug auf die anderen Anforderungen im Pflichtenheft konnte godesys punkten. Zusätzlich sicherte der ERP-Spezialist eine schnelle Implementierung der neuen Lösung zu, was die reibungslose Geschäftstätigkeit von Compart unterstützte. Nach den Vorgesprächen war schnell klar, welche Module von godesys zum Einsatz kommen sollten, um den maximalen Nutzen zu erzielen: neben der Auftragsverwaltung und Artikelverwaltung waren das Vertragsverwaltung, Finanzbuchhaltung, Adressverwaltung und eine Auswahl von Administratoren-Tools. Die Lösung sollte zunächst in Deutschland verwendet werden, später sollten die ausländischen Tochtergesellschaften von Compart folgen.

Ohne Testbetrieb vom Start weg erfolgreich

Das Projekt dauerte sechs Monate. In der Implementierungsphase wurden die Daten übernommen, die einzelnen Module angepasst sowie parallel aufgeschaltet. Die Herausforderung: Die neue Software musste direkt unter Praxisbedingungen im Tagesgeschäft ihre Leistungsfähigkeit unter Beweis stellen. Leichte Anpassungen an der Software gewährleisten, dass die Mitarbeiter weiterhin eine Oberfläche verwenden können, die eine vergleichbare Darstellung zur alten Software erlaubt.

Qualität verbessert die Leistung

godesys ERP wird heute von rund 20 Mitarbeitern genutzt, die mit der neuen Lösung sehr zufrieden sind. Alle Stammdaten sind heute übersichtlich in einer zentralen Datenbank abgelegt. Zudem stehen deutlich mehr Informationen über Abläufe und Kunden zur Verfügung als früher. Die Qualität hat sich klar verbessert, was letztendlich auch die Produktivität der Mitarbeiter erhöht, die mit der Lösung arbeiten. Beispiel Zahlungsverkehr: In der Vergangenheit mussten alle fälligen Rechnungen aus einem Ordner herausgeholt und einzeln bezahlt werden. Heute kann die Buchhaltung zu einem Stichtag alle fälligen Rechnungen per Mausklick automatisiert zahlen. Im Mahnwesen konnten ähnliche Effektivitätssteigerungen herbeigeführt werden. Ein weiterer Pluspunkt: Compart kann heute seine internationalen Geldströme eins zu eins im System abbilden.