BACK-FACTORY GmbH

Fallbeispiel BACK-FACTORY

Begründer der Backgastronomie setzt bei zentraler Warenwirtschaft auf Software von godesys

godesys - Referenz Backfactory

Wenn morgens die Zeit knapp und der Kaffee alle ist, kann das ganz schön nerven. Schnell zur Back-Factory um die Ecke: Hier gibt es neben einem frischen Latte Macchiato auch noch leckere Donuts oder ein Käsebrötchen für die Mittagspause. Hinter Back-Factory steht die Großbäckerei Harry-Brot GmbH, einer der größten deutschen Backwarenhersteller in Familienbesitz. Rund 80 Prozent der aktuell über 130 Back-Factory-Shops werden von Franchise-Partnern betrieben. Hinzu kommen eigene Filialen. Sollten hier eines Morgens Kaffee, Körnerbrötchen oder Apfeltaschen fehlen, wäre das anders als in der heimischen Küche nicht nur ärgerlich: Es könnte Kunden und den Ruf kosten. Um alle Waren- und Datenströme jederzeit im Griff zu haben, setzt Back-Factory auf die ERP-Software von godesys.

Als erste bundesweite Selbstbedienungsbäckerei verbindet Back-Factory die klassische Selbstbedienungsbäckerei mit moderner Coffee-Bar im Lounge-Design und gilt damit als Begründer der Backgastronomie in Deutschland. Zukunftsorientierung hat im Unternehmen oberste Priorität. Hierzu gehört seit zwei Jahren auch ein modernes Warenwirtschaftssystem, von dem sich Back-Factory zu Beginn des Auswahlprozesses vor allem Effizienzsteigerung und Automationsgewinn wünschte. Christian Simon, Vorstand Entwicklung & Technik bei godesys, kommentiert: „Back-Factory wünschte sich automatisierte Abrechnungen mit geringerem Personalaufwand.“ Hinzu kamen eine höhere Stabilität und geringere Fehleranfälligkeit in den Prozessen.

Datenwirrwarr

Gerade wenn es darum geht, mit Lieferanten im EDI-Bereich zusammenzuarbeiten, kann sich Back-Factory heute auf ein solides System im Hintergrund, bei dem alle Daten zusammenlaufen, verlassen. Die Filialen nutzen ein Kassensystem, das an godesys ERP angebunden ist. Doch wie unterstützt das automatisierte Warenwirtschaftssystem Back-Factory konkret? Vor Beginn der Software-Unterstützung mussten die Filialen direkt bei den Lieferanten bestellen – teilweise täglich, je nach Bedarf. Viele verschiedene Lieferanten sorgten auch für sehr unterschiedliche Bestell- und Logistikabläufe. So bringt Harry die Backwaren und andere ausgewählte Partner liefern weitere Zutaten für die belegten Artikel sowie Kalt- und Warmgetränke. Im Anschluss erhielt die Back-Factory-Zentrale die Rechnung und belastete wiederum die Filiale. Elektronischer Datenaustausch (EDI) sorgt heute dafür, dass diese Daten automatisch importiert werden. Back-Factory kann die Weiterbelastung an die Partner mit geringerem Arbeitsaufwand und direkt erstellen. Durch das System läuft ein sehr großes Datenvolumen. Dass sich die Back-Factory-Mitarbeiter nicht mehr mit jeder dieser rund 40.000 Auftragspositionen im Monat beschäftigen müssen, erspart ihnen viel Arbeit.

Flexibilität und Open-Source punkten

Doch warum hat sich der Snack- und Frühstücksspezialist für eine Lösung von godesys entschieden? Andreas Fricke, kaufmännischer Leiter bei Back-Factory, erläutert: „godesys hat uns das Reaktionsvermögen gegeben, das wir benötigen. Dazu gehören beispielsweise Schnittstellen für die Kommunikation über EDI und die Anbindung mit den Kassensystemen.“ Ein weiterer großer Vorteil der Lösung sei die Open-Source-Technologie, die Grundlage für die Entwicklung und Integration von betriebswirtschaftlichen Anwendungen ist. Mit dem im Standardumfang enthaltenen Customizer-Tool kann Back-Factory Änderungen und Optimierungen am System eigenständig durchführen und an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen: „Das ermöglicht uns signifikante Kosteneinsparungen.“ Mithilfe des zentralen Systems sollten insbesondere Prozesse transparenter gestaltet, eine hohe Automatisierung erreicht und die Fehleranfälligkeit manueller Prozesse reduziert werden. Fricke führt aus: „Wir wünschten uns eine moderne Software-Architektur, Bedienerfreundlichkeit, hohe Flexibilität bei möglichen Systemänderungen und Import- sowie Exportschnittstellen.“ Außerdem sollte die Lösung auf Basis von Oracle laufen. godesys ERP hatte unter 20 Anbietern die Nase vorn. Da Back-Factory EDI-Kommunikation zuvor nicht nutzte, stellte die Qualität der Stammdaten zu Beginn des Projektes eine besondere Herausforderung dar. „Doch die Zusammenarbeit verlief immer sehr gut und lösungsorientiert“, sagt Simon. Die godesys-Lösung ist seit Sommer 2009 bei Back-Factory im Einsatz.

Transparente und automatisierte Abrechnungen

Die Franchise-Abrechnungen sind ein weiterer Bereich, den die neue ERP Lösung bei Back-Factory beschleunigt und transparenter gestaltet. Hierbei erhält die Unternehmenszentrale die einzelnen Umsätze aus den Kassensystemen der Franchise-Partner und der eigenen Filialen. Diese Daten laufen über eine Schnittstelle in godesys ERP zusammen. Mithilfe der Software lassen sich über die verschiedenen Gebührenmöglichkeiten automatisch die monatlichen Franchise-Abrechnungen erstellen „Mit godesys ERP können wir die Abrechnungen auf Knopfdruck erzeugen. Die manuelle Erstellung wäre extrem zeitintensiv“, erklärt Fricke.

Bedienerfreundlichkeit und Funktionen überzeugen

Er lobt: „Derzeit wenden bei uns zehn Mitarbeiter in Einkauf, Rechnungsstellung und Marketing godesys ERP an. Sie sind sehr zufrieden. Vor allem die starke Automatisierung der Abrechnungsprozesse und die grundsätzliche Vereinheitlichung der kaufmännischen Prozesse bedeuten eine erhebliche Arbeitserleichterung“. Alle betriebswirtschaftlich relevanten Bereiche von Back-Factory würden von den umfangreichen Funktionen der ERP Software abgedeckt. Fricke resümiert: „Wir waren auf der Suche nach einem Software-Anbieter, der unsere Sprache spricht. godesys verstand auf Anhieb unsere Belange. Uns beeindruckte vor allem der sehr nahe und persönliche Kontakt, den so wahrscheinlich nur inhabergeführte Software-Häuser bieten können.“

Exakte Warenbestände

Aktuell ist man bei Back-Factory mit der Integration der Kassensysteme beschäftigt. Dies soll in diesem Jahr abgeschlossen werden. Simon führt aus: „Die Logistik- sowie Filialbestückungs- und Dispositionsprozesse sollen weitestgehend zusammengeführt werden.“ Dieser Schritt soll die Filialen und die Zentrale entlasten und Arbeitsprozesse transparenter gestalten. „Auf Basis der Absatzzahlen aus dem Kassensystem wird Back-Factory tagesgenau die Filialen mit den nötigen Waren neu bestücken können.“ Ein Beispiel aus der Praxis: Stellt das System fest, dass im Kühlschrank nur noch 15 Flaschen Cola stehen und diese erfahrungsgemäß für die kommenden zwei Tage reichen, wird die Filiale einen Bestellvorschlag für die benötigten Kaltgetränke erhalten. So haben die Shops immer die richtige Menge an Waren parat. Denn aufgrund begrenzten Platzes können sie keine großen Lagerbestände anhäufen. Fricke resümiert: „Mit godesys ERP wird Back-Factory zukünftig sämtliche Prozesse integrieren können – von der Kasse bis zum Einkauf – und damit enorme Transparenz und Prozesseffizienz erlangen. Informationsdefizite gehören damit der Vergangenheit an.“