Self-Service BI
Hans-Jürgen Zinn Strategie Business Intelligence, ERP, Analyse, Daten, Self-Service

Self-Service BI

Der schnelle Weg zu Informationen

Informationen via Google oder anderen Suchmaschinen aus dem Internet zu gewinnen ist für uns selbstverständlich geworden. Natürlich wollen wir dann auch unsere Kennzahlen und andere Analysen selbständig aus unserem ERP-System oder DataWarehouse ziehen. Wer will heute noch einen Antrag für die EDV-Abteilung oder gar einen IT-Dienstleister erzeugen, um einen Bericht oder eine grafische Auswertung zu bekommen? Das können wir heute selbst. Self-Service-BI ist das Schlüsselwort, um so etwas zu tun.

Analysieren wie ich es will!

Die Anbieter stellen eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme zur Verfügung. Doch bei meist recht stolzen Preisen, muss kritisch geprüft werden, ob das uns wirklich zum gewünschten Ziel führt.

Relativ leichtgängig schaut das aus, wenn wir in den Präsentationen anhand einfacher Beispiele die Mächtigkeit und Flexibilität der aktuellen BI-Systeme gezeigt bekommen. Aber klappt das auch, wenn man sich kurz vor Sitzungsbeginn noch schnell mit ein paar Informationen rüsten will? Neben solchen flexiblen Ad-hoc-Analysen gelten auch das Einrichten regelmäßiger Standardberichte ohne großen Aufwand und der Aufbau von Kennzahlen-Übersichten als wichtige Ziele beim Self-Service-BI.  Sie ahnen es bereits, dass das nur gelingen kann, wenn man die richtigen Tools und die richtigen Daten verfügbar hat. So trivial es auch klingen mag, die Anforderungen an BI-Lösungen und gewünschten Kennzahlen müssen klar definiert und die dazugehörige Datenversorgung abgestimmt sein.

BI ist ein Weg

Das wir im Zuge der zunehmenden Optimierung unserer Arbeit  mehr und genauere Informationen benötigen, daran scheint kein Weg vorbeizuführen. Doch um diese zu erhalten, müssen wir ein entsprechendes BI-System aufbauen. Machen wir uns also auf den Weg. Erste und zugleich schwierigste Frage ist die nach den Informationen, die wir zukünftig benötigen. Die Standardantwort lautet daher auch regelmäßig: „Alles“. Letztlich entscheiden wir uns für die wichtigsten Daten, die wir meist aus den vorhandenen Berichten kennen und die, die wir vor Kurzem gerade vermisst haben. Das ist dann schon ein guter Anfang, bestärkt aber auch die Gewissheit, dass wir da bald mehr brauchen werden. Aber seien wir nicht undankbar. Der Gedanke ist doch verlockend, diese Daten ganz flexibel analysieren und idealerweise auch mal eben in eine Grafik umwandeln zu können, in der man sich dann noch weiter durch die Datenwelt bewegen kann, um neue Erkenntnisse zu gewinnen. Auch die Tatsache, die wichtigsten Informationen auf einem übersichtlichen Blick zu haben, motiviert, in dieses Projekt einzusteigen.

Auf dem Weg zum Self-Service-BI

Nachdem geklärt ist, welche Daten benötigt werden, gilt es, die Form der Aufbereitung zu bestimmen. Das godesys extended BI bietet dafür drei Instrumente an. Somit kann für den jeweiligen Verwendungszweck die richtige Aufbereitungsform gewählt werden:

  • Interactive Analysis
  • Interactive Reporting
  • Dashboard-Designer

Was bieten diese Tools und wie sehr sind Sie für den Self-Service-BI-Gedanken geeignet?

Interactive Analysis

Das Interactive Analysis ermöglicht per Drag-and-Drop flexibel eine Tabelle aufzubauen. Dazu stellt es dem Benutzer Kennzahlen (Fakten) und Ordnungsbegriffe (Dimensionen) in einer kompakten Liste (Datenwürfel) zur Verfügung. In einem Würfel sind eine gezielte Auswahl an Informationen für einen bestimmten Fachbereich (Vertrieb, Finanzen, Einkauf, Logistik etc.) zusammengestellt. Diese Vorauswahl schafft eine gute Zusammenfassung und damit Übersichtlichkeit der jeweils benötigen Daten und ermöglicht zudem eine vereinfachte Form der Berechtigungsverwaltung.

Nun kann man die jeweiligen Felder in Zeilen und Spalten anordnen, gruppieren, Zwischensummen bilden, filtern, formatieren (Ampelfarben), über Berechnungsspalten eigene Kennzahlen erstellen und vieles mehr.  Zur grafischen Aufbereitung steht eine Vielzahl an interaktiven Grafiken zur Verfügung. Und tatsächlich kann der Anwender in kurzer Zeit exakt seinen Datenausschnitt aus den vorhandenen Daten gemäß seinen Wünschen aufbereiten. Erstes Ziel erreicht.

Interactive Reporting

Neben der flexiblen Analyse spielen gut aufbereitete Berichte nach wie vor eine wichtige Rolle. Der standardisierte Aufbau ermöglicht ein schnelles Ergreifen der Daten und die Aufbereitung in Berichtsform ein schnelles Weiterreichen dieser Informationen in ansprechender Form. Das godesys extended BI bietet hier dem normalen BI-Nutzer die Möglichkeit Templates zu verwenden, die typischen Möglichkeiten der Berichtgestaltung sowie den Zugriff auf die oben erwähnten Würfel, um flexibel die Dateninhalte des Berichtes im Sinne eines Ad-hoc-Reportings zu verändern. Selbstverständlich kann jedem Bericht ein Selektionsbereich vorgeschaltet werden, der ebenfalls einfach per Drag-and-Drop aus dem Würfel gestaltet werden kann. Damit ist auch das zweite Ziel, die Nutzung von Standardberichten, erfüllt.

Dashboard-Designer

Die mit zahlreichen Tabellen, Listen und Grafiken versehenen Dashboards sind aus den vielen BI-Publikationen inzwischen bestens bekannt und der Nutzen ist aufgrund der kompakten, übersichtlichen Darstellung der Informationen auch unumstritten. Das godesys extended BI bietet mit dem Dashboard-Designer dem BI-Nutzer  die Möglichkeit, diese Dashboards selbst zu verändern und neu zu erstellen. Zudem können sehr leicht die Filter der eingebundenen Tabellen, Listen und Grafiken mit dem vorgeschalteten Selektionsbereich verknüpft werden. Damit können interaktiv und für den jeweiligen Bedarfsfall Dashboards selbst gestaltet und zu einem aktiven Instrument  in der täglichen Arbeit genutzt werden. Somit ist auch Ziel drei auf dem Weg zum Self-Service-BI erreicht.

Die Informationsaufbereitung ist kein Problem mehr und belastet zudem die IT-Abteilungen nicht. Bleibt die schwierige Anfangsfrage, welche Daten man für die flexiblen Analysen benötigt. Vorgefertigte Cubes (Würfel) bieten einen ersten, schnellen Einstieg, werden aber den Informationsbedarf nicht voll abdecken. Diese Denk- und Definitionsarbeit bleibt den Benutzern nicht erspart auf ihrem Weg zumSelf-Service-BI. Gute Reise!

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