ERP-Auswahllisten
Hans-Jürgen Zinn Strategie ERP, ERP-Einführung, Auswahl

Ohne ellenlange ERP-Auswahllisten geht es auch!

Die Entscheidung für ein neues ERP-System ist schon aufgrund der langen Nutzungsdauer und des breiten Einsatzgebietes im Unternehmen von strategischer Natur. Daher müssen auch die strategischen Auswahlkriterien im Vordergrund stehen. Aber statt zielstrebiger Strategie findet die ERP-Auswahl oftmals auf Umwegen oder Über fünf Ecken statt. Denn Üblicherweise werden von Auswahlberatern endlos lange Listen mit Auswahlkriterien formuliert. Schnell geht dabei der strategische Blick auf die zu findende Lösung verloren.

Zu allem Überfluss werden bei der Erstellung der endlos anmutenden Listen häufig Anforderungen aus vorhandenen Auswahllisten blockweise in die eigene Anforderungsliste übernommen oder sogar nur die Anforderungen aus dem Istzustand abgebildet. Diese abgleitenden Anforderungen aus dem Istzustand sind aber in der Regel ungeeignet für eine strategische ERP-Auswahl. Tätigt man denn wirklich eine Investition, um die gleichen, bekannten Abläufe lediglich mit einer neuen ERP-Software durchzuführen? Oder muss hier nicht eher der Gedanke der Prozessrationalisierung in den Vordergrund treten? Auch die vermeintlich mit viel Erfahrung zusammengestellten Musterpflichtenhefte führen doch eher häufig dazu, dass eine Vielzahl an Anforderungen aufgenommen wird, die nicht wirklich erforderlich ist, aber den gesamten Auswahlprozess aufblühen und die Kalkulationen der Anbieter in die Höhe treiben. Letztlich wird durch diese künstliche Ausweitung der Auswahlkriterien, die selbst bei kleiner Schrift oftmals immer noch eine dreistellige Seitenanzahl an Einzelanforderungen ergeben, unnötig Aufwand und Verdruss erzeugt. Alle Anbieter müssen die Fragelisten minutiös beantworten. Danach werden diese vom Auswahlberater aufwendig aufgearbeitet und verglichen, um am Ende "im besten Fall" drei bis fünf favorisierte Anbieter in die engere Wahl zu ziehen. Aus diesen wird dann, man höre und staune, anhand von strategischen Merkmalen der Favorit ausgewählt.

Warum also dieser Umweg?

Ist es nicht effektiver, zeit- und kostensparender, anhand von wenigen strategischen Merkmalen den Anbieterkreis auf 3-5 Anbieter einzuschränken und eine Reihenfolge innerhalb der Favoriten zu bilden. Der Anbieter mit dem höchsten Erfüllungsgrad an strategischen Merkmalen wird dann im Detail geprüft. Erfüllt er die Anforderungen, dann hat man den richtigen Partner gefunden und kann nahtlos in die weitere Verfeinerung des Projektes gehen. Ist man mit dem Ergebnis nicht zufrieden, kann man immer noch auf den nächsten Anbieter in der gewählten Reihenfolge zugehen. Da man sich auf einen Anbieter konzentriert, kann man ihn bereits in der Auswahlphase gut kennenlernen und gemeinsam das Projekt planen. Auch der Anbieter wird bereitwilliger in diese Phase investieren, da er sehr konkret und an den Kundenanforderungen orientiert seine Lösung vorstellen kann und nicht viel Aufwand in die Beantwortung von anonymen Anforderungskatalogen stecken muss, bei denen er ohnehin weiß, dass Vieles im konkreten Projektfall sich anders darstellen wird, als es die Auswahllisten darzustellen vermögen.

Was ist zu beachten?

Zuerst muss man natürlich die strategischen Ziele kennen, die zu einer ERP-Neuauswahl motivieren und daraus die richtigen strategischen Merkmale ableiten. Dazu sollte man sich die nötige Zeit nehmen. Hier ist die Zeit richtig investiert und nicht im Erstellen von endlos langen Anforderungskatalogen, die den Blick auf das Wesentliche verhindern. Das ist dann auch die richtige Beratungsebene für einen Auswahlberater. Zudem sollte der Auswahlberater so viel Marktkenntnis mitbringen, dass er den Anbieterkreis anhand der Auswahlkriterien schnell einschränken kann. Dann kann man mit dem Favoriten intensive, zielführende Gespräche führen und die gewonnene Zeit nutzen, um gemeinsam eine wirklich belastbare Projektdefinition und -kalkulation zu erstellen. In Summe spart das Zeit und Geld und reduziert das Risiko und zwar für den Suchenden wie auch für den Anbietenden. Eine echte win-win-Situation.

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