Nikola Neig Strategie Mobility, ERP-Lösung, Apps

Mobile ERP-Lösungen mit der richtigen Strategie

Die Erwartungshaltungen an ein klassisches ERP-System haben sich in der Vergangenheit enorm gewandelt. Wer im Privaten viel mobil unterwegs ist, mag auch im Job auf diesen Komfort nicht verzichten. Für die meisten von uns ist es mittlerweile an der Tagesordnung für viele Bereiche eine App zu haben, dort intuitiv bedienbar entsprechende nützliche Funktionen aufzurufen und zu bearbeiten - und das von überall.

ERP-System aus der App?

Nun - ERP-Systeme sind DER zentrale und entscheidende Teil der IT-Landschaft vieler Unternehmen. Dabei übersteigt der komplexen Umfang eines ERP-Systems die Bildschirmgröße des mobilen Gerätes bei Weitem. Auch die Handhabung ist über einen kleine Bildschirm unnötig verkompliziert. Die Apps, die wir für gewöhnlich im App-Store und in Google-Play finden und downloaden, sind deshalb Standard-Lösungen - weder zugeschnitten noch anpassbar. Üblicherweise reicht das auch zum Shoppen, um Fotos zu bearbeiten und mehr oder weniger wichtige News in den sozialen Medien zu verbreiten.

Nun handelt es sich aber bei einem ERP-System um ein betriebswirtschaftliches, unternehmenssteuerndes System. Prozesse mittelständischer Unternehmen erweisen sich oft als hoch komplex. Selbst innerhalb einer Branche sind die Unterschiede immens. Und da müssen wir dann doch feststellen: Eine Standard-App passt überall ein bisschen, aber nirgendwo so richtig. Mehr noch - die Dinge, die innerhalb der App erfasst werden können, müssen auch digital im ERP-System weiterverarbeitet werden. Was passiert, wenn sich dort die Prozesse verändern? Werden dann ggf. auch andere Informationen gebraucht, die ebenfalls mobil erfasst werden müssen?

Keine ''einfache'' Lösung

Eine mobile Lösung zu entwickeln, die ohne die ganzheitlich verzahnte Integration der Funktionen aus der App in das dahinterliegende ERP-System funktioniert, ist sinnfrei! Dem Mitarbeiter schicke Tools zur Verfügung zu stellen, um dann über komplexe Drittsysteme oder gar manuell den Prozess digital weiterverarbeiten zu müssen, hindert mehr als das es hilft. Mobile, sexy Frontends anzubieten reicht nicht, ein digitaler Gesamtprozess muss her. Eine starre, korsettartige ''App-Lösung'', einmal installiert und mit einem Fingerwisch bedient, gibt es leider nicht. Dafür sind schlicht die Rahmenbedingungen zu unterschiedlich und die Prozesse im Hintergrund zu individuell.

Bleibt eine ERP-App also Wunschdenken?

Im Gegenteil. Die Vorteile der mobilen Bereitstellung von betriebswirtschaftlichen Funktionen sind so groß, dass jedes Unternehmen in unserer agilen und mobilen Welt sich darüber Gedanken machen muss.

Folgende Vorteile zeigen schnell, dass mobiles ERP in Zukunft unverzichtbar wird:


Flexibilität durch Ortsunabhängigkeit

Entsprechende Benachrichtigungsdienste zur Veränderung von Daten oder Zuständen ermöglichen ein schnelles Handeln durch die Nutzung mobiler Endgeräte. Untersuchungen zur Folge nutzen 73% der Geschäftsreisenden ihre Dienstreisezeit besonders intensiv, um sich zu informieren und neue Geschäftsideen zu sammeln. Dies zeigt, dass die zunehmende Flexibilität auch die Produktivität positiv beeinflusst.


Kosteneinsparungen

In einigen Branchen bietet es sich nahezu an, den Büroarbeitsplatz mit einer mobilen Endgeräteausstattung in den Homeoffice-Bereich zu verlegen (z.B. im Außendienst oder als Servicetechniker). Dies kann unmittelbar zur Einsparung von Mieten für Büroräume und -ausstattung führen. Weiterhin bedeuten kürzere Reaktionszeiten einen schnelleren Prozessdurchlauf.

Kundenzufriedenheit

Mobile Endgeräte erlauben schnellere Reaktionsgeschwindigkeiten. Damit verbunden ist die Steigerung von Antwort- und Durchlaufzeiten. Die Möglichkeit des mobilen Zugriffs auf kundenrelevante Daten garantieren eine erhöhte Kundenzufriedenheit.

Produktivitätssteigerungen

Effiziente Innovationen und Anwendungsmöglichkeiten werden genutzt, welche langfristig die Produktivität steigern, Kunden stärker binden und dadurch das Unternehmen wettbewerbsfähiger machen.

Anwenderfreundlichkeit

Die Bedienkonzepte moderner ERP-Apps ähneln meist Applikationen aus dem privaten Gebrauch. Diese zeichnen sich vor allem durch eine intuitive Gestaltung aus und führen dadurch zu einer erhöhten Nutzerakzeptanz.

Die zugeschnittene Lösung

Um den nötigen Komfort sowie eine angemessene Benutzerfreundlichkeit zu bieten, zeigen mobile Lösungen stets nur relevante Informationen und Schaltflächen an. Um trotz dieser Reduktion noch die nötige Funktionalität zu gewährleisten, werden Apps oft für ganz bestimmte Aufgaben und Anwendungsgebiete entwickelt. Außerdem sind hier - ebenso wie bei vollwertigen ERP-Systemen - Branchenlösungen vorhanden, die dem Anwender essentielle, branchenspezifische Funktionen auf seinem mobilen Endgerät zur Verfügung stellen.

Darunter fallen unter anderem:

Zugriff auf Kunden und -Historie

Zeiterfassung bei Servicetechnikern

Geräteinformationen für Servicetechniker

Artikel können von unterwegs angefordert werden

Prozesse können von unterwegs eingesehen und von Verantwortlichen freigegeben werden


Mobility mit Strategie

Vor dem Start eines Mobility-Vorhabens ist eine gründliche Analyse entscheidend. Welche Mitarbeiterrolle und welche Aufgabe können mit einem mobilen Zugriff sinnvoll umgesetzt werden? Welcher Content und welche Funktionen sollen von unterwegs erreichbar sein, um den Gesamtprozess zu beschleunigen und zu verschlanken? Welche Anpassungsmöglichkeiten offerieren die einzelnen Anbieter innerhalb der zur Verfügung gestellten mobilen Anwendung?

Um hier eine bessere Abgrenzung zu schaffen, können Fragen wie z.B. ''Wo ergeben mobile Anwendungen Sinn?'', ''Wer sind die dafür typischen Anwender(-gruppen)?'', ''Steht der entstehende Mehrwert in einer vernünftigen Relation zu den Einführungs- und Umstrukturierungskosten?” eine Diskussionsbasis bieten.

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, macht der Schritt zur technischen Realisierung Sinn.

Native App oder doch über den Browser?

Beide Möglichkeiten bieten unterschiedliche Ansatzpunkte. Native Apps werden für den Einsatz auf einem Gerät mit bestimmter Softwarekonfiguration entwickelt. Hierfür kann auch auf die Kamera, das Mikrofon oder andere Funktionen des Endgerätes zugegriffen werden, was allerdings eine gewisse Abhängigkeit zum Endgerät darstellt.

Als Alternative - und flexibler - ist die Verwendung einer webbasierten Anwendung. Diese kann über eine URL aufgerufen werden und ist von dem dafür verwendeten Endgerät und seiner Konfiguration nahezu unabhängig.

Für welche der beiden Varianten sich ein Unternehmen entscheidet, hängt von dem konkreten Anwendungsfall ab, der mobil abgebildet werden soll.

Fazit

Wie in vielen ERP-Themen - auch das Thema Mobilty im ERP und die Verzahnung mit den Geschäftsprozessen ist nur einer von vielen Schritten in Richtung Digitalisierung.  Welchen Schritt Sie zuerst wagen, bleibt Ihnen überlassen. Aber der erste Grundsatz des Erfolgreichen lautet: Beweglichkeit.

 

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