ERP-Auswahl
Godelef Kühl Strategie ERP, ERP-Einführung, Auswahl, Strategie

ERP Auswahl - aber richtig!

Erste Regel: Eine ERP Auswahl ist ein Projekt. Die Einführung ein anderes. Halten Sie sich also an die Grundregeln für erfolgreiches Projektmanagement und starten Sie keine ERP-Auswahl solange Sie keine Klarheit über die damit verbundenen Ziele, die zur Verfügung stehenden Mittel und die zeitlichen Vorstellungen haben.

Wenn Sie aber vom Chef die Freigabe zur Auswahl und eine klare Budgetvorstellung (über das richtige ERP Budget schreiben wir demnächst) bereits erhalten haben, dann steht dem Start Ihres Abenteuers nichts mehr im Wege.

Ein gutes Projekt braucht eine eindeutige zeitliche Vorgabe. Rechnen Sie für einen im Mittelstand üblichen ERP Auswahlprozess mit mindestens drei Monaten. Treffen Sie die Entscheidung aber für eine Unternehmensgruppe mit unterschiedlichen Geschäftsfeldern, Intercompany-Prozessen oder aber internationalen Anforderungen, dann kann die notwendige Zeitachse für eine professionelle ERP Auswahl auch schnell auf sechs Monate anwachsen.

Sollten Sie sich jetzt fragen, wie Sie in dieser knappen Zeit überhaupt einen realistischen Überblick über alle fachlichen Anforderungen und die daraus evtl. resultierenden Prozessveränderungen erhalten können, muss ich Sie direkt enttäuschen. Die generellen Prozessabläufe und Organisationsstrukturen Ihres Unternehmens sollten Ihnen vor dem Start eines ERP Auswahlverfahren bekannt sein. Ist dies nicht der Fall, schaffen Sie bitte zuerst in diesem Punkt Klarheit bevor Sie die ERP Auswahl starten.

Und nun ist es an der Zeit die ersten und wichtigsten Entscheidungen im ERP Auswahlprozess zu treffen: Welche Personen sind im ERP Projektteam? Wer und wie fällt die letztendliche Auswahlentscheidung? Achten Sie unbedingt darauf, dass ein durchsetzungsstarkes Mitglied der Geschäftsleitung an Bord ist. Es muss nicht der oberste Boss sein, wichtiger ist, dass er von Strukturen Ahnung hat und zudem der Sache auch die entsprechende Aufmerksamkeit und Zeit widmen kann. Zudem sollte das ERP Auswahlteam die wichtigsten Geschäftsbereiche des Unternehmens abbilden, aber mindestens noch mit einem Vertreter aus dem Bereich Rechnungswesen / Controlling und einem IT-Verantwortlichen besetzt sein.

ERP-AuswahlWenn Sie die richtigen Leute beisammen haben, wird es Zeit für das Kick Off Meeting. Laden Sie mit ein paar Tagen Vorlauf ein, so dass sich jedes Mitglied initiale Gedanken zum Ablauf des ERP Auswahl-prozesses machen kann. Die Agenda sollte die wichtigen Punkte umfassen, aber keine Vorfest-legungen treffen. Sie werden sich schon mit guter Vorbereitung durchsetzen, wichtiger ist, dass Sie das gesamte Team hinter gemeinsamen Vorstellungen versammeln können. Denn die Festlegung des grundsätzlichen Ablaufs der ERP Auswahl ist Nebensache. Die klare Formulierung der Ziele, die das Unternehmen dank Ihrer erfolgreichen ERP Einführung erreicht, steht im Mittelpunkt. Schließlich bilden diese Ziele die wichtigste Vorgabe für die möglichen ERP-Lieferanten.

Sind die Ziele klar abgesteckt, fällt es auch deutlich leichter die fachlichen Anforderungen an das neue ERP-System festzulegen - also das ERP Pflichtenheft aufzustellen. Der sicherste Weg dazu ist, dass Sie bereits heute im Einsatz befindliche Funktionen auflisten und diese dann Schritt für Schritt um die gewünschten Funktionen der einzelnen Fachab-teilungen ergänzen. Bei der Aufnahme können Sie die einzelnen Funktionen auch direkt auf ihre Relevanz zur Erreichung der Projektziele überprüfen und kategorisieren in „kritisch“ und „nice to have“. Bedenken Sie bei jedem einzelnem Punkt ob und inwieweit er auch Einfluss auf die Kosten-schätzungen der möglichen Lieferanten haben kann. Viele Standardfunktionen werden von den meisten Anbietern erfüllt, gleichwohl sollten sie zur vertraglichen Sicherheit immer im Lastenheft aufgeführt sein. Wichtig ist an dieser Stelle, dass Sie eigenständig ein Gefühl entwickeln können, welche Funktionen den jeweiligen Anbieter herausfordern. Dies wird Ihnen nur gelingen, wenn beide Seiten umfassend und ehrlich kommunizieren.

Wollen Sie sich in dem Prozess von einem ERP Auswahlberater begleiten lassen? Und was versprechen Sie sich von dieser Begleitung? Bedenken Sie dabei bitte, dass weder ein möglicher ERP Auswahlberater noch ein ERP Anbieter die richtigen Ressourcen für das zur Auswahl benötigte ERP Lastenheft sind: ERP ist ein Werkzeug zur Steuerung betrieblicher Aufgaben. Die Werkzeuge müssen zur Aufgabe passen und nicht die Aufgaben zum Werkzeug! Und der ERP Berater kann im Idealfall beratend tätig sein und kontrollieren, aber der Input zum Erfolg – also die Festlegung der funktionalen Abdeckung – muss von Ihnen kommen! Gleichwohl kann der richtige Berater Ihnen die Durchführung der Aufgaben vereinfachen. Delegieren Sie aber niemals die Auswahlentscheidung! Die Vollständigkeit eines Lastenheftes sollte von allen Fachabteilungen vor Veröffentlichung geprüft werden. Zudem sollten Sie abschließend noch Kapitel zu den technischen Voraussetzungen, den zu erwartenden Useranzahlen sowie den benötigten Reporting- und Dashboarding-Funktionen aufnehmen. Querschnittsfunktionen werden von Fachabteilungen im ERP Auswahlprozess gerne vergessen.

Zur Vorauswahl möchte ich Ihnen empfehlen, dass Sie zunächst ein Extrakt des ERP Pflichtenheftes an die vorausgewählten ERP Lieferanten versenden. Sie können so deutlich schneller und einfacher eine Vorselektion treffen, welcher Anbieter sich überhaupt ernsthaft mit Ihren Anforderungen auseinandersetzt und auch ein ehrliches Interesse an einer gemeinsamen Zusammenarbeit hat. Auf dieser Basis sollte der Kreis auf fünf bis sechs mögliche Lieferanten eingegrenzt werden.

Es ist Ihnen überlassen, ob Sie nun mit allen verbleibenden ERP Anbietern zunächst eine Kurzpräsentation von max. einer Stunde vereinbaren. Ich möchte es empfehlen, da Softwareergonomie und Oberfläche – auch wenn es subjektive Kriterien sind – die Akzeptanz der Anwender beeinflussen.

Mit den verbliebenen zwei oder drei Anbietern können Sie sich dann intensiv befassen. Diese sollten zunächst das Unternehmen kennenlernen dürfen, das Pflichtenheft ernsthaft bearbeiten und ein Grobkostenangebot erstellen und sodann in einer ausführlichen Systempräsentation ihre Lösungsvorschläge präsentieren dürfen.

Sie werden sehen. Die Entscheidung wird leicht fallen. Denn im Detail unterscheiden sich ERP Anbieter und die ERP-Systeme genauso, wie sie sich in Ihrer Branche vom Wettbewerb abgrenzen. Sie müssen den Anbietern nur die Chance lassen diese Unterschiede auch zu präsentieren.

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