Der Weg aus der Datenwüste
Hans-Jürgen Zinn Strategie Business Intelligence, ERP

Der Weg aus der Datenwüste

Die Auswirkungen einer falsch ausgewählten BI-Software

Die richtige Information, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, diese Anforderung war noch nie so richtig und so wichtig wie heute. Wir benötigen folglich ein Business Intelligence (BI) System. Das scheint der probate Weg, uns den Daten-Dschungel als Informationsquelle zu erschließen. Und der erste Blick auf die aktuellen BI-Systeme löst direkt Begeisterung aus.

Mit wenigen Klicks sind wir mit diesen Systemen anscheinend in der Lage uns Tabellen, Berichte und sogar ganze Dashboards ohne weitere Hilfe zusammen zu stellen und das auch mit großen Datenmengen. In der Tat ist das der Stand der Technik. Wo liegt also das Problem? Sitzt es vor dem Computer und bestätigt die alte EDV-Weisheit: A fool with a tool is still a faster fool. Das kann es ja nicht sein, wir verstehen unser Fachgebiet und haben ein legitimen Bedarf an verständlicher Information. Haben wir das richtige Tool oder benötigen wir ein anderes, ein neues BI-System?

Also gehen wir es geordnet ein. Es gibt bewährte Auswahlverfahren für IT-Systeme. Zunächst einmal die Anforderungen definieren. Was wollen wir analysieren? Das kommt drauf an! Heute dies, morgen das! Meinen Vertriebsbericht, Ausschussbericht oder ähnliches jetzt nur etwas bunter darstellen rechtfertigt die Kosten für ein BI-System nicht. Ich will tiefer, umfassender und oder einfach nur adhoc im Bedarfsfall analysieren. Dazu müssen die geeigneten Daten bereitstehen und zwar in für dieses Analysesystem geeigneter Form, vollständig und richtig, dann noch die richtigen Abgrenzungen treffen und hoffentlich kein Selektionsmerkmale bei dieser hohen Datenmenge vergessen und schon haben wir unseren Bericht. Oha, das riecht nach Arbeit. Die „geeigneten Daten“ – „vollständig“ – „richtig“ – „die richtigen Abgrenzungen“. Das hört sich jetzt doch nach einem veritablen Projekt statt nach schneller adhoc-Analyse an. Und eigentlich ist spätestens jetzt auch egal, wie viele Grafikmöglichkeiten die BI-Software bietet und mit welchen Designmöglichkeiten ich meinen Bericht oder mein Dashboard gestalten kann.

Stecken wir das Feld nochmal ab. Um die geeignete Datenbasis für meine zukünftigen Kennzahlen und Analysen zubekommen, benötige ich ein umfassendes Datenmanagement. Typischerweise setzen wir im betrieblichen Umfeld eine ERP-Lösung oder ähnliches Hauptsystem ein, das über eine geordnete Datenverwaltung verfügt. Allerdings arbeitet es mit operativen Datenstrukturen, die sich auf Grund der Vielzahl zu verknüpfender Tabellen bei größeren Datenmengen nicht zur Auswertung eignen. Bleiben wir unterhalb dieser Datenmengen, können wir auch die Informations- oder Berichtskomponente des ERP-Systems nutzen. Wozu dann noch BI? Die Anforderungen sind gewachsen. Wir wollen zusätzlich noch externe Daten, Daten aus anderen Systemen sowie aus den vorhandenen Zahlen abgeleitete Informationen mit in der Auswertung berücksichtigen. Also noch mehr Daten. Zusammenführen von Daten. Analytische Datenstruktur. Benötigt man da nicht Programmierung?

Moderne BI-Systeme können Daten auch ohne Programmierung miteinander verknüpfen, aber passen sie dann tatsächlich zusammen oder vergleichen wir am Ende Äpfel mit Birnen? Typische Fragen dabei sind:

 

  • Haben alle Daten die gleiche Aktualität oder verknüpfe ich tagesaktuelle Daten mit monatsaktuellen?
  • Sind die jeweiligen Daten vollständig oder repräsentieren Sie nur einen Teil der zu betrachtenden Geschäftsprozesse?
  • Habe ich die erforderlichen Abgrenzungsdaten?
  • Wie sind die teilweise recht kryptisch und mit interner Verschlüsselungslogik versehenen Daten zu interpretieren (richtige Fortschreibung von Auftragsarten, Lagerbuchungsschlüsseln, etc.)?

 

 

Fassen wir zusammen. Um das richtige BI-Tool zu finden, gibt es zwei Wege:

Wir setzen auf das integrierte BI-System des ERP-Anbieters und dessen vordefinierten Analysestrukturen und definieren auf dieser Basis weitere Anforderungen, die wir sukzessive umsetzten oder wir machen ein richtiges BI-Projekt, bei dem im Wesentlichen folgende Fragen zu klären sind:

 

  • Welchen Nutzen wollen wir durch das neue BI-System erzielen?
  • Berichtsverteilung an einen erweiterten Kreis, adhoc-Analyse für bestimmte Abteilungen und Mitarbeiter?
  • Wer darf welche Daten sehen? Die Berechtigungsfrage sollte frühzeitig geklärt werden, da das bereits bei der Strukturierung der Metadaten Einfluss haben kann.
  • Zwar muss man nicht jede Auswertung exakt benennen, jedoch sehr genau beschreiben, welche Daten man mit welchen Abgrenzungskriterien und welchen Zielaussagen auswerten will, um die erforderliche Datenbasis zu definieren.
  • Welche Berichte und Analysen müssen weitestgehend vorgefertigt bereitgestellt werden und welche Daten stellen wir welchen Mitarbeitern zur freien Analyse zur Verfügung?
  • Was ist bei einem Releasewechsel der datenliefernden Systeme zu beachten?
  • Wer macht das Datenmanagement?

Aber es muss uns klar sein, dass BI auch bei diesem Vorgehensmodell ein fortwährender Entwicklungsprozess ist, bei dem sowohl die verwendeten Analysen und Berichte ständig angepasst und erweitert werden müssen wie auch hin und wieder die Datenbasis.

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