Wie Sie Prozesskosten einsparen - ERP in der Auftragsabwicklung
Hans-Jürgen Zinn Produkte Prozessoptimierung, Industrie 4.0, Prozesskosten, Auftragsabwicklung

Wie Sie Prozesskosten einsparen - ERP in der Auftragsabwicklung

Automatisierte Auftragsbearbeitung – was im Bereich der Lagerlogistik und im Versand häufig schon zum Tagesgeschäft gehört, zählt in vielen anderen Bereichen noch zum Wunschdenken.

Oft wird das Potential von ERP-Systemen noch lange nicht ausgeschöpft. Viel Zeit und Personal wird zur manuellen Auftragsbearbeitung eingesetzt und die Realität zeigt: Oft müssen Mitarbeiter zu jedem Auftrag einzelne Entscheidungen treffen, da IT-technisch die Regelwerke nicht abgebildet werden können oder die Integration zwischen den agierenden Systemen unvollständig ist. Dabei können moderne Lösungen die Auftragssteuerung sowohl qualitativ als auch quantitativ unterstützen.

Welches Potenzial steckt wirklich in einer Workflow-gesteuerten Auftragsabwicklung?

Auftragsherkunft – Erste Schritte vollautomatisch steuern

In der Auftragsherkunft unterscheiden wir zwei Arten. Zum einen die manuelle Erfassung. Ein Mitarbeiter pflegt den Kundenauftrag manuell in das System ein. Im nächsten Schritt beginnt dann die Prozessautomatisierung. Je nach Auftragsbedingung wird dem Auftrag eine Art und damit verbunden ein vorher bestimmter Workflowtyp mitgegeben.

Zum anderen existiert die automatische Übermittlung. Aufträge werden mittels Schnittstelle über ein Vorsystem, wie ein Shop oder ein Marktplatz, automatisch an das ERP-System weitergegeben. Auf Basis der mitgegebenen Auftragsbedingungen und Kundeninformationen wie Zahlart, Lieferart und anderen muss das Schnittstellenwerkzeug die richtige Auftrags- und Workflowart bestimmen.

Auftrag erfasst – nun greift die Workflow-Steuerung

Nach Auftragserfassung und Übernahme steuert nun der Workflow den Auftrag durch das ERP-System.
Unternehmen sind unterschiedlich und individuelle Abläufe können sich auch ändern. Daher gibt es eine Vielzahl an möglichen Workflow-Schritten.

Hier einige Beispiele:

  • Doubletten Check: Der Kunde wird als  bestehende Adresse erkannt oder neu angelegt.
  • Bonitätsprüfung: Der Kunde hat einen aktuellen Bonitätsindex oder eine Anfrage bei einer Auskunft wird über eine Schnittstelle angesteuert.  Je nach definierter Bedingung (Auftragswert, Anzahl der Bestellungen, Bonität etc.) könnte das System die Zahl- und Lieferart anpassen.
  • Lieferfähigkeit: Besteht ausreichend Lagerbestand oder ist die Beschaffungszeit für den Kunden akzeptabel? Daraus ergibt sich die Ermittlung des Liefertermins.
  • Zahlungsfähigkeit: Hat die automatische Auftragsprüfung keine sinnvolle Zahlart ermittelt, ist der Auftrag an einen Mitarbeiter zur manuellen Entscheidung oder Kommunikation mit dem Kunden auszusteuern.
  • Versand: Auftragsbestätigung mit Liefertermin und Trackingnummer. Voraussetzung: Automatisierte Ermittlung der Anzahl und Gewicht der Pakete, sowie Bestimmung der Versandart, sonst nur Auftragsbestätigung.
  • Übergabe Kommissionierung: Auf Basis der im Workflow geprüften Parameter kann das System nun den Auftrag automatisch an die Kommissionierung übertragen und ggfs. die erforderlichen Versandpapiere erzeugen.

Im Idealfall entsteht erst hier der erste Kontakt mit einem Mitarbeiter und der Kommissionierer übernimmt den Auftrag zur weiteren Verarbeitung. Nach Abschluss kann wieder der Auftragsworkflow greifen und die Versendung der Versandbestätigung sowie die Archivierung einer möglichen elektronischen Auslieferbestätigung samt Unterschrift stattfinden.

Der Weg zum optimalen Workflow

Die Hauptarbeit fällt sicherlich auf die Erstellung von passenden Workflows. Hier müssen die Prozesse durch die Fachabteilungen definiert und dokumentiert werden, um später prozessverhindernde Zustände zu vermeiden und  auf Ausnahmen schnell reagieren zu können. Mittels Test-Cases werden die Workflows im Anschluss validiert, um die Qualität und Ergonomie zu sichern.

Workflows haben massiven Einfluss auf Geschäftsprozesse. Daher ist die ständige Pflege und anhaltende Verbesserungen die Grundlage für einen garantierten Durchlauf durch das Unternehmen. Voraussetzung ist die einfache und flexible Erstellung und Anpassbarkeit im System.

Fazit

Workflows erleichtern durch klare Regeln für einzelne Prozesse den Durchlauf im Unternehmen. Und sollten sich Prozesse einmal ändern, dann werden die Workflows ebenfalls angepasst. Durch die Automatisierung entfallen manuelle Arbeitsschritte. Das vermeidet zum einen Fehler und spart zum anderen wertvolle Arbeitszeit. Diese kann dann an anderer Stelle sinnvoll eingesetzt werden. Die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern wird durch das Verlagern von Prozess-Know-How in das ERP-System reduziert und somit auch eine Transparenz geschaffen, von der auch Geschäftspartner profitieren.

Es muss nicht gleich Industrie 4.0 sein. Aber untersuchen Sie Ihre Geschäftsprozesse konsequent auf Automatisierungspotential. Denn meistens sind die positiven Effekte deutlich höher als die – anfänglich vielleicht hoch erscheinenden - Investitionen.

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