godesys Retail
Michael Siedler Produkte ERP, Handel, Retail

godesys Retail

Das A und O bei den Strukturdaten des Einzelhandels

Wie heißt doch so schön: „Der Handel ist anders!“. Aber was ist wirklich so anders im Einzelhandel? Es gibt ganz entscheidende Unterschiede, die bei den Stammdaten beginnen und bei den Auswertungen enden. In meinen heutigen Blogbeitrag werde ich bei den Strukturdaten starten und zeigen, dass der Einzelhandel wirklich anders tickt!

Unterschiede bereits bei den Strukturdaten

In den meisten ERP-Systemen reden wir generell von Mandanten, Lagern und Lagerorten. Diese Struktur gibt es natürlich auch im Einzelhandel, allerdings sprechen wir im Einzelhandel und hier vor allem im Filialhandel, zusätzlich von Filialen, Märkten und Shops. Eine Filiale muss nicht nur bestandsmäßig von einer anderen Filiale getrennt geführt werden sondern muss auch umsatzmäßig, bewertungstechnisch und vor allem auch von den User-Berechtigungen eine eigene organisatorische Einheit sein. Das bedeutet, man benötigt hier eine zusätzliche Ebene zwischen Mandant und Lager. In godesys Retail, einem Modul des godesys ERP, ist das der Standortstamm. Somit kann ein Standort eine Filiale, ein Markt, ein Shop aber auch ein Zentrallager, ein Außenlager oder ein Web-Shop sein. Ein Standort muss einem Mandanten und einer Firma zugeordnet werden und kann bei Bedarf in Standortbereiche, in Abteilungen, in Regale, in Lagerorte, in Lagerplätze und auch in Sortimentsmodule unterteilt werden.

Der Standortbereich ist ein Alleinstellungsmerkmal vom godesys Retail Modul und wird verwendet, wenn eine Unterteilung innerhalb einer Filiale gefordert wird. Beispiel Baumarkt: Hier gibt es oftmals eine Unterteilung in Baumarkt, Baustoffbereich und Gartenbereich. Der Unterschied von einem Standortbereich zu einer Abteilung oder Warengruppe im Modul godesys Retail ist, dass der Standortbereich direkt einem Kassenarbeitsplatz zugeordnet wird. Das bedeutet, die Umsätze werden jenem Standortbereich zugerechnet, in dem der Artikel auch kassiert worden ist. Denken Sie an Mehrfachplatzierungen von Artikeln: Hier wird ein Artikel, oftmals aus marketingtechnischen Gründen, in mehreren Abteilungen und Standortbereichen platziert. Nur durch die Zuordnung Standortbereich-Kasse kann somit der Umsatz eindeutig einem organisatorischen Bereich zugeordnet werden.

Von hoher Bedeutung in einer Filiale sind zudem die Abteilungen. Abteilungen haben meistens einen Abteilungsleiter und Einkaufsleiter sowie bestimmte Hauptwarengruppen, Warengruppen, Untergruppen und Produktgruppen. Allerdings gibt es auch hier das Thema Mehrfachplatzierungen. Um hier eine saubere Trennung zu ermöglichen, muss eine Artikelgruppe je Abteilung als führend gekennzeichnet werden. Somit kann auch hier eine saubere Trennung der Daten in einer Umsatzauswertung erfolgen.

Zur Bestandsführung wird die Lagerstruktur verwendet. Allerdings kann in einem Verkaufsraum, in dem der Kunde Ware aus dem Regal nimmt, oftmals nicht mehr als ein Verkaufslager sinnvoll geführt werden. Denn beim Artikelscanning an der Kasse gibt es keine Information darüber, aus welchem Regal/Lager der Kunde den Artikel entnommen hat. Eine 1:1 Artikel-Regal-Zuordnung kommt im Einzelhandel doch eher selten vor.

In jeder Filiale gibt es natürlich auch Regale. Im Modul godesys Retail können Sie beliebig viele Regale definieren und entweder direkt oder per MDE einen Artikel zuordnen. Auch über eine Inventuraufnahme ist die Zuordnung eines Artikels zu einem Regal möglich. Allerdings ist diese Zuordnung als reine Information zu verstehen, eine Bestandsführung auf Regal-Ebene erscheint wenig sinnvoll. Die Informationen können in einer Filiale aber gerade bei der Inventur oder aber zum Beispiel bei einen Informations- oder Kiosksystem (wo liegt was?) sehr nützlich sein.

Neben Standortbereich, Abteilung, Lager, Regal gibt es noch das Sortimentsmodul/Baustein. Ein Baustein kann im godesys Retail Modul als organisatorische Einheit definiert werden und zum Beispiel ein Laufmeter, ein Regal oder aber auch eine Warengruppe sein. Ein Baustein dient der Sortimentslogik, die für den automatischen Bestellvorschlag von hoher Bedeutung ist. Das Thema Sortimentssteuerung werde ich aber in einem anderen Blogbeitrag behandeln.

Ein Standort besitzt aber auch immer übergeordnete Strukturen. So muss ein Standort sowohl einer Firma als auch einem Mandanten zugeordnet werden und sollte für die interne Warenbewirtschaftung als Lieferant bzw. als Kunde im System geführt werden. Ein Beispiel: Wenn eine Filiale bei einer anderen Filiale oder beim Zentrallager Ware ordert, bestellt sie einfach beim Lieferant Filiale-X oder beim Lieferant Zentrallager. Für den Bestellvorgang entsteht somit kein Unterschied, ob bei einem externen Lieferant oder intern bestellt wird oder ob ein Warenzugang gebucht wird.

Im Modul godesys Retail trennen wir zwischen Mandant und Firma. Das bedeutet,ein Standort muss einem Mandanten und einer Firma zugeordnet werden. Der Unterschied liegt darin, dass ein Mandant übergeordnet über die gesamte Datenstruktur geführt und über den sogenannten Konzern- bzw. Konsolidierungs-mandanten zusammengeführt wird. Die Firma jedoch ist nur buchhalterisch zu sehen und bewirkt beispielsweise bei einem internen Warenaustausch das automatische generieren einer Ausgangs- und Eingangsrechnung. Innerhalb der gleichen Firma reden wir hingegen von einem internen Warenaustausch zwischen zwei Standorten. Für diesen Fall wäre die Einrichtung eines weiteren Mandanten viel zu aufwändig.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein großes internationales Handelsunternehmen hat eine Konzernzentrale, mehrere Länderzentralen, in jedem Land ein Zentrallager, ein Zolllager und in jedem Land eine Vielzahl von Filialen mit unterschiedlichen Standortbereichen und Sortimenten. Die Filialen sind teilweise unterschiedlichen Gesellschaften (Firmen) zugeordnet. Im Zentrallager haben wir eine Lagerstruktur mit Lagerplätzen, in den Filialen haben wir nur ein Verkaufslager. Ware vom Zolllager wird zusätzlich mit Aufschlag an die Filialen weiterverrechnet. Bestellt wird entweder beim Zentrallager oder, wenn nicht verfügbar, direkt beim Lieferant.

Meine Frage: Wie kann man das einfach in einem klassischen ERP-System abbilden? Mit godesys Retail, ein Modul im godesys ERP, ist das ohne Anpassungen bereits im Standard machbar! Das ist einer der vielen Gründe, warum die Handelsprozesse nicht mit jeder ERP-Lösung abgewickelt werden können und warum godesys ein ERP für den Einzelhandel entwickelt hat.

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