Dokumentenmanagementsysteme, ein Muss für moderne Unternehmen
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Dokumentenmanagementsysteme - ein Muss für moderne Unternehmen

Das Erfassen von Aufträgen, die Verarbeitung der Angebote, das Archivieren der gesamten Auftragskommunikation - die zentralen Abläufe in einem Unternehmen sind dokumentenbasiert.

Doch wie findet das statt? Stapeln sich in Ihrem Büro die Ordner, fein säuberlich mit Trennstreifen versehen? Oder arbeiten Sie - ganz im Sinne der Digitalisierung - schon mit einem Dokumentenmanagementsystem?

Organisiertes Arbeiten

Der Arbeitsalltag wird zunehmend mobiler. Oft arbeiten wir von unterwegs, sitzen am Computer im Home-Office oder erledigen bestimmte Tätigkeiten direkt beim Kunden vor Ort. Dabei stellt sich für jedes Unternehmen die Frage: Wie stelle ich meinen Mitarbeitern die relevanten Informationen schnell und unkompliziert zur Verfügung? Und wie beachte ich dabei den Sicherheitsaspekt? Die falsche Information in den falschen Händen ist vielleicht einfach nur irrelevant, im schlimmsten Fall ist es geschäftsschädigend. Die Antwort auf diese Fragen lautet: Dokumentenmanagementsysteme.

Dokumentenmanagement - gestern und heute

Schon zu Zeiten unserer Vorfahren spielte das Dokumentieren eine große Rolle. Die Beweise sind heute noch in zahlreichen Höhlenmalereien zu finden. Die Entdeckung des Papyrus als Schriftstück, die Herstellung von Papier und schlussendlich die Entwicklung des Buchdrucks revolutionierten den Umgang mit Dokumenten erheblich.

Mit der Erfindung des Ordners durch Friedrich Soennecken gelang schließlich eine einfache und bis heute anhaltende Methode der Archivierung. Doch wer meint, dass mit der Übertragung der Aktenordner auf digitale Ordner im Computersystem die Abläufe im Unternehmen digitalisiert sind, der täuscht sich.

Dokumente lagern auf unterschiedlichen Servern, diversen Rechnern und Laufwerken, die Benennung erfolgt inkonsequent und nicht jeder Kollege speichert die „wichtige E-Mail“ auch wirklich zeitnah ab. Das Raussuchen einer bestimmten Akte kann ohne DMS zu einer Mammut-Aufgabe heranwachsen.

Mehr als nur Ablage

Moderne Dokumentenmanagementsysteme bieten allerdings mehr als nur eine übersichtliche Struktur zum Archivieren von Dokumenten. Es bietet ein Tool, das interne und externe Zusammenarbeit konsequent weiterentwickelt.

Vom Eingang eines Auftrags, über die Weiterleitung an die entsprechende Abteilung und Mitarbeiter auch außerhalb des Unternehmens bis zur Übergabe an den Kunden oder die Fertigung - das sind Aufgaben, die, natürlich mit entsprechender Berechtigung, über ein modernes DMS ablaufen. Und bei allen Schritten können die Projektverantwortlichen auf einen Klick in Echtzeit sehen, welche Arbeiten bereits durchgeführt wurden und welche Aufgaben noch anstehen.

Komplettiert durch intelligente Suchfunktionen und die Integration in CRM- und ERP-Systeme ist ein Arbeiten ohne Dokumentenmanagement heute kaum noch möglich.

DMS-Einführung - 5 Punkte, die helfen können

1. Zeit

Die Schaffung einer Dokumenten-Infrastruktur und der benötigten Kompetenz für das Digitalisieren von Dokumenten erfordert Zeit. Planen Sie das also großzügig ein.

2. Klare Definition

Welche Anforderungen haben Sie an Ihre DMS-Lösung und welche Verbesserungen wollen Sie unbedingt erreichen? Erstellen Sie dazu eine Analyse.

Hilfreiche Fragestellungen können sein:

  • Welche und wie viele Dokumente liegen vor?
  • Wie schnell wächst die Zahl der Dokumente?
  • Welche Systematik steckt hinter der aktuellen Ablage?
  • Wer benötigt von wo Zugriff?

3. Sicherheit

Revisionssicherheit hat oberste Priorität. Können die Anforderungen an das Dokumentenmanagement passend in die Praxis umgesetzt werden?

4. Auswahl

Sollten Sie noch völlig offen bei der Wahl einer passenden DMS-Lösung sein, hilft ein Kriterienkatalog, mit dem Sie die Produkteigenschaften der angebotenen Lösungen abgleichen können.

5. Team

Steht Ihr Team nicht hinter einer DMS-Einführung, wird die Umsetzung problematisch. Setzen Sie von Anfang an auf ausführliche Schulungen, so dass mit der neuen Software vom ersten Tag an gearbeitet werden kann. So erfolgt die Umstellung von ganz allein.

Fazit

In Zukunft wird es kaum noch Geschäftszweige geben, die dauerhaft ohne ein Dokumentenmanagementsystem arbeiten können. Und im Grunde ist DMS auch nichts neues. Nur die Datenmengen, mit denen wir umgehen müssen, sind massiv gestiegen. Sorgen Sie für einen reibungslosen, schnellen und effektiven Ablauf - mit einer modernen DMS-Lösung.

 

 

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