ERP für Dienstleister
Susanne Martens ERP-Auswahl Dienstleister, Service, ERP

ERP für Dienstleister - 5 Tipps zur Auswahl des richtigen ERP

ERP ist nur was für produzierende Unternehmen? Feine These - aber falsch. ERP für Dienstleistungsunternehmen fristete lange Zeit ein Nischendasein, ist aber aktuell ein stark wachsendes Segment des ERP-Marktes. Die steigenden Anforderungen der Kunden an die Geschäftsprozesse ihrer Dienstleister; seien es validierte Abläufe und Prozeduren, Compliance-Anforderungen oder schlicht individuelle Service Level Agreements (SLA), sind nicht mehr mit Organisationstalent, Magnettafel und Excel zu beherrschen. Eine spezielle ERP-Software für Dienstleister muss also her, aber auf welche Funktionen sollte ich bei der Auswahl meiner zukünftigen ERP-Software für Dienstleister achten?

Die nachstehenden Tipps richten sich insbesondere an technische Dienstleister, Ingenieurbüros oder aber Projektierer, die ein neues ERP-System suchen.

Tipp 1: Integrierte Ressourcen- und Personalplanung

Spezielle ERP für Dienstleister lassen sich von herkömmlichen Systemen einfach unterscheiden. Klassische Systeme verwenden die Ressourcenplanung der PPS-Komponenten. Dienstleister wollen aber nicht die Maschinenauslastung sondern den Personaleinsatz effektiv planen. Dabei muss neben der Planung undKalenderintegration auch eine effektive Disposition nach Skills, Ausbildungsgraden oder Entfernung zum Einsatzort ermöglicht werden. Und was kann der beste Techniker vor Ort ausrichten, wenn er nicht auch gleich das passende Ersatzteil dabei hat? Gute Planung umfasst also immer die notwendigenGeräte und Materialien, das geeignete Personal und den besten Termin. Und der passende Termin ist eben häufig vom Vertrag des Kunden abhängig. Es mag teuer sein, den Kollegen direkt von einer Montage abzuziehen. Aber was kostet es, wenn die im Vertrag garantierte Instandsetzungszeit von vier Stunden nicht gehalten wird? Eine gute ERP-Software für Dienstleister bieten diese Funktionen im Standard. 

Tipp 2: Projektstrukturen

Projekte, Angebote, Serviceaufträge und einzelne Arbeitspakete sollteneinheitlich gesteuert werden können. Häufig liegt hinter den verkaufbaren Positionen eines Angebotes eine vollkommen andere Struktur als jene, die zur Leistungserbringung eigentlich notwendig ist. Gute ERP-Systeme unterscheiden zwischen realem Aufwand und Angebotspreis, erlauben eine mitlaufende Kalkulation und bieten effiziente Möglichkeiten zur Projekterweiterung. Zudem können Leistungspakete einfach umgruppiert und sortiert werden, neue Vereinbarungen oder Termine einfach ergänzt und auch Eskalationen gemanagt werden. All das finden sie nicht in klassischen ERP-Systemen. 

Tipp 3: Kundenintegration

Ein gutes ERP für Dienstleister dient immer auch als zentrale Informations- und Datendrehscheibe. So sollten Kunden und externe Mitarbeiter über ein zentrales Webportal einfach in das System zu integrieren sein. Gerade bei komplexen Aufgaben ist es wichtig, dass alle Informationen zu einem Vorgang für die unterschiedlichen Stakeholder auf Knopfdruck zur Verfügung stehen und jederzeit auf dem aktuellsten Stand sind. Excel und Projektplanungstools können die Dynamik der heutigen Wirtschaftswelt nicht in Echtzeit abbilden. Der "single point of truth", wie es ein ERP für Dienstleister bieten kann, erspart allen Projektbeteiligten erhebliche Mehrarbeit.

Tipp 4: Mobile Lösungen

Projektierer und Dienstleister verdienen ihr Geld beim Kunden. Eine zentrale Funktion eines ERP für Dienstleister ist also der mobile Zugriff. Das geht aber nur, wenn der Softwarepartner für die jeweiligen Einsatzfelder auch entsprechend angepasste Webfunktionen und Apps bereitstellt. Die Aufgaben von Innendienst und Servicetechniker erfordern unterschiedliche Sichten. Die schnelle Rückerfassung der Einsatzdaten noch vor Ort ermöglicht eine zeitnahe Fakturierung der Dienstleistung und verschafft damit Liquidität. Zudem stellt der mobile Zugriff sicher, dass es keine Medienbrüche und Verzögerungen gibt. Alle relevanten Informationen stehen in Echtzeit der gesamten Organisation zur Verfügung.Unser spezieller Tipp: Achten Sie darauf, dass der mobile Zugriff über HTML5-Applikationen erfolgt. So können Sie mit beliebigen Endgeräten - also Smartphone, Tablet oder Notebook  und allen Betriebssystemen arbeiten. Sie merken in der Praxis schnell, dass die Geräteunabhängigkeit bares Geld spart.

Tipp 5: flexible Workflows

Gute Dienstleister passen sich ihren Kunden an. Und protokollieren genau die Schritte, die mit dem jeweiligen Kunden für die jeweilige Situation vereinbart sind. Das geht aber nur, wenn das favorisierte ERP-System einfache Möglichkeiten bietet den jeweiligen Serviceprozess für den Kunden zu definieren und nicht nur über vorgefertigte Auftragsarten verfügt. Das godesys ERP z.B. bietet hierfür die grafische Modellierung von Workflows, die vom Key-User selbständig angepasst werden und dann auch direkt die einzelnen Schritte des Serviceprozesses berechtigt und protokolliert.

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