Steffen Kögler Einsichten Digitalisierung, DMS-Lösung, ERP-Lösung

Digitalisierung – Fluch oder Segen in einer modernen Welt?

Digitalisierung – mit diesem Thema ist wahrscheinlich jeder schon einmal in Berührung gekommen. Dafür muss man kein Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens sein, der gerade ein neues ERP-System etablieren möchte. Spätestens seit dem breiten Einzug des Internets in jeden Haushalt und der Markteinführung von Smartphones, muss man sich mit diesem Thema auch als Privatperson auseinandersetzen.

Als Kind der 80er Jahre darf ich mich glücklich schätzen, dass meine Eltern Fotoalben angelegt haben. Mit “echten”, ausbelichteten Fotos darin. Ein Geburtstag wurde mit 2-3 Fotos festgehalten, der Urlaub mit dem Wohnwagen nach Südfrankreich bekam sogar ein kleines Album mit ca. 50 Fotos. Was sich auf den ersten Blick recht banal anhört, wird für Kinder mit dem Geburtsjahr 2010+X gar nicht so selbstverständlich sein. 

Hinderten uns früher allein die Kosten eines Fotofilms mal gerade eben 500 Bilder im Urlaub zu schießen (geschweige denn der Platz, den 20 Filmdosen im Reisegepäck einnehmen), so sind wir heute mit einem anständigen Smartphone in der Lage, inflationär viele Fotos von allem zu machen, was uns vor die Linse/das Smartphone kommt. Nur die wenigsten entwickeln die Fotos noch – die Urlaubsbilder von der „richtigen“ Kamera werden von den meisten immerhin noch auf der Festplatte im heimischen Computer hinterlegt oder - jetzt wird es ganz modern - in eine Cloud hochgeladen. 

Und hier fangen die Probleme an: Da die Bilder keinen physischen Platz mehr brauchen (anders als der belichtete Fotofilm), produzieren wir Unmengen an Daten – und damit sind natürlich nicht nur Fotografien für das Familienalbum gemeint. Das Anfertigen von digitalen Erzeugnissen ist das Eine - das Selektieren, Archivieren und Wiederfinden das Andere! Alleine die Flut aus Daten, die jeder von uns produziert, lässt uns viele Dokumente schlechter finden als noch im analogen Zeitalter. Da genügte in der Regel ein Blick ins Regal, wo einige wenige selektierte Fotoalben standen und der Ordner mit den Belegen.

An dieser Stelle möchte ich die Brücke spannen zwischen Urlaubsfotos und wichtigen Firmendokumenten: bei Fotos für das digitale Familienalbum ist der Verlust ein rein emotionaler Schaden  -  bei wichtigen Dokumente einer Firma entsteht ohne geeignetes ERP-Archivierungs-Tool (auch DMS genannt) auch sehr schnell ein finanzieller Schaden. Denn ohne richtige Archivierung haben digitale Erzeugnisse nur eine sehr kurze Halbwertzeit - nämlich genau so lange, bis die Datei im digitalen Nirvana „irgendwo“ gespeichert wurde. Ein modernes Unternehmen kann es sich deshalb heute nicht mehr leisten, aus reiner Bequemlichkeit im analogen Modus zu verharren - die Digitalisierung wird man damit nicht stoppen können.

Die gute Nachricht dabei ist: Mit dem richtigen ERP-System und gesundem Menschenverstand hat die Digitalisierung auch viele Vorteile: Dokumente nehmen keinen räumlichen Platz mehr ein, sind in der Regel mehrfach gesichert und die Suche nach der Nadel im Heuhaufen wird bei korrekter Datenpflege zum Kinderspiel. 

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