godesys Blog: Die Leiden des Norbert F.
Mathias Schwaben Einsichten ERP-Einführung, ERP, CRM-Lösung

Die Seelenqualen des Norbert F., IT-Leiter

Eine wahre Geschichte – Namen und Ort wurden geändert

Teil 1

Aus Sicht des Vertriebs und des Marketings, ist es eine wirklich zähe Sache, ein ERP-System zu verkaufen. Und das, obwohl ein gutes ERP-System schlichtweg ein Muss für jedes moderne Unternehmen ist und ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg, will man am Markt bestehen und die Chancen der Digitalisierung so nutzen, wie man sie tatsächlich nutzen kann. Und trotzdem dauert es manchmal Jahre, bis ein Unternehmen eine Entscheidung trifft. Da wollen wir natürlich auch nicht drängeln. Es geht um eine nicht zu verachtende Investition, keine Frage. Da will gut Ding Weile haben, oder?

Norbert F. ist nun seit fast einem Jahr IT-Leiter eines selbst produzierenden Handelsunternehmens im tiefsten Schwarzwald. Einst kleiner Familienbetrieb, arbeiten bei der TöPf GmbH inzwischen fast 1.000 Mitarbeiter. Und der Geschäftsführer, Sohn des Gründers, kennt jeden einzelnen. Diplom-Informatiker Norbert F. kommt aus Chemnitz, arbeitete zuletzt bereits als IT-Leiter in einem Start-Up in Frankfurt am Main und nach dessen Insolvenz ist er nun eben im Schwarzwald, nennen wir das Unternehmen einmal die „Schwarzwald GmbH“. Als Norbert F. dort begann, kam es ihm vor, als habe er eine kleine Zeitreise unternommen – zurück. Das eingesetzte ERP-System war eine Eigenentwicklung, „maßgeschneidert auf unsere Anforderungen“, hatte der Chef es ihm stolz vorgestellt. Doch weniger begeistert schienen manche Abteilungen zu sein, in denen Excel-Tabellen doch weit lieber genutzt wurde. Und mag man eines der Systeme auch ERP-System genannt haben, Systeme gab es beinahe ebenso viele wie IT-Mitarbeiter, nämlich 12. Denn so viele Zugangsdaten zählte er nach den ersten 5 Arbeitstagen in seinem Postfach. Da waren also noch ein Web-Shop, ein CRM, eine Rechnungserfassung, eine von dieser getrennte Warenwirtschaft, eine Zeiterfassung und eine zweite, weil das Marketing die nicht mochte, und so weiter.

Jetzt wollte Norbert F. nicht gleich mit der Tür ins Haus fallen und dem auf das tolle ERP-System stolzen Vorgesetzten sagen, dass er selbst das alles als nichts anderes als eine Geld verbrennende Katastrohe hielt. Und er wollte tief in deinem Herzen auch nicht, dass er die Ursachen für eine Entlassungswelle würde. Doch genau diese wäre die Konsequenz einer echten „ERP-Lösung“, eine ganze Welle, insbesondere in seiner eignen Abteilung. Aber die Personalkosten waren es, die mit jedem Mehr an Umsatz den Gewinn immer und immer kleiner werden ließen und das scheinbar schöne Wachstum zu einer gewagten Gradwanderung werden ließen. Nach also fast 12 Monaten plauderte er gerade einer Assistentin des Einkaufs, die er zugegebenermaßen sehr mochte, als er so in der Tür stehend mitbekam, was so alles passiert, wenn eine Bestellung über Amazon eintrudelt oder besser gesagt vor drei Tagen eintrudelte – Auftragswert 14,98 €:

  1. Die Administratorin des Webshops, auch verantwortlich für Bestelleingänge über Amazon, entdeckt im Amazon-Verkäuferbackend den drei Tage alten Bestelleingang. Eine zusätzliche E-Mail mag es einmal gegeben haben, aber die IT-Abteilung hatte einmal die Amazon-Domain geblockt, damit die Mitarbeiter dort keine Zeit vertrödeln. E-Mails von Amazon wurden gemäß den getätigten Einstellungen sofort gelöscht. Dass dem so ist, hat man vergessen, „kommt ja fast eh nix rein über Amazon“. Wen wundert’s?
  2. Die besagte Administratorin schreibt eine E-Mail an die Abteilung „Vertrieb“, die im Hause für die Bestellabwicklung verantwortlich ist und führt dort die Bestellung mit Bitte um Erledigung auf.
  3. Eine erste Rückfrage per E-Mail fordert die fehlende Stückzahl an, nach der Antwort „wenn nix dabei steht eins, siehst Du doch am Preis“ kommt die zweite Rückfrage in einer weiteren E-Mail mit dem Hinweis „Die Artikelnummer ist nicht im System“ . Man stellt fest, dass natürlich Amazon nicht die internen Artikelnummern verwendet, findet am Ende aber die Artikelnummer.
  4. Frau M. aus dem Vertrieb gibt nun die Rechnung in die Rechnungserfassung ein.
  5. Da die Rechnungserfassung an eigentlich nichts angebunden ist, druckt sie die Bestellung nun am Drucker im Nachbarbüro aus, da der Drucker im eigenen Büro nur ein Fach hat, welches mit Geschäftspapier gefüllt ist und man will ja das teure Papier nicht unnötig verbrauchen.
  6. Frau M. geht dann mit dem Ausdruck zum Flachbett-Scanner im Büro der Herstellung, scannt die Rechnung ein, flucht kurz „wer hat meine E-Mail Adresse schon wieder gelöscht“, legt sie neu an und schickt sich die Rechnung als pdf.
  7. Die nun „digital“ vorliegende Rechnung schickt sie wieder per E-Mail an einen Dienstleister, der den Artikel dann sicher verschicken wird. Man hat den gesamten Versand ausgelagert, um Kosten zu sparen. Ob der Artikel verschickt wurde, das wird Frau M. erst dann erfahren, wenn der Kunde sich beschwert, dass er niemals etwas erhalten hat.

Das klingt alles natürlich völlig absurd. Aber genau so oder ähnlich (andere Mitarbeiter haben da eigene Prozesse entwickelt) geht es vor sich bei der Schwarzwald GmbH. Und statt zu flirten reichte es jetzt Norbert F.. Er geht direkt zum Büro des Geschäftsführers, klopft. Keiner da. Vielleicht besser, erst mal wieder runter zu kommen. Norbert F. setzt sich an seinen Schreibtisch und macht sich Gedanken. Er nimmt sich Zeit. Er skizziert Abteilungen, Prozesse und recherchiert über ERP-System, Umfang, Systemvoraussetzungen und Kosten. Er betrachtet auch genau, was hinter dem angeblichen „Maßgeschneidert“ der bisher eingesetzten Software steckt und es zeigt sich, dass das fehleranfällige Funktionen sind, die heute größtenteils Standard sind oder schlichtweg Pillepalle. Im Vergleich zu den zu erwartenden Einsparungen durch das neue System ist die Zahl, die da unterm Strich als Kosten für die Einführung eines ERP-Systems steht auch alles andere als erschreckend. Aber er weiß: Sein Chef wird das ganz anders sehen. Norbert F. hat Angst. Er hat Angst überhaupt den Weg zu gehen, auf die Einführung einer neuen ERP-Lösung zu pochen. Er hat Angst, dass insbesondere bei dem ganzen Gegenwind so ein Projekt nur schief gehen kann. Aber Norbert F. hat keine Wahl. Das scheinbar blühende Unternehmen wird untergehen und er muss etwas dagegen tun. Er bittet um einen Termin; 60 Minuten bekommt er.

Heute ist es soweit. Norbert F. steht vor dem Besprechungsraum. Direktoren und Leiter aus dem Controlling, dem Einkauf und dem Marketing und Vertrieb sitzen dort bereits mit verschränkten Armen in Wartestellung. Nur der Geschäftsführer fehlt. Und da ist es wieder: Norbert F. hat Angst.

Fortsetzung folgt!

 

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